行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考

王 超

（平泉市財政局，河北 平泉 067500）

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的一部分，也在單位的發(fā)展建設當中發(fā)揮著積極作用。單位檔案記錄了，記載了單位發(fā)展建設當中的重要舉措和歷史節(jié)點，也保存了單位工作人員在單位發(fā)展建設當中做出的積極貢獻。對檔案資料進行科學管理和合理利用，有助于為單位總結(jié)成敗得失，積極優(yōu)化內(nèi)部管理措施，提供有效依據(jù)，也能夠為單位的戰(zhàn)略制定和落實提供良好環(huán)境保障。檔案管理科學化管理是一項系統(tǒng)工作，需要事業(yè)單位客觀分析，檔案工作中不科學現(xiàn)象，消除固步自封的發(fā)展狀態(tài)，提出一系列科學化的檔案管理措施，確保檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 行政事業(yè)單位檔案管理科學化的重要作用

檔案管理是一項基礎性強的工作內(nèi)容，具備非常突出的服務性以及管理性特征，在行政事業(yè)單位的改革建設當中，有著不可忽視的積極作用。伴隨信息化時代的到來，行政事業(yè)單位的改革工作也進入到了一個全新階段，面對日益提高的教育改革要求怎樣提升檔案管理的科學化發(fā)展水平，助推單位的科學有序發(fā)展，已然成為當務之急。檔案管理科學化是行政事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的必然選擇，其作用主要體現(xiàn)在：一是適應信息化社會發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)和新媒體設備日益發(fā)展創(chuàng)新不斷的情況下，人們的生活方式和以往相比發(fā)生了極大的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式已然甚至是被時代淘汰，助推檔案管理的系統(tǒng)規(guī)范以及網(wǎng)絡化發(fā)展成為檔案管理的新目標。在這樣的情況下，我們有必要重視如今的社會與科技事業(yè)發(fā)展趨勢，加大創(chuàng)新改進步伐，把提高檔案管理科學化水平作為重點。二是促進并且保障行政事業(yè)單位高效有序運行。從本質(zhì)上看，檔案管理是行政事業(yè)單位發(fā)展史的載體，涵蓋單位過去各個工作落實過程當中的真實情況。領導與單位決策者能夠透過檔案管理，掌握單位基本情況，在此基礎之上調(diào)整以及確定出單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。當然單位領導也可以發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高人才選拔有效性。基層工作人員可以結(jié)合檔案了解過去的工作狀況，及時調(diào)控工作目標，促進自我發(fā)展和提高。三是助推行政事業(yè)單位深化改革。在行政事業(yè)單位改革進入到新階段之后，政務、財務與人員公開成為新時期的必然要求，要達成這樣的要求和目標，就需要構(gòu)建科學民主的檔案管理制度。通過科學化的檔案管理，可以實現(xiàn)對單位發(fā)展狀況的監(jiān)督監(jiān)管，也能夠為單位在未來階段的長效運行指引方向。

2 行政事業(yè)單位檔案管理科學化的有效策略

1）完善檔案管理制度。由于行政事業(yè)單位的檔案記錄了單位過去的發(fā)展歷史和成敗得失，所以不管是單位要進行未來的發(fā)展戰(zhàn)略，都必須要把檔案作為重要依據(jù)和信息來源。檔案管理制度建設的重要性也由此體現(xiàn)出來，信息化時代檔案管理除了要迎合時代發(fā)展潮流之外，還必須把科學化管理落到實處。科學化管理得以實現(xiàn)的基本條件就是制定科學全面和規(guī)范性強的檔案管理制度，為檔案管理的推進實施提供約束和保障條件。在檔案管理制度的制定方面，行政事業(yè)單位首先需要對當前的工作現(xiàn)狀進行研究，對國家針對行政事業(yè)單位檔案管理的一系列制度規(guī)范進行深入研究和科學解讀，在這之后還必須考慮到本單位檔案管理的具體情況，確定出全面規(guī)范和科學的檔案管理制度。需要特別注意的是，檔案管理制度必須對單位領導有很強的約束力和指導作用，又能夠?qū)ζ胀▎T工的工作行為起到一定的規(guī)范和指導作用，真正把責任明確到個人身上，落實考核制度。在制度的執(zhí)行過程當中需要做好全面監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)行為，必須嚴厲懲處。

