人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征

徐 媛

（中化二建集團有限公司，山西 太原 030000）

1 國內外的研究

1）人工智能的概念。對于人工智能來講，在不同的情況下有著不同的深刻含義，主要與其目標有關。有的學者認為人工智能是能夠讓機器智能化的活動，智能則是在生活中有預見的、能夠適當采取應對的行動。國外機器百年計劃的學者認為人工智能與人類的神經系統相關，是一門科學和一系列的計算，能夠采用類似人們的神經系統對環境進行感知，并學習和推理。國內的學者認為：人工智能就是在網絡技術、信息乃至神經學科等科學上研究形成的全新科學領域，是多種科學的集合。可以看出，國內外的學者認為人工智能是一種新型的技術科學，能夠對未來形成重大影響，因此有很大的期望。

2）人工智能在檔案管理中的作用。國外當前已經把先進的AI技術應用在檔案管理過程當中，部分專家甚至能夠使用機器學習的系統進行檔案的數字化、信息提取和檔案的自動分類。一些學者把機器的學習技術應用在電子郵件管理中，創新了檔案管理專家的評估和分類。英國的工業記憶項目利用了機器的學習能力和自動分類技術，對長達100萬字的報告進行了動態呈現，對機器學習數據處理的先進和準確性進行了分類。

國內的檔案和實踐證明了人工智能融入檔案管理的理論和實踐能力，隨著自動化和現代化的不斷發展，研究了人工智能在檔案管理領域的應用，基于自動化的背景對人工智能檢索的智能化進行了分析，提出了人工智能在檔案工作中的應用包括的具體內容應當包含智能鑒定、智能保管和智能利用等，研究焦點轉為在人工智能背景下對檔案從業人員進行發展趨向和能力的要求。當前人工智能、大數據、區塊鏈的發展促進了檔案管理的轉型，提升了管理的效益。隨著新技術與檔案管理的進一步結合，可能會產生一定的悖論和矛盾，所以還需要對技術的本質和邏輯進行研究。

2 人工智能嵌入檔案管理的理論

人工智能能否在檔案管理的領域長期發展下去取決于人工智能嵌入檔案管理的邏輯。在檔案學總，人工智能嵌入檔案管理表現在幾個方面。

1）人工智能的價值是否符合檔案管理的主觀需求。人工智能有巨大的價值，能夠顛覆傳統的技術領域，人工智能從價值論的課題來看，固有的屬性和功能可以成為人工智能嵌入檔案管理的基礎。從價值論的主題角度來講，人工智能作為客體能夠滿足檔案管理主體需要的價值。人工智能嵌入檔案管理之后，不僅僅需要受到內部邏輯的限制，還要受到經濟、文化和社會政治的影響呈現出相應的特征。比如人工智能在檔案管理的不同領域能夠根據檔案管理主體的衡量形成不同的特征。比如恒大集團的檔案平臺基于檔案管理的保密形成了專業的語料庫，滿足了安全方面的要求；科大的語音識別技術針對檔案的搜集、管理進行了技術調整實現了音頻和口述文本的實施輸出，滿足了檔案管理主體在檔案智能化和信息開發方面的需求。

2）信息技術進步是人工智能嵌入檔案管理的基礎。人類社會的歷代技術成果形成了龐大的技術世界，檔案管理和技術世界并不平行，而是互相輔助的，科學的動態管理表現為20世紀中期，電子文件的發展給檔案管理的發展帶來了機遇，計算機信息技術的進步是重要的推動作用。隨著人工智能的發展，計算機的智能化不斷進步，計算機成為幫助人類決策的助手，信息技術的進步成為人工智能嵌入檔案管理的基礎。當前的檔案管理有走向檔案數據管理的趨勢。大數據帶領著人工智能的發展，是人工智能發展的基礎，因此為人工智能嵌入檔案管理的過程提供了優秀的數據和資源。

