鑒別、整理人事檔案應注意事項分析

姚 霞

（中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

對于人事檔案而言，記錄了許多非常重要的信息和內(nèi)容，包括個人的經(jīng)歷、政治面貌、工作情況以及道德品行等內(nèi)容，在人事管理工作開展的過程中，人事檔案是非常重要的依據(jù)，有著非常重要的憑證和參考作用。因此，在人事檔案鑒別和整理工作開展的過程中，我們要能夠給予足夠的重視，要能夠滿足人事檔案整理對于完整、真實、條理和實用的各項要求，這樣才能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務。

2 充分認識人事檔案鑒別、整理工作的重要性

1）有利于查詢和提供利用。對于人事檔案來說，其存在的價值就是能夠為企業(yè)的發(fā)展提供服務，同時確保本人及家屬的合法權益能夠得到相應的保障，而在這個過程中檔案材料的真實性尤為重要。通過對人事檔案資料的鑒別和管理，能夠?qū)σ恍┘姺睆碗s的檔案資料進行科學的梳理、編目和排序，從而能夠形成條例規(guī)范、精練實用的案卷，這樣就能夠為組織和人事部門的利用創(chuàng)造極其有利的條件。

2）便于發(fā)現(xiàn)問題及時補充檔案資料。在對人事檔案進行鑒別和整理的過程中，能及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中存在的不足和缺漏，從而能夠?qū)n案內(nèi)容進行不斷的充實和完善。但是，在過去階段人事檔案管理工作開展的過程中，大多數(shù)人的檔案管理意識都非常的淡薄，檔案材料在形成的過程中就存在諸多問題，從而導致在檔案管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)關鍵材料的不完整或缺失。而通過科學的檔案管理工作，就能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題并整改問題。

3）有利于提高人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)。對于人事檔案管理工作來說，其本身就有著較強的技術性和專業(yè)性檔案管理人員要具有扎實的理論知識和豐富的人事檔案管理經(jīng)驗，并且要能夠具有較強的政治素養(yǎng)，同時為了防止在管理的過程中出現(xiàn)人為的缺漏和遺失，還要能夠具有耐心細致的意志品質(zhì)。在檔案管理工作開展的過程中，工作人員要能夠?qū)γ恳环輽n案材料都進行認真的、全面的綜合審核分析，準確梳理每一個人的成長經(jīng)歷，并對相應的信息進行準確的分類和排序，任何環(huán)節(jié)的疏忽都可能會對整個檔案的正常使用帶來巨大的影響。因此對于人事檔案管理人員就有著越來越高的要求，為了更好的應對各種工作情況，提高檔案整理工作的質(zhì)量，檔案管理人員必須要能夠?qū)ψ陨淼膶I(yè)知識進行不斷的完善與強化，同時還要增強自己的責任心和事業(yè)心，不斷的創(chuàng)新和改進工作方法。

3 準確鑒別、分類、整理，保證人事檔案的規(guī)范

1）整理人事檔案時將履歷材料歸為第一類。履歷材料包括多年來的登記表、簡歷表以及履歷表以及屬于個人閱歷的全部材料，同時還要能夠保證各種履歷表中內(nèi)容填寫準確，并且每份履歷表在結尾處都應該有個人的簽字確認。對于這一類材料來說，能夠?qū)⒁粋€人在各個時期的經(jīng)歷情況準確的反應出來，例如對于干部履歷表的填寫，從表中可以看出此人的基本信息、學習經(jīng)歷、入黨時間、工作情況、家庭情況等詳細內(nèi)容，通過對履歷材料的科學歸類，能夠在一定程度上大大提高人事檔案管理工作的效率，但必須注意的是完整的履歷材料，四個要素必不可少：本人近期的照片、本人的親筆簽字、材料形成的具體日期和組織審核單位的公章。

2）自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料歸為第二類。對于該類材料來說，不是每個人的檔案信息中都有，自傳材料多數(shù)在抗戰(zhàn)時期或入黨等特定時期形成的，以此材料為基礎，能夠?qū)€人三齡二歷一身份的填寫情況進行進一步的檢查，因此從該檔案信息的本質(zhì)上來說，我們可以將其認定為個人信息的寫真，能夠生動形象、有血有肉的反應一個人的成長經(jīng)歷，有著非常高的參考價值。

