醫院物資采購管理系統的應用與實踐探究

周杰紅 劉亞梅* 北京市垂楊柳醫院信息中心

關鍵字：物資采購 系統管理 應用研究

現有醫療行業高速發展的情況下，應對現有國家對醫療行業嚴加管控及高要求的情況下，利用現有計算機手段，通過信息化管理將對醫院醫療物資采購流程進行全面規范化管理將對實現對醫療物資的安全采購及保障及時性發揮了積極作用。醫院面臨的重要問題是耗材的管理，從采購入庫到出庫記帳等整體流程沒有控制及監管，造成管理漏洞頻出，是目前亟待信息化管理解決的重要問題。這些年，我國醫院物資采購大多采用了計算機信息管理系統，對提高物資采購效率及保證物資采購的有效性發揮了積極作用。以下將對醫院物資采購系統設計及應用相關情況進行說明，具體如下：

一、醫院物資采購系統說明及分析

結合現有醫院常用的采購系統，其主要的功能及目的在于實現對醫院物資采購過程的系統化及規范化管理。即系統在現有醫院物資采購的基礎上，對其業務流程進行了細化，從招標、采購及入庫驗收、出庫，二級庫房管理、記費等實現了全過程的控制與管理，同時也使得整個物資采購實現了各個環節的監控，極大的提高了采購效率并保證了物資的采購質量。結合現有醫院所使用的物資采購系統而言，其主要包括采購目錄管理、計劃、訂單、入庫、申領、出庫等環節。為保證系統的正常維護，配置了系統查詢統計及維護等功能。如下圖1所示：

圖1 醫院物資采購管理系統結構圖

二、醫院物資采購系統主要功能介紹及說明

結合以上所述的醫院物資采購系統，該系統通過對物資進行全方面的管理控制，可實現對采購過程的全方面管控，具體而言，各個管理模塊及功能主要包括以下幾個方面：

1、采購目錄管理；醫療物資采購目錄管理主要是對醫院醫療物資的中標目錄、采購目錄和供應商目錄進行維護與管理，是整個軟件系統的基礎。該目錄是整個醫院醫療物資采購管理流程的基礎，通過對目錄的管理，避免目錄外醫療物資違規采購，杜絕目錄內醫療物資屬性的隨意更改，實現了對醫療物資采購范圍與采購途徑的有效管控。

2、采購計劃管理；該模塊主要包含醫療物資采購計劃申請與審批兩大功能。根據臨床科室的醫療物資實際使用情況，對采購目錄范圍內的醫療物資庫存量進行上下限定義，使醫療物資采購人員制定出計劃內醫療物資采購計劃單，同時還可以因突發情況緊急制定出臨時采購計劃單，從而大大提高了采購員的工作效率。同時還可以根據審批級別權限查看計劃單當前處于何種狀態或計劃單已審批至什么程度，實現了醫療物資采購計劃審批的流程化與自動化。

3、采購訂單管理；該功能模塊主要是將審批完成后的采購計劃按供應商進行自動歸類生成采購訂單，借助手機短信或電子郵件將采購訂單信息分發給物資供應商.使其能夠及時、準確的掌握所需采購醫療物資的信息。并做出快速響應。改變了以往靠電話或郵寄訂單的傳統模式，提高了工作效率與準確率.同時還可以追溯采購訂單分發時的供應商回復情況.避免了雙方因溝通不暢而相互推卸責任的現象。

4、采購入出庫管理；當供應商將醫療物資組織完成并送達至醫院后，醫療物資庫管員根據送貨單或發票信息將所有采購來的醫療物資.包括名稱、規格、單位、批次、數量等信息錄入到醫療物資庫房管理系統中，由于工作量大、責任心不強，導致醫療物資庫存信息更新不及時，嚴重影響了病人的臨床應用。該模塊針對上述問題，通過由庫管員核對并確認送貨單與采購訂單一致后，將訂單自動轉成采購入庫單進行人庫處理，同時更新醫療物資庫存信息，解決了醫療物資庫房系統中采購入庫手工錄入的弊端，減少了物資手工錄入所出現的差錯，提高了工作效率。

5、高值材料追溯管理

從高值耗材的申請準入到使用，實行全過程審批跟蹤管理，跟蹤到最終患者的使用環節，并做到同醫囑核銷。可結合病人可承受能力等，支持科室對高值耗材的使用提出反饋意見，能算出目前醫療材料比值，規范管理。

6、系統查詢統計；該模塊主要提供醫療物資采購、供應商目錄查詢。醫療物資庫存、上下限量查詢，醫療物資采購計劃申請單、審批單、訂購單狀態查詢，以及醫療物資人、出庫單據查詢等功能。各級用戶可以根據相應的權限設置進行信息瀏覽和數據查詢，同時系統還根據不同的用戶與醫院管理者的需要自動定期生成各類統計報表，將各類錯綜復雜的數據通過匯總、篩選、透視的方式展現在用戶面前。該功能的實施將對采購人員、倉庫管理人員對庫存進行盤點、對采購物資進行統計將具有積極意義。

7、系統設置維護；為了提高系統的可維護性和可擴展性，便于用戶操作使用，設置用戶權限分配、公共字典 維護、系統參數設置、數據結構管理以及數據備份與恢復等。通過使用該模塊可以使用戶快速完成系統初始設置與日常運行維護工作。同時，利用該系統，在具體實施中可通過權限設置對使用流程進行優化，對系統的自動化管理及優化采購具有積極效果。

三、應用效果及分析

結合現有醫院物資采購管理，我國一些醫院普遍采用信息化采購管理系統，對規范醫院采購流程、保證物資的及時供應及實現采購過程的信息化智能管理發揮了積極的作用。我院在2018年引入信息化采購管理系統后，使得物資采購流程得到了有效優化。與以往采購相比，我院引進采購系統后，采購效率有了顯著提升。與此同時，該系統的引進，使得我院物資采購過程的審批變得更加的快捷，更符合現有大力提倡的無紙化辦公的要求。利用該系統的統計功能，實現了采購情況的快速查詢，高值耗材全過程跟蹤。也使得采購相關人員及時掌握物資信息并提出采購計劃，對醫院的日常經營起到了積極保障。

四、結束語

綜上所述，從醫院采購管理而言，及時有效對物資實施采購將對醫院的日常經營及保證服務質量具有積極意義。面對現有醫院采購物資種類多及采購量大等特點，采取先進的采購技術對物資進行采購將具有積極意義。本文結合現有情況，以我院為例，對我院所采用物資采購系統的基本結構及特點進行了介紹，并在此基礎上對物資采購實施該采購系統的應用優勢及效果進行了分析，其目的在于優化醫院物資采購管理過程，并對該系統更好的使用提供參考及借鑒。