關于事業單位檔案管理的創新思路的探討

王 瑜

（承德市口腔醫院，河北 承德 067000）

檔案是事業單位經營發展過程中產生的重要資料，包括文件、圖片、視頻、音頻等，以這些資料為依據，可以更好地規范事業單位經營行為，推動事業單位更好發展。然而就目前來看，事業單位對檔案管理工作還不夠重視，檔案管理工作還停留在傳統模式下，缺乏專業的檔案管理人才，以至于檔案的利用率不高。檔案管理是事業單位實現高效、協調發展的重要保障，面對日益嚴峻的社會發展形勢，事業單位要轉變觀念，重視起檔案管理工作，加大檔案管理的創新，不斷提高檔案管理水平。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理意識淡薄。現階段來看，許多事業單位卻在思想層面上都沒有認識到檔案管理工作的重要性，不管是領導層，還是管理層，都沒有準確估量檔案管理工作所帶來的經濟效益。由于事業單位對檔案管理工作的不重視，這也造成事業單位許多檔案信息收集不及時、不全面，檔案得不到高效利用，從而嚴重阻礙了事業單位的 發展。

2）檔案管理手段落后。當前，事業單位檔案管理工作還停留在傳統管理模式下，檔案信息的收集、存儲、調用依然是靠人工方式，這種方式不僅效率低，而且很容易造成檔案信息的失真。同時，事業單位的檔案主要以紙質檔案為主，這種紙質檔案多次使用后容易出現損毀情況，進而影響到檔案價值。另外，我國大部分事業單位中的檔案管理設施建設都存在差異，軟硬件設施標準不一，沒有形成統一的標準，再加上我國事業單位規模的不斷擴大，檔案資料的不斷增加，這種傳統的人工管理方式已經無法滿足事業單位檔案管理工作需求，迫切需要創新。

3）檔案管理機制不完善。管理制度是檔案管理工作開展的依據和保障，管理制度完善與否直接影響到了檔案管理工作實效。當前，事業單位的檔案管理制度存在許多問題，檔案管理工作中的權責關系沒有明確，檔案工作中缺少有效的監督機制，從而使得檔案管理工作比較混亂。另外，我國大部分事業單位中存留朝令夕改問題，使得檔案管理人員整理檔案時無從下手。

4）專業的檔案管理人才不足。檔案管理是一項專業性的工作，對檔案管理人員的能力素養有著一定的要求。但是就目前來看，事業單位檔案管理人員大多不夠專業，多為兼職人員。在實際工作中，檔案管理人員無法嚴格按照相關要求來辦事，無法從標準化、規范化檔案管理過程中獲得有效信息。另外，事業單位檔案管理人員工作不夠主動，缺乏“工匠”精神，總是抱著完成任務的心態去工作，不注重檔案的真實性、完整性，從而影響到檔案管理質量。

2 事業單位檔案管理的創新

1）提高檔案管理意識。檔案是事業單位發展的真實記錄，檔案管理水平直接影響到了事業單位的生存發展，因此，事業單位必須高度重視檔案管理工作[1]。首先，領導層要樹立正確的檔案管理意識，加大檔案管理工作的宣傳，提高各部門管理者對檔案工作的認識，使他們積極配合檔案管理工作；其次，明確檔案管理工作的地位，將檔案管理工作上升到戰略高度，與事業單位的發展結合起來，全面抓好檔案管理工作[2]。

2）檔案管理方式的創新。現行社會形勢下，事業單位規模不斷擴大，檔案信息數量也不斷增加，這也決定了傳統的檔案管理方式不適用。信息時代里，計算機網絡的出現為事業單位檔案管理工作的高效開展提供了保障。借助計算機網絡，可以將事業單位各部門有效聯系起來，實現內部信息的共享，從而提高檔案管理效率。鑒于此，事業單位要加大計算機網絡的應用，構建統一的檔案管理信息系統，以信息技術推進檔案工作的有效開展[3]。如，事業單位可以利用專門的檔案管理軟件，構建相應的檔案目錄，對檔案目錄和目錄下的相關信息進行歸類，然后輸入計算機系統，用軟件對錄入的內容進行統一規整。同時，在計算機技術的支持下，事業單位還可以建立現代化的檢索窗口，檔案使用者只需要輸入關鍵詞或相關名稱，就可以快速找到檔案所在位置及簡要概括，進而提高檔案的利用率。

3）完善檔案管理制度。事業單位只有建立起完善的檔案管理制度，才能更好地約束和規范檔案管理工作行為，促進檔案工作的規范化發展。首先，按照國家相關規定，設置科學的檔案管理機制，從制度層面對檔案的收集、存儲、調用等各個環節作出全面的規定，確保檔案工作有序、高效進行；其次，建立審查機制，對事業單位經營過程中產生的檔案資料要反復核對，確認檔案信息真實、完整后再歸檔；再者，落實責任制，將檔案管理工作相關職責落實到具體部門、具體人身上，從而更好地規范檔案管理工作[4]。另外，事業單位要建立有效的激勵機制，通過各種激勵手段來調動檔案管理人員的工作積極性，使其主動投入到檔案管理工作中去，從而提高檔案管理實效。

4）強化專業檔案管理人員的培訓。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其業務能力直接影響到了檔案管理水平。因此，事業單位要加強專業檔案管理人員的培訓。首先，對待引進專業的檔案管理人員，在引進人才時，要注重人才的考核，包括人才的專業知識、管理能力以及檔案管理技術實力等，確保引進的人才能夠滿足事業單位檔案管理工作需要；其次，定期對檔案管理人員的培訓，向檔案管理人員傳輸新知識、新技術，確保檔案管理人員能夠跟上時代步伐[5]。另外，為了留住人才，事業單位需要設置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。

5）加強檔案信息安全管理。檔案的價值是建立在檔案信息完整、真實的基礎上的，因此，事業單位要高度注重檔案信息安全管理，確保檔案信息不被惡意篡改或竊取。首先，在構建檔案信息系統時，要加大信息安全技術的應用，確保檔案信息安全、可靠；其次，注重檔案信息的檢查，確保檔案信息真實、完整[6]。另外，事業單位要注重檔案工作環境的管理，確保檔案工作環境穩定。

3 結語

綜上，事業單位檔案管理工作至關重要，做好檔案管理工作，有利于檔案的開發利用，更好地服務事業單位發展。新形勢，事業單位經營環境發生了變化，這種變化要求事業單位必須創新檔案管理方法，不斷完善檔案管理制度，強化檔案管理人員的培訓，從而提高檔案管理實效，促進檔案作用的高效發揮。