2）促進管理的信息化。如今我們所處的社會是一個高度信息化社會，在這樣的社會條件下，各項事業(yè)的發(fā)展都離不開對信息化社會的適應，哪怕是行政事業(yè)單位的檔案管理，也需要加快信息化發(fā)展步伐。檔案管理科學化的一項重要措施，就是實現(xiàn)檔案管理的信息化，只有這樣才能夠給行政事業(yè)單位在新時期的創(chuàng)新改革指引明確方向，為單位的長遠建設服務。信息化建設是一項系統(tǒng)工程，為了有效達成信息化建設目標，一方面行政事業(yè)單位需要在檔案部門建設當中增加資金上的投入，并把資金用到現(xiàn)代技術(shù)設備的采購以及檔案管理信息化系統(tǒng)的配備和優(yōu)化設置方面。在配備了完善的硬件設施，比如計算機、掃描儀等之后，還必須根據(jù)單位檔案管理情況，選用先進的檔案管理信息化系統(tǒng)，并在軟件的篩選環(huán)節(jié)充分考慮到性能和各個管理模塊的安排。在建設了檔案管理系統(tǒng)之后，需要及時導入檔案信息，促進檔案管理電子化和智能化處理，同時也確保檔案利用的效率。另一方面，要把維護檔案管理的安全作為重中之重，做好加密處理安裝防火墻以及其他的信息防盜技術(shù)，并設置好系統(tǒng)的權(quán)限，維護信息 安全。

3）打造優(yōu)良管理環(huán)境。行政事業(yè)單位作為重要的服務機構(gòu)，在承擔職能的同時，也必須把檔案管理的落實作為重點，認清檔案管理，在單位當下和未來發(fā)展當中扮演的角色，增加人力與財力上的投資，有效改善檔案管理的相關條件，在優(yōu)質(zhì)和諧的檔案工作環(huán)境當中，處理好檔案管理的各個事務，為檔案管理的科學化發(fā)展奠定基礎。在建設良好檔案管理環(huán)境方面，必須要做好如下幾項工作：依照標準構(gòu)建專用檔案數(shù)據(jù)庫，并配備專門的檔案柜；配置消防滅火等設備，維護檔案安全完整；把檔案管理的工作室以及閱檔室分離配備，以免相互影響；配備有專業(yè)完善的計算機網(wǎng)絡設備，在檔案管理科學化建設當中增加資金方面的投入，糾正不良工作態(tài)度，奠定檔案管理的科學化發(fā)展根基。

4）培養(yǎng)科學管理人才。為了加快行政事業(yè)單位改革發(fā)展的步伐，為新時期單位的改革發(fā)展提供動力，必須在檔案管理方面加大研究，建設高素質(zhì)的檔案管理工作團隊，同時為檔案管理科學化目標的達成提供一系列的保障條件。在檔案管理人才的培養(yǎng)當中，需要將管理水平與專業(yè)技術(shù)水平作為重要考量內(nèi)容，定期開展業(yè)務培訓，提高檔案管理人員對檔案管理科學價值的認知，跟上時代發(fā)展的步伐，更新和了解更多的檔案管理新技術(shù)與新手段，真正做到與時俱進。另一方面要做好對檔案管理人員的思想政治教育，引導其形成良好的職業(yè)操守，強化責任感，改變過去工作當中敷衍應付的不良情況，始終明確各自的責任和使命，實現(xiàn)人盡其才，并維護整個隊伍的穩(wěn)定。

3 結(jié)語

隨著當代科技的迅猛發(fā)展，我們逐步進入到一個全新的信息化時代，信息呈爆炸式增長，信息管理的難度和要求越來越高。但是行政事業(yè)單位對檔案管理科學化的認知還沒有到達一個較高的水平，所以需要行政事業(yè)單位適應，如今的信息化時代積極采取科學化措施提升檔案管理的科學性，提高對信息化時代的適應能力，滿足單位在新時期的改革建設要求。檔案管理的科學化影響深遠，且對檔案管理工作的要求極高，需要完善管理制度，優(yōu)化工作環(huán)境，也需要積極培育高素質(zhì)的檔案管理人才為提供多方面的支撐和保障。