3）鑒定、考核、考察材料屬于第三類。該類材料包括以鑒定為主要內(nèi)容的人員登記表、干部的表現(xiàn)材料、干部調(diào)動任免的考察材料以及年度考核登記表等，對于這一類材料來說，最核心的就是年度考核表。一般來說，自參加工作之后，每個人每年都需要填寫年度考核表，同時還要能夠有本單位的考核意見并組織單位進行統(tǒng)一蓋章，最后由本人簽字確認。對于這類人事檔案來說，最重要的就是保證考核結果的準確。

4）學歷和職稱材料為第四類?，F(xiàn)階段的學歷材料主要包括學歷、學位證書、報名成績表和登記表等，不管是第一學歷還是后期取得的學歷，都應該具有相應的學歷登記表、學習成績單以及和學位授予相關的材料。對于職稱材料來說，主要包括每一個等級的職稱晉升材料以及相關的評審表等。在對這些人事檔案資料進行整理時，首先要對其中的學歷學位證書進行統(tǒng)一歸檔處理，這樣就能夠清晰的掌握和學歷相關的人事信息，同時還能夠?qū)θg二歷一身份進行進一步的核定。在以往的人事檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)學歷失真問題，就是實際情況與評定情況之間不相符，忽視了資料的真實性和可靠性。所以，在當前階段人事檔案管理工作開展的過程中，要能夠使資料內(nèi)容的真實性得到可靠的保障，人事管理部門要能夠?qū)φ鎸嵭赃M行全面的審核。

4 科學鑒別，保證人事檔案材料的完整、真實

1）鑒別歸檔材料是否完整。在人事檔案管理工作開展的過程中，在各種因素的影響下，經(jīng)常會導致人事材料缺失或者不完整問題的出現(xiàn)，因此必須要給予歸檔材料的管理足夠的重視，在鑒別歸檔材料是否完整的過程中，其主要的鑒別方法如下：（1）倒推法。就是以歸檔材料的最近時間為參照往回推，以此來判斷歸檔材料是否完整，例如對于職稱材料的整理，如果是正高職稱，就應該有副高、中級以及初級的相關材料，對于學歷材料來說，如果是博士研究生的話，就應該有碩士和本科生材料。（2）根據(jù)材料的完整性進行倒退推，對于黨員來說，入黨志愿書、入黨申請書、政審材料等都是應該具有的材料；（3）根據(jù)記載來進行推導。人事檔案材料的記載，一般就是結合個人的履歷記載，查找是否具有相應的材料文件，只有使檔案材料的完整性得到可靠的保障，才能夠更好的為檔案管理工作的順利開展提供重要的保障。

2）保證人事檔案的真實有效。對于人事檔案歸檔材料來說，歸檔材料的真實性就是歸檔材料的生命，只有使歸檔材料的真實性得到可靠的保證，才能夠使人事檔案管理工作的質(zhì)量得到可靠的保障，才能夠成為后續(xù)人事調(diào)動、提拔任用工作開展的重要依據(jù)。在對人事檔案資料的真實性進行判斷的過程中，其主要的鑒別依據(jù)如下：首先就是對檔案資料的出處進行判斷，是否是出自于權威部門，同時判別文字是否清晰，內(nèi)容是否符合客觀實際；其次就是對檔案資料是否存在修改痕跡進行鑒別，判斷其是否符合實際；最后就是對檔案中的姓名、性別等一些自然信息情況進行檢查，判斷其與檔案記載情況是否保持一致。

5 結束語

總而言之，隨著新時代的到來，越來越多的企業(yè)開始向著數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，因此企業(yè)的檔案管理工作也要能夠跟上時代發(fā)展的腳步，對檔案管理人員的業(yè)務能力也提出了越來越高的要求，在實時學習國家最新政策規(guī)定的同時，企業(yè)要能夠組織相關的專業(yè)培訓工作，從而能夠提高檔案管理人員的業(yè)務技能水平，更好的為企業(yè)和社會提供高效、快捷、高質(zhì)量的服務。