3）政策的推動。當前我國國務院發布了《人工智能發展規劃》，對人工智能的基礎和關鍵技術進行了探討，自然語言的處理和跨媒體分析推理能夠促進檔案數據得發掘和分析。國家檔案局也與科大公司簽署了戰略合作歇息，在人工智能方面互相合作發展。在管理實踐方面，江蘇省檔案學會對管理創新和技術創新進行了探討，積極尋求與智能企業之間的合作，探索檔案管理的實踐，當前的人工智能嵌入檔案管理實踐方面，一些檔案管理的專利相繼公開，推動了檔案管理智能化的過程。

3 人工智能嵌入檔案管理的應用

人工智能不僅僅存在于技術層面，還帶動著政府的決策。人工智能的嵌入反映了社會的技術擴散和革新，對檔案管理的轉型和創新有著深刻的影響，主要特征表現在下面三個方面。

1）技術擴散與檔案管理的主體。人工智能嵌入檔案管理的首要表現就是技術擴散，一種技術離開而另一種技術在場。技術擴散表現為技術的傳播，或者主體A轉變為主體B，人工智能的嵌入會造成檔案管理領域的技術規則、理論和工作變化，因此有利于構建新的技術范式，繼續推動檔案管理的升級。人工智能的嵌入促進了檔案管理的主體更新和反思，重新界定了人工智能的邊界。一些省份推動了檔案管理的技術和數據的融合，實現了檔案館從手工刀計算機智能管理的轉變。從創新的思路出發，借助檔案智能管理的經驗，推動了智能化的發展。其次通過智慧檔案平臺等辦公平臺推動了業務的協同合作，為人工智能嵌入檔案管理提供實踐基礎。最后，技術支撐了檔案管理的創新發展，也推動了深層次的人工智能與檔案管理的融合，給與了人工智能明確定位。

2）技術革新對檔案管理的凸顯。技術革新是人工智能嵌入檔案管理的體現，檔案管理的場景通過計算機的輔助能夠轉變為人機協作。檔案管理途徑中機器能夠成為管理的主體，有能力和有權形成機器為主要的管理，使得檔案管理中技術的應用更加多元化，通過多元技術融合和跨越機構的合作推動檔案管理的轉型。在實踐中，江蘇省電力公司檔案智能管理中心打造了高度智能化的館庫管理系統，研發出了檔案智能管理機器人，實現了人工智能技術在電力檔案管理中的融合。證券公司利用語言和識別實現了合同的簽名比對掃描工作，也提升了識別的準確度。另外，利用機器的學習和編研工作，實現了對視頻中重要人物的圖像智能識別。

3）拓寬檔案管理職業的邊界。人工智能嵌入檔案管理的時代表現是技術的不斷演進，從技術發展的過程來講，檔案職業是有邊界的，但是這個邊界隨著技術的不斷演進而拓寬。在人工智能嵌入檔案管理后，檔案工作人員進一步提升了技能，通過改變角色的定位和升級職業技能的途徑實現了職業邊界的拓寬。人工智能時代中智能只是最微不足道的，只有引發的社會影響才是不容忽視的。人工智能給檔案管理帶來了新的機遇，在檔案管理職業培訓方面，通過交流見學、交叉任職和專家傳授等方法，按照術業有專攻的原則，能夠打造出一流的檔案管理隊伍。在檔案教育方面，很多企業開設了相關的人工智能課程，相關人員做好了新的要求，幫助檔案工作人員適應業務電子化、檔案數據化和管理智能化等新要求，做好了新的角色定位和智能轉型。

4 結語

2020年的新一屆國際檔案大會主題為“賦能知識社會”，其中的熱門議題就是人工智能，人工智能已經成為當前最重要的內容，對當前以及未來幾年的社會和工作環境造成深刻的影響。檔案管理人員應當在接納新技術的同時不斷打破傳統的限制，對人工智能進行反思，并在技術潮流中堅持創新與傳統的統一，積極學好技術，不斷拓寬職業邊界。