鑒別、整理人事檔案應注意事項分析

姚 霞

（中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

對于人事檔案而言，記錄了許多非常重要的信息和內容，包括個人的經歷、政治面貌、工作情況以及道德品行等內容，在人事管理工作開展的過程中，人事檔案是非常重要的依據，有著非常重要的憑證和參考作用。因此，在人事檔案鑒別和整理工作開展的過程中，我們要能夠給予足夠的重視，要能夠滿足人事檔案整理對于完整、真實、條理和實用的各項要求，這樣才能夠更好的為企業發展提供高質量的服務。

2 充分認識人事檔案鑒別、整理工作的重要性

1）有利于查詢和提供利用。對于人事檔案來說，其存在的價值就是能夠為企業的發展提供服務，同時確保本人及家屬的合法權益能夠得到相應的保障，而在這個過程中檔案材料的真實性尤為重要。通過對人事檔案資料的鑒別和管理，能夠對一些紛繁復雜的檔案資料進行科學的梳理、編目和排序，從而能夠形成條例規范、精練實用的案卷，這樣就能夠為組織和人事部門的利用創造極其有利的條件。

2）便于發現問題及時補充檔案資料。在對人事檔案進行鑒別和整理的過程中，能及時發現人事檔案中存在的不足和缺漏，從而能夠對檔案內容進行不斷的充實和完善。但是，在過去階段人事檔案管理工作開展的過程中，大多數人的檔案管理意識都非常的淡薄，檔案材料在形成的過程中就存在諸多問題，從而導致在檔案管理的過程中，經常會出現關鍵材料的不完整或缺失。而通過科學的檔案管理工作，就能夠及時的發現問題并整改問題。

3）有利于提高人事檔案管理人員的政治素養。對于人事檔案管理工作來說，其本身就有著較強的技術性和專業性檔案管理人員要具有扎實的理論知識和豐富的人事檔案管理經驗，并且要能夠具有較強的政治素養，同時為了防止在管理的過程中出現人為的缺漏和遺失，還要能夠具有耐心細致的意志品質。在檔案管理工作開展的過程中，工作人員要能夠對每一份檔案材料都進行認真的、全面的綜合審核分析，準確梳理每一個人的成長經歷，并對相應的信息進行準確的分類和排序，任何環節的疏忽都可能會對整個檔案的正常使用帶來巨大的影響。因此對于人事檔案管理人員就有著越來越高的要求，為了更好的應對各種工作情況，提高檔案整理工作的質量，檔案管理人員必須要能夠對自身的專業知識進行不斷的完善與強化，同時還要增強自己的責任心和事業心，不斷的創新和改進工作方法。

3 準確鑒別、分類、整理，保證人事檔案的規范

1）整理人事檔案時將履歷材料歸為第一類。履歷材料包括多年來的登記表、簡歷表以及履歷表以及屬于個人閱歷的全部材料，同時還要能夠保證各種履歷表中內容填寫準確，并且每份履歷表在結尾處都應該有個人的簽字確認。對于這一類材料來說，能夠將一個人在各個時期的經歷情況準確的反應出來，例如對于干部履歷表的填寫，從表中可以看出此人的基本信息、學習經歷、入黨時間、工作情況、家庭情況等詳細內容，通過對履歷材料的科學歸類，能夠在一定程度上大大提高人事檔案管理工作的效率，但必須注意的是完整的履歷材料，四個要素必不可少：本人近期的照片、本人的親筆簽字、材料形成的具體日期和組織審核單位的公章。

2）自傳及屬于自傳性質的材料歸為第二類。對于該類材料來說，不是每個人的檔案信息中都有，自傳材料多數在抗戰時期或入黨等特定時期形成的，以此材料為基礎，能夠對個人三齡二歷一身份的填寫情況進行進一步的檢查，因此從該檔案信息的本質上來說，我們可以將其認定為個人信息的寫真，能夠生動形象、有血有肉的反應一個人的成長經歷，有著非常高的參考價值。

3）鑒定、考核、考察材料屬于第三類。該類材料包括以鑒定為主要內容的人員登記表、干部的表現材料、干部調動任免的考察材料以及年度考核登記表等，對于這一類材料來說，最核心的就是年度考核表。一般來說，自參加工作之后，每個人每年都需要填寫年度考核表，同時還要能夠有本單位的考核意見并組織單位進行統一蓋章，最后由本人簽字確認。對于這類人事檔案來說，最重要的就是保證考核結果的準確。

4）學歷和職稱材料為第四類。現階段的學歷材料主要包括學歷、學位證書、報名成績表和登記表等，不管是第一學歷還是后期取得的學歷，都應該具有相應的學歷登記表、學習成績單以及和學位授予相關的材料。對于職稱材料來說，主要包括每一個等級的職稱晉升材料以及相關的評審表等。在對這些人事檔案資料進行整理時，首先要對其中的學歷學位證書進行統一歸檔處理，這樣就能夠清晰的掌握和學歷相關的人事信息，同時還能夠對三齡二歷一身份進行進一步的核定。在以往的人事檔案管理工作中，經常會出現學歷失真問題，就是實際情況與評定情況之間不相符，忽視了資料的真實性和可靠性。所以，在當前階段人事檔案管理工作開展的過程中，要能夠使資料內容的真實性得到可靠的保障，人事管理部門要能夠對真實性進行全面的審核。

4 科學鑒別，保證人事檔案材料的完整、真實

1）鑒別歸檔材料是否完整。在人事檔案管理工作開展的過程中，在各種因素的影響下，經常會導致人事材料缺失或者不完整問題的出現，因此必須要給予歸檔材料的管理足夠的重視，在鑒別歸檔材料是否完整的過程中，其主要的鑒別方法如下：（1）倒推法。就是以歸檔材料的最近時間為參照往回推，以此來判斷歸檔材料是否完整，例如對于職稱材料的整理，如果是正高職稱，就應該有副高、中級以及初級的相關材料，對于學歷材料來說，如果是博士研究生的話，就應該有碩士和本科生材料。（2）根據材料的完整性進行倒退推，對于黨員來說，入黨志愿書、入黨申請書、政審材料等都是應該具有的材料；（3）根據記載來進行推導。人事檔案材料的記載，一般就是結合個人的履歷記載，查找是否具有相應的材料文件，只有使檔案材料的完整性得到可靠的保障，才能夠更好的為檔案管理工作的順利開展提供重要的保障。

2）保證人事檔案的真實有效。對于人事檔案歸檔材料來說，歸檔材料的真實性就是歸檔材料的生命，只有使歸檔材料的真實性得到可靠的保證，才能夠使人事檔案管理工作的質量得到可靠的保障，才能夠成為后續人事調動、提拔任用工作開展的重要依據。在對人事檔案資料的真實性進行判斷的過程中，其主要的鑒別依據如下：首先就是對檔案資料的出處進行判斷，是否是出自于權威部門，同時判別文字是否清晰，內容是否符合客觀實際；其次就是對檔案資料是否存在修改痕跡進行鑒別，判斷其是否符合實際；最后就是對檔案中的姓名、性別等一些自然信息情況進行檢查，判斷其與檔案記載情況是否保持一致。

5 結束語

總而言之，隨著新時代的到來，越來越多的企業開始向著數字化、信息化、現代化的方向轉型發展，因此企業的檔案管理工作也要能夠跟上時代發展的腳步，對檔案管理人員的業務能力也提出了越來越高的要求，在實時學習國家最新政策規定的同時，企業要能夠組織相關的專業培訓工作，從而能夠提高檔案管理人員的業務技能水平，更好的為企業和社會提供高效、快捷、高質量的服務。