推進機關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理

金 鑫

（平泉市財政局，河北 平泉 067500）

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來都是重要的工作內(nèi)容，隨著經(jīng)濟水平的提升和社會的發(fā)展必須不斷加強事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理力度，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率以增強管理質(zhì)量，為此探索科學有效的檔案管理辦法可以加快規(guī)范化管理進程。

1 推進機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理重要性

機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理核心在于建立一套完善、科學、高效的管理體系，明確職責劃分任務(wù)使得管理工作效率逐步提升，作為事業(yè)單位規(guī)范化管理的重要部分必須加強管理力度提升管理效率。隨著社會經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展提升機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理水平已經(jīng)迫在眉睫，主要包括以下幾個方面的重要性：第一，加強機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理可以保證工作順利開展促進事業(yè)單位的發(fā)展，作為機關(guān)事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容檔案管理不僅僅記錄員工信息還有單位的發(fā)展以及工作單位，換言之，衡量一個事業(yè)單位的工作效率重要參考就是檔案管理水平；第二，規(guī)范化的檔案管理可以為事業(yè)單位的后期發(fā)展提供參考，促使機關(guān)事業(yè)單位保持持續(xù)健康的發(fā)展；第三，事業(yè)單位的檔案管理工作會影響到單位領(lǐng)導的了解和管理效率，從而在用人決策、單位員工的升遷、調(diào)職等工作具有很大的限制條件，加強檔案管理的規(guī)范化必須探索新形勢下機關(guān)事業(yè)單位的管理途徑以保持競爭力。因此，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施過程中必須發(fā)展存在的問題進行有效的引導，積極探索科學的檔案管理方法不斷加快檔案規(guī)范化管理進行，使得機關(guān)事業(yè)單位得以順利健康發(fā)展。

2 推進機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理高效策略

2.1 建立健全檔案管理制度，突出檔案管理重要意義

檔案管理工作作為機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容具有現(xiàn)實的意義，加強檔案規(guī)范化管理工作旨在提升管理效率和質(zhì)量，為此機關(guān)事業(yè)單位必須加強認知做出努力以探索一套行之有效的管理制度。事業(yè)單位依據(jù)自身的實際情況和管理水平制定一套科學完善的檔案管理制度是基礎(chǔ)，針對管理工作中的人員、職業(yè)和崗位要求必須明確單位，加強考核力度強化質(zhì)量意識，定期對單位的檔案管理人員進行調(diào)查以加強監(jiān)督力度。其次，事業(yè)單位的工作要和日常的工作相結(jié)合，專門建立規(guī)范化的檔案管理小組制定詳細的工作計劃來展開檔案管理工作，保證整個機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理有序進行。

例如，在當今經(jīng)濟和社會飛速發(fā)展的背景下給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一定的壓力，這就要求機會事業(yè)單位把檔案管理和單位發(fā)展作為一個整體，革新檔案管理方式加強重視程度以建立健全檔案管理制度。像針對檔案數(shù)量多、內(nèi)容繁雜的特點，單位可以要求管理進行對整個檔案系統(tǒng)進行徹底清點，明確檔案的內(nèi)容和存放位置在需要的時候可以快速獲得，制度是管理的保障需要機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導和管理者的共同努力。根據(jù)制定的檔案管理工作規(guī)范進行按時的監(jiān)督檢查，杜絕違反紀律行為的發(fā)生以提升檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2 加強檔案管理人員培養(yǎng)，強化檔案規(guī)范管理質(zhì)量

人是機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，單位領(lǐng)導必須重要到管理專業(yè)人才的培養(yǎng)投入一定的時間、財力對人員進行培訓，打造一支專業(yè)的檔案管理隊伍以保證檔案管理工作的順利開展。一直以來我國大部分事業(yè)單位的檔案管理人員以退休或者將要退休的人員擔任，大部分人缺乏專業(yè)的管理知識難以進行有效的檔案管理，為此機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導要統(tǒng)籌兼顧加強檔案管理，只有重視檔案管理才能采取一系列有效措施來提升管理質(zhì)量。為此，事業(yè)單位應(yīng)到招聘一些具有管理學思維的專業(yè)人員負責檔案管理工作，或者對單位現(xiàn)有的管理人員進行系統(tǒng)性的培訓核心學習，掌握高效、科學的檔案管理方式提升工作效率保證檔案管理的規(guī)范化。

