淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

高亢亢

（濟寧市食品藥品檢驗檢測中心，山東 濟寧 272000）

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及會議記錄、談話以及決議等文件檔案的管理，對于企事業單位的管理至關重要。但是在傳統工作觀念中，檔案管理工作需要耗費大量的時間成本且檔案文件的翻閱頻率也相對較低，部分工作人員對歸檔管理工作缺乏足夠的耐心，導致檔案文件中的數據準確性和應用價值都大打折扣。在互聯網時代，信息化的歸檔管理模式簡化了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理流程，也為其科學化和規范化管理提供了有效支持。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的作用和意義分析

辦公室文書檔案是企事業單位后續工作開展的重要依據，對其進行收集和歸檔管理，能夠有效節省調研工作量，提升企事業單位的該工作效率。辦公室文書檔案記錄了企事業單位會議內容、談話內容以及項目商榷內容等，具有重要的參考價值。隨著企事業單位規模的不斷壯大，辦公室文書檔案數量和種類也日益增多，查找難度也越來越大，只有將這些文書檔案分門別類地進行歸檔管理，才能夠讓企事業單位工作人員在需要查閱歷史數據時能夠在最短的時間找到需要的文件資料。由此可見，辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理對于企事業單位各項工作的開展具有重要作用，對于其工作效率的提升具有促進作用。

2 傳統辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的不足

2.1 工作人員缺乏足夠的耐心和責任心，職業素養和專業能力無法達到文書檔案管理需要

企事業單位在多年的發展過程中，會積累大量的文書檔案，對其進行收集和歸檔管理需要耗費大量的時間成本，也要求工作人員擁有足夠的耐心和細心，才能夠保證數據收集的準確性和檔案文書管理的條理性。鑒于傳統企事業單位管理模式，辦公室文書檔案收集與歸檔工作并沒有得到足夠的重視，會議記錄等文件在事后鮮少有人再去查閱，這也導致負責辦公室文書檔案收集與歸檔工作的人員對此掉以輕心，數據收集也是應付了事，導致文書檔案中的數據出現大量紕漏，參考價值大打折扣。不僅如此，辦公室文書檔案工作在企事業單位中被視作“閑職”或者沒有技術含量的工作，工作人員職業素養和專業能力都無法達到文書檔案管理的需要，導致辦公室文書檔案收集與歸檔工作科學性和規范性不足，也對其應用價值造成了直接影響。

2.2 管理工作片面追求形式，管理質量不佳

辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理片面追求形式，實際管理質量不佳的問題也對其作用和價值的發揮造成了直接影響。長久以來，企事業單位的各個部門對文書檔案收集和歸檔工作不關心也不積極，只是根據單位要求提交相關的資料，但是資料整合質量和數據精準度等方面都無法保證。有的單位部門還不愿意配合文書檔案收集工作，給辦公室文書檔案收集與歸檔工作造成了嚴重的阻礙。只重形式不重質量的辦公室文書檔案收集和歸檔工作喪失了其收集和歸檔管理價值，也會對企事業單位后續工作的開展產生潛在負面影響。

2.3 紙質檔案數量眾多，信息化程度低

傳統辦公室文書檔案收集與歸檔工作主要采用人工收集方式，文書檔案也是以紙質檔案為主，紙質檔案數量眾多，信息化程度低，在一定程度上影響了工作效率和查閱效率。首先，紙質檔案數量眾多，需要耗費大量的人力成本和時間成本進行文書檔案的收集、整理和歸檔，管理難度相對較大。其次，紙質檔案信息化處理難度大，尤其是對一些歷史比較長的文書檔案進行掃描處理。部分企事業單位辦公室工作人員會心存僥幸心理，忽視對這些文書檔案的掃描和信息化處理，為之后的工作埋下了隱患。最后，基于辦公自動化（OA）的應用，傳統的辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理方式在一定程度上拖慢了工作進度，與信息化工作模式和工作節奏不相適應。部分企事業單位在收集資料數據時還是采用紙質材料提交的方式，辦公室工作人員還需要對這些資料文件進行重新整理錄入，無形中也增加了辦公室工作人員的工作負擔。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化路徑分析

3.1 外引內培，促進工作人員職業素養和專業能力提升

辦公室負責文書檔案收集與歸檔工作的人員職業素養和專業能力對這一工作的管理成效起著重要作用，針對傳統辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，當前最為緊要的是通過“外引內培”的方式促進工作人員職業素養和專業能力的提升，打造專業化的文書檔案管理團隊。首先，針對辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員中兼職人員多于專職人員的問題，需要通過招聘來增加專職人員數量，優化文書檔案收集與歸檔工作團隊。在招聘過程中，需要根據當前辦公自動化要求和文書檔案歸檔管理的現實需要，明確招聘條件，吸引高校的高素質檔案管理畢業生加入進來，利用專業知識和能力來推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理質量的提升。其次，針對當前部分工作人員在慣性思維影響下不愿意接受新型工作模式或者在操作過程中不熟練的問題，需要通過系統化的信息技術培訓以及專業知識培訓，讓工作人員將自己多年的工作經驗與當前辦公自動化、檔案管理信息化需求結合在一起，主動提升自身專業能力和職業素養。通過“外引內培”，能夠有效優化辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，提升該項工作的精準度和相關檔案文書數據的參考價值。

3.2 做好管理機制構建和管理制度優化

在辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中，需要做好管理機制構建和管理制度的優化，強化工作監督和管理。首先，企事業單位需要充分重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作，將這一工作與企業文化建設以及企業發展緊密聯系在一起，提升各部門工作人員對文書檔案收集的配合度，為其收集資料和數據掃清障礙。其次，構建辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理機制，設定監督管理崗位，對工作人員的數據收集和檔案管理工作效果進行監督，保證數據的精準度和文書檔案內容的準確性，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理成效。最后，針對部分工作人員態度不認真以及出錯率過高的問題，也需要設計相應的管理制度，明確文書檔案收集與歸檔工作管理的責任以及獎懲措施，用制度來約束工作人員的行為，提升其對文書檔案管理工作的認知，也強化其思想意識，降低其在文書檔案收集與歸檔工作中的出錯率。

3.3 引入信息化文書檔案收集與歸檔工作方式，提升管理效率

互聯網時代，大數據技術以及云計算等信息化手段正在改變著傳統辦公環境和傳統辦公模式，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中引入信息化的工作模式，不僅能夠提升管理效率，還能夠提升數據精準度和數據分析的參考價值。首先，辦公室需要在辦公自動化的基礎上構建大數據庫以及相應的信息系統，實現企事業單位內部數據信息的線上傳播和合理共享。這樣一來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員便可以通過連接各個部門的互聯網系統來快速高效地收集部門數據和相關信息，減少了數據重復合算和錄入的工作環節，溝通效率和工作效率都會大大提升。其次，依托云計算和大數據技術，能夠形成更為規范化和條理化的文書檔案管理模式，實現文書檔案等信息的自動歸檔管理等。智能化和自動化的工作模式能夠有效避免數據信息錯誤的情況出現，也便于后期文書檔案信息的查閱，大大減輕了工作人員的歸檔工作量。

4 結語

面對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理效率不足以及歸檔方式傳統落后的問題，優化其工作團隊和管理機制，在全單位范圍內提升對文書檔案收集與歸檔工作的重視度，提升各部門在數據資料收集過程中的配合度，做好信息化建設，是推動其適應新時代要求的必然 選擇。