新時期加強檔案管理工作的有效途徑

張 淼

（西安醫學院，陜西 西安 712000）

高質量的檔案管理工作是實現企業單位健康發展的重要保障，能夠提高企業內部管理水平，促進企業在管理方式上創新發展，對實現企業利益最大化有著關鍵的作用。當下檔案管理環節思想觀念陳舊，管理人才缺乏，管理不夠規范，檔案管理工作未能得到有效開展。所以在新時期下探討如何高效地進行檔案管理工作有著重要的價值。

1 重要意義

1）提高管理水平。在企業的經營管理環節中，檔案管理工作有著重要的意義，是實現企業健康發展的重要保障。通過檔案管理工作的有效開展，能夠提高企業內部管理水平。良好的檔案管理工作，可以讓企業負責人能夠更好地對公司之前發展過程中存在的問題有更加深入的理解，更加有利于企業負責人規劃公司后期的經營發展情況。相關管理人員通過對檔案的查詢亦可以使其更好地制定本部門的管理方案，提高工作中的效率，避免之前出現的工作問題。在檔案管理工作開展的環節中，企業通過不斷對相關管理制度的更新，進行流程再造，使管理工作的效率大大地提高，促進了公司在管理方式上的創新發展。

2）加強檔案利用。通過開展檔案管理工作可以加強檔案的利用。進行檔案管理工作最重要的就是通過對檔案的分析利用，為企業單位的發展提供技術性參考，將檔案管理的價值最大化。隨著信息時代的到來，通過檔案獲取相應的信息資源已經成為主要的方式。通過規范化的檔案管理工作可以加強檔案的利用，對檔案的收集、歸類、分析進行不斷地創新優化，使得信息獲取更加的便捷高效，更加有利于不同企業之間進行合作發展。便捷高效地獲取檔案信息使企業能夠及時地對經營戰略進行相應的調整。實現企業利益的最大化，同時進一步促進了企業利用檔案資料進行分析處理經營管理問題。只用將檔案更好地利用才是實現檔案管理的價值所在。

2 現存問題

1）思想觀念陳舊。在傳統的觀念中檔案管理工作是一項無關緊要的工作。檔案管理人員在日常工作中所作的內容就是將企業中的檔案文件做好收集、分類存放。對如何更好地在企業經營中使用這些檔案資料，為企業的發展創新提供技術資料沒有引起高度的重視，檔案管理工作成為一種形式，沒有充分發揮其重要的價值。在當下的社會環境中，企業單位需及時地掌握公司目前經營中存在問題，做出更加有利于企業發展的決定。如果僅僅只是將企業檔案進行分類存放不能將其更好地使用服務于企業的發展，檔案管理工作就失去了實際應用的價值。

2）管理人才缺乏。在檔案管理工作的實際開展過程中，由于管理人員自身業務技能問題給檔案管理工作帶來了極大的不便。隨著信息技術的高速發展，傳統的管理方式已經不能滿足當下對檔案管理的需求，龐大的檔案信息資料需要更加高效合理的管理方式進行管理。然而目前大多數檔案管理人員所掌握的技能并不足以使其能夠更好地處理當下所面對問題。管理環節中不僅需要管理人員掌握專業的技術能力而且仍需其通過采取更加有效的管理方法提高員工對檔案管理工作的重視程度，主動積極地參與檔案管理。然而大多數管理人員在實際工作中往往沒有根據實際情況對自身的管理方式進行調整，導致檔案管理工作未能取得預期成果。

3）管理不夠規范。目前大多數企業的檔案管理工作不夠規范，雖然企業的文件制度對管理工作進行了詳細的規定，然而在實際的運行環節中管理人員往往對文件規定的內容沒有足夠重視，更嚴重的根本沒有執行相關管理事項。出現這種現象的原因是管理文件在制定的過程中沒有結合檔案管理過程中的實際情況，使得管理可操作性極差，部分管理措施根本無法應用到實際工作中。無法更好地使用管理方式管理人員便不再重視對文件的執行，形成一種惡性循環。除此之外管理人員在發現員工工作中存在的問題時未能及時進行處理，加強員工對檔案管理所需技能的培訓，導致員工在檔案管理過程中經常出現各種錯誤。

3 工作策略

1）重視管理工作。檔案管理能否實現其重要的價值意義與檔案管理環節中每個參與人員的重視程度緊密相關。在實際的工作化解中部分員工沒有充分意識到檔案管理的重要性，未能主動積極地參與到管理環節中。為了更好地進行檔案管理，需要提高員工對檔案管理的意識，只有員工重視該項工作時其自身會更加投入到日常的工作中，避免工作中出現低級的失誤，并且員工能夠主動反思總結檔案管理過程中存在的問題更好地結合實際情況提出自己的建議，促進了管理制度的創新。員工的重視程度提高有利于更好地執行企業單位的文件制度，使檔案管理工作能夠高效地開展。

2）提高員工素質。員工的綜合素質對檔案管理工作在具體執行環節能否取得好的效果起著決定性作用。隨著信息數據的急劇擴增對檔案管理員工所需的技能要求越來越高，需要員工不斷地學習努力提高自身的專業技能才能在當前的環境中更好地完成檔案管理工作。企業應加強員工技能的培訓，通過內部的專業技能分享或者聘請相關專業人員對員工進行專項指導。員工需結合自身工作中面臨的實際情況有針對性地選擇相應的培訓課程。企業單位需定期開展對員工專業技能的考核，使員工在考核的過程中及時發現自身所欠缺的專業技能，并進行強化訓練提高。除了在專業技能上對員工進行培訓提高，還應加強員工的個人修養讓員工在與同事之間的工作配合上能夠更加順暢，在對管理人員制定的工作內容上能夠堅決執行，并積極主動地參與到檔案管理工作中。

3）創新管理方式。當前檔案管理過程中面對的信息數據類型更加多樣復雜，只有結合目前檔案管理過程中存在的實際問題對管理方式進行創新才能夠使檔案管理工作更好地服務于企業單位的發展。面對傳統的紙質檔案及數字化信息數據需采取不同的管理方式，在檔案的收集、分類、分析、使用環節中選擇更加適合的管理方法提高各環節的工作效率，減少工作中出現問題的概率。創新管理方式使管理人員能夠更加高效地對過程中的問題進行管控約束，能夠制定更加有利于員工綜合素質提升的管理規范，使員工的主人翁意識得到提高，員工更加主動參與到檔案管理環節中為檔案管理提出更加結合實際的創新建議。

3 結束語

在新時期下通過重視管理工作、提高員工素質、創新管理方式，有助于更好地進行檔案管理工作，進而提高企業單位內部管理水平，使管理工作的效率大大地提高，促進了企業單位在管理方式上的創新發展。企業單位更好地使用檔案管理工作所產生的實際價值，實現企業利益的最大化。