例如，從實際來看方案工作人員對于方案的規(guī)范化管理具有重要的影響，機關(guān)事業(yè)單位需要重視檔案管理人員的隊伍建設(shè)，通過適度、長期的培訓工作來提升管理人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理提供人員保證以推動規(guī)范化管理進程。像針對機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，單位領(lǐng)導要高度重視并且落實到行動中及時解決問題，對管理人員進行培訓會必須完成培訓考核或者心得體驗的驗收工作，真正把培養(yǎng)一批有能力、專業(yè)素養(yǎng)的管理人員作為提升檔案管理工作的有效方法，切實推動機關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化水平得以不斷提升。

2.3 借助現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理智能水平

在信息技術(shù)高度發(fā)展的背景下我國已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代，特別是在計算機技術(shù)普及的情況下我國機關(guān)事業(yè)單位的辦公設(shè)備呈現(xiàn)出先進、辦事效率高、操作流暢的特點，顯著提升了我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范程度，為此提高檔案管理的現(xiàn)代化程度使得檔案管理和整個工作效率得以順利發(fā)展。加強機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)培養(yǎng)旨在掌握先進的管理手段，通過圖像、影音、文字等信息構(gòu)建全新的管理管理系統(tǒng)，推動檔案管理信息化建設(shè)對于提升管理制度產(chǎn)生了積極的影響。借助信息技術(shù)來構(gòu)建科學的檔案管理系統(tǒng)明顯提升了管理效率，切實推進檔案管理規(guī)范化進程。

例如，在信息化和大數(shù)據(jù)時代資源互相加快、人員聯(lián)系緊密、提升行政事業(yè)單位工作效率也迫在眉睫，對于檔案管理人員必須扎實檔案專業(yè)知識熟練掌握信息化操作技巧，針對檔案管理進行系統(tǒng)性的培養(yǎng)和強化訓練旨在提升信息技術(shù)應(yīng)用水平，從而構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的信息化檔案管理系統(tǒng)全面提升我國事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。注重檔案的歸檔和立卷制度可以促使檔案管理工作得到更好的發(fā)展，保障機關(guān)事業(yè)單位檔案管理一體化建設(shè)。

2.4 制定檔案管理工作標準，提升檔案管理工作效率

在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中制定標準具有衡量和評判的重要，針對我國當前機關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)狀政府部門和領(lǐng)導班子需要結(jié)合實際出臺適當?shù)臋n案管理工作標準，要求相關(guān)的人員嚴格按照要求展開工作促使機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化檔案，為全面提升管理資源的利用水平創(chuàng)造條件。檔案的規(guī)范化管理離不開相關(guān)工作人員的支持，在一定管理標準的制約下管理人員的工作責任心、負責態(tài)度會產(chǎn)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變，從而對檔案管理工作進行科學調(diào)整和規(guī)范化的設(shè)計，不斷創(chuàng)新和發(fā)展檔案管理制度以及提升工作力度實現(xiàn)的真正意義上的檔案規(guī)范化管理。

在我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中必須重視以下幾個方面的工作，主要包括確保公文制發(fā)質(zhì)量、明確管理人員工作職責、規(guī)范檔案管理流程和調(diào)用制度等，推動檔案管理工作規(guī)范化、嚴謹化和標準化的順利發(fā)展有利于實現(xiàn)事業(yè)單位的長期發(fā)展。像針對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理混亂、管理人員職責劃分不明確的情況，整個管理團隊必須在多次討論和協(xié)商后制定一套管理制度，梳理管理工作的具體環(huán)節(jié)和規(guī)范化的程度以提升檔案管理工作的效率。

總而言之，機關(guān)事業(yè)單位的規(guī)范化檔案管理工作對事業(yè)單位各項工作的順利開展具有重要的影響，機關(guān)事業(yè)單位必須意識到檔案管理的重要性制定一套行之有效的檔案管理制度方可以提升規(guī)范化管理水平，推動檔案管理質(zhì)量的全面提升促使機關(guān)事業(yè)單位的工作效率得以全面提升。