推進機關事業單位檔案工作規范化管理

金 鑫

（平泉市財政局，河北 平泉 067500）

機關事業單位的檔案管理工作一直以來都是重要的工作內容，隨著經濟水平的提升和社會的發展必須不斷加強事業單位的檔案規范化管理力度，提升管理人員的專業素養和工作效率以增強管理質量，為此探索科學有效的檔案管理辦法可以加快規范化管理進程。

1 推進機關事業單位的檔案規范化管理重要性

機關事業單位的檔案規范化管理核心在于建立一套完善、科學、高效的管理體系，明確職責劃分任務使得管理工作效率逐步提升，作為事業單位規范化管理的重要部分必須加強管理力度提升管理效率。隨著社會經濟和科技的不斷發展提升機關事業單位的檔案規范化管理水平已經迫在眉睫，主要包括以下幾個方面的重要性：第一，加強機關事業單位的檔案管理可以保證工作順利開展促進事業單位的發展，作為機關事業單位管理的重要內容檔案管理不僅僅記錄員工信息還有單位的發展以及工作單位，換言之，衡量一個事業單位的工作效率重要參考就是檔案管理水平；第二，規范化的檔案管理可以為事業單位的后期發展提供參考，促使機關事業單位保持持續健康的發展；第三，事業單位的檔案管理工作會影響到單位領導的了解和管理效率，從而在用人決策、單位員工的升遷、調職等工作具有很大的限制條件，加強檔案管理的規范化必須探索新形勢下機關事業單位的管理途徑以保持競爭力。因此，在機關事業單位檔案管理工作的實施過程中必須發展存在的問題進行有效的引導，積極探索科學的檔案管理方法不斷加快檔案規范化管理進行，使得機關事業單位得以順利健康發展。

2 推進機關事業單位的檔案規范化管理高效策略

2.1 建立健全檔案管理制度，突出檔案管理重要意義

檔案管理工作作為機關事業單位內部管理的重要內容具有現實的意義，加強檔案規范化管理工作旨在提升管理效率和質量，為此機關事業單位必須加強認知做出努力以探索一套行之有效的管理制度。事業單位依據自身的實際情況和管理水平制定一套科學完善的檔案管理制度是基礎，針對管理工作中的人員、職業和崗位要求必須明確單位，加強考核力度強化質量意識，定期對單位的檔案管理人員進行調查以加強監督力度。其次，事業單位的工作要和日常的工作相結合，專門建立規范化的檔案管理小組制定詳細的工作計劃來展開檔案管理工作，保證整個機關事業單位的檔案管理有序進行。

例如，在當今經濟和社會飛速發展的背景下給事業單位的發展帶來了一定的壓力，這就要求機會事業單位把檔案管理和單位發展作為一個整體，革新檔案管理方式加強重視程度以建立健全檔案管理制度。像針對檔案數量多、內容繁雜的特點，單位可以要求管理進行對整個檔案系統進行徹底清點，明確檔案的內容和存放位置在需要的時候可以快速獲得，制度是管理的保障需要機關事業單位領導和管理者的共同努力。根據制定的檔案管理工作規范進行按時的監督檢查，杜絕違反紀律行為的發生以提升檔案管理工作的規范化。

2.2 加強檔案管理人員培養，強化檔案規范管理質量

人是機關事業單位檔案規范化管理的關鍵，單位領導必須重要到管理專業人才的培養投入一定的時間、財力對人員進行培訓，打造一支專業的檔案管理隊伍以保證檔案管理工作的順利開展。一直以來我國大部分事業單位的檔案管理人員以退休或者將要退休的人員擔任，大部分人缺乏專業的管理知識難以進行有效的檔案管理，為此機關事業單位的領導要統籌兼顧加強檔案管理，只有重視檔案管理才能采取一系列有效措施來提升管理質量。為此，事業單位應到招聘一些具有管理學思維的專業人員負責檔案管理工作，或者對單位現有的管理人員進行系統性的培訓核心學習，掌握高效、科學的檔案管理方式提升工作效率保證檔案管理的規范化。

例如，從實際來看方案工作人員對于方案的規范化管理具有重要的影響，機關事業單位需要重視檔案管理人員的隊伍建設，通過適度、長期的培訓工作來提升管理人員的綜合素質，為檔案管理提供人員保證以推動規范化管理進程。像針對機關事業單位在檔案管理過程中存在的問題，單位領導要高度重視并且落實到行動中及時解決問題，對管理人員進行培訓會必須完成培訓考核或者心得體驗的驗收工作，真正把培養一批有能力、專業素養的管理人員作為提升檔案管理工作的有效方法，切實推動機關事業單位的檔案規范化水平得以不斷提升。

2.3 借助現代信息技術設備，提升檔案管理智能水平

在信息技術高度發展的背景下我國已經步入了大數據時代，特別是在計算機技術普及的情況下我國機關事業單位的辦公設備呈現出先進、辦事效率高、操作流暢的特點，顯著提升了我國機關事業單位的檔案管理規范程度，為此提高檔案管理的現代化程度使得檔案管理和整個工作效率得以順利發展。加強機關事業單位對檔案管理人員的現代化技術培養旨在掌握先進的管理手段，通過圖像、影音、文字等信息構建全新的管理管理系統，推動檔案管理信息化建設對于提升管理制度產生了積極的影響。借助信息技術來構建科學的檔案管理系統明顯提升了管理效率，切實推進檔案管理規范化進程。

例如，在信息化和大數據時代資源互相加快、人員聯系緊密、提升行政事業單位工作效率也迫在眉睫，對于檔案管理人員必須扎實檔案專業知識熟練掌握信息化操作技巧，針對檔案管理進行系統性的培養和強化訓練旨在提升信息技術應用水平，從而構建基于網絡的信息化檔案管理系統全面提升我國事業單位的檔案管理質量。注重檔案的歸檔和立卷制度可以促使檔案管理工作得到更好的發展，保障機關事業單位檔案管理一體化建設。

2.4 制定檔案管理工作標準，提升檔案管理工作效率

在機關事業單位的檔案管理工作中制定標準具有衡量和評判的重要，針對我國當前機關事業單位的現狀政府部門和領導班子需要結合實際出臺適當的檔案管理工作標準，要求相關的人員嚴格按照要求展開工作促使機關事業單位檔案管理規范化檔案，為全面提升管理資源的利用水平創造條件。檔案的規范化管理離不開相關工作人員的支持，在一定管理標準的制約下管理人員的工作責任心、負責態度會產生質的轉變，從而對檔案管理工作進行科學調整和規范化的設計，不斷創新和發展檔案管理制度以及提升工作力度實現的真正意義上的檔案規范化管理。

在我國機關事業單位的檔案管理工作中必須重視以下幾個方面的工作，主要包括確保公文制發質量、明確管理人員工作職責、規范檔案管理流程和調用制度等，推動檔案管理工作規范化、嚴謹化和標準化的順利發展有利于實現事業單位的長期發展。像針對機關事業單位檔案管理混亂、管理人員職責劃分不明確的情況，整個管理團隊必須在多次討論和協商后制定一套管理制度，梳理管理工作的具體環節和規范化的程度以提升檔案管理工作的效率。

總而言之，機關事業單位的規范化檔案管理工作對事業單位各項工作的順利開展具有重要的影響，機關事業單位必須意識到檔案管理的重要性制定一套行之有效的檔案管理制度方可以提升規范化管理水平，推動檔案管理質量的全面提升促使機關事業單位的工作效率得以全面提升。