辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

吳盛彥

（四川省核工業地質調查院，四川 成都 610052）

檔案管理工作歷史悠久，它主要是對單位、企業發展歷程的記錄，對特定時期組織內部發生的時間、存在問題以及就某個問題研討出的解決辦法，是一項高技術、高服務要求的工作。伴隨著信息技術的不斷發展，辦公室文書收集與歸檔工作更加具有挑戰性，它的有序管理進行直接影響著整個單位的工作質量與效率。因此，要高度重視辦公室文書收集與歸檔工作，實現文書檔案的高質量管理與信息資源的有效應用。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的必要性

據現階段單位、企業發展實際來說，辦公室文書檔案收集與歸檔雖然是一項基本工作，但又影響著一個單位、企業的健康持續發展，其關鍵作用不容忽視。第一，單位、企業在某一重大事件做出決策時，首先要在文書檔案的有關資料中進行查閱分析，掌握實時運行狀態，根據發展前景，做出合理科學的決策，保障單位企業的持續發展。第二，辦公室文書檔案收集與歸檔工作是單位企業后期工作有序展開的基礎前提，開展工作首先要進行文化檔案的收集與歸檔工作，繼而依據其結果進行下一步工作。第三，辦公室文書檔案收集與歸檔工作，為單位企業進行工作評估時提供信息依據，促使評估結果的公平合理。總而言之，辦公室文書檔案收集與歸檔工作是現代辦公室管理必不可少的部分，對于單位企業的整體發展具有重要的意義。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的現狀分析

新時代，現代化技術已在單位企業的辦公室文書收集與歸檔工作中全面使用，不管是文書的收集還是歸檔也都得到了高度的注重，但是限于主客觀原因，依舊存在一些問題，具體如下：1）辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理人員的管理意識缺失。辦公室文書檔案收集與歸檔工作較為繁雜，對管理人員的細心程度及耐心都具有挑戰性，大部分管理人員都較為年輕化，心性浮躁，工作懈怠、落實不到位。且大部分文書管理人員缺乏管理意識，過于重視緊急特殊文件或紅頭文件的歸檔收集，往往容易忽視對普通編號文件的收集與歸檔，以至于影響文書檔案收集與歸檔管理工作質量效率的提升，甚至易存在檔案遺失、失真，檔案歸檔時間間斷等現象[1]。管理意識的缺失也增加了文書檔案查閱難度，抑制了文書檔案起到的積極作用。2）辦公文書檔案收集與歸檔工作管理力度弱。相當一部分單位企業只是進行了文書檔案的收集與歸檔工作，但是并沒有制定科學合理的管理流程與工作規范，多數都是散亂存放，沒有進行分類分級歸檔，甚至做不到及時歸檔，造成檔案缺失而進行檔案的私自補充，違背了檔案的真實性與有效性原則。3）文書檔案收集與歸檔管理人員的缺乏。絕大部分單位企業都認為辦公室文書檔案收集與歸檔工作無關緊要，不需要專業人員來管理，缺乏對這項管理工作的正確認識。所以，負責檔案歸檔的工作人員都沒有足夠的管理經驗、專業知識以及管理素養，進而導致辦公室檔案收集與歸檔工作不規范、效率低，收集資料內容不全面。4）管理方法滯后。現階段單位企業對辦公室文書檔案收集與歸檔工作缺乏注重，對辦公室的資金投入不足，辦公條件落后，對文書檔案收集與歸檔都過于依賴人力，并且也缺乏信息技術的有力支持，以至于對電子信息資料的歸檔和紙質文書檔案的信息數字化加工缺乏硬件、軟件設施的支撐，與信息化、自動化辦公管理形成反差[2]。一定程度上影響了文書檔案收集與歸檔的效率，也不利于文書檔案管理辦公室與其他辦公室的工作交流與信息交換共享。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的有效策略

1）強化管理人員的管理意識。當前，單位企業越來越重視和關注辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理,但是要實現文書檔案收集與歸檔工作的高效開展，首先就是提高檔案管理人員的管理意識與素養。通過定期開展文書檔案的管理講座進行宣傳教育，提高管理人員的管理素養，讓文檔管理人員形成迎合社會發展管理責任意識。 2）制定管理流程與工作規范。流程與規范的制定是對辦公室文書檔案收集與歸檔工作散漫，流于形式的有效規范。首先，要對文書檔案的收集與歸檔時間、保管日期范圍以及注意事項進行明確規定，以便歸檔人員管理有序進行；其次，根據本單位的特點與會涉及情況，制定明確的責任分工制度，避免文書檔案的缺失、遺失情況的發生，還能夠有效防止文書檔案私用[3]。最后，由于傳統的文書檔案收集與歸檔管理制度以無法滿足現代辦公室工作的需要，故要對現有的管理規范或制度進行更新，結合單位實際，進程管理調整。3）提高管理人員的專業化水平。辦公室文書檔案收集與歸檔工作看似簡單好操作，但實際要求管理人員不僅僅要具備全面的管理理論知識，還需要專業的知識體系與技能。單位企業對管理人員定期進行培訓學習，熟練掌握文書檔案收集與歸檔工作的科學管理方法衱規范化流程，進而促進提升管理人員對文書檔案收集與歸檔的敏感度與重視度。每一年度對管理人員進行工作考核，對考核不合格者責任進行強化培訓，合格者方能繼續上崗。4）創新文書檔案收集與歸檔工作管理的方式。信息技術時代，要全面實現信息數字自動化辦公，就需要借助互聯網計算機技術進行文書檔案搜集與歸檔方法方式的創新。傳統的歸檔工作都很被動，再加上顯效為資源容易遺漏丟失，故而辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員要做好與其他各個部門的工作銜接，加強聯系，按照實際情況明確文書檔案的收集與歸檔期限，及時做好收取歸檔時間上的統一，定期進行收集，確保文書檔案資料的連續性和有效性。工作管理人員還需要度存在問題的文書檔案進行整理，了解具體情況，及時解決，高效利用信息技術手段提高管理效率，優化資源配置[4]。部分單位企業還可以根據自身條件實現文檔電子一體化，這種體系是通過電子檔案管理系統以及自動化網上收集管理模式實現的，單位企業的所有文書檔案都實現了電子管理，各個部門可實現了信息資源的共享，在減輕辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理人員工作負擔的同時提高辦公效率。5）做好臨時性文書檔案材料的整理。新時代，人們的自主自由意識都比較強，故而單位企業的人員調動就比較頻繁，工作的對接會使一部分重要文件留在他們手中，從而使相關文書檔案不能及時歸檔，有可能還會遺失。所以，辦公安文書檔案收集與歸檔人員應規定每一年年初進行上一年度的檔案整理。若有人員調動或離職，要及時對其所管理的文書檔案以及文件進行移交。辦公室文書檔案管理人員務必遵循管理條例或規章制度，有序進行臨時文件與資料的移交，并且為了確保文書檔案的完整性，要多份備份，以便日后的查閱使用。

4 結束語

辦公室文書檔案收集與歸檔工作在單位企業的規范化管理重要性不言而喻，單位企業要對文書檔案收集和歸檔工作高度重視，并深入分析文書檔案管理工作中現存問題以及緣由，并采取針對性措施并加以改進，確保文書檔案收集與歸檔的有效性，進而促進文書檔案管理工作的順利開展。