檔案信息化建設(shè)探析

◎曾艷

檔案是一個(gè)組織的基本資料，傳統(tǒng)檔案管理停留在紙面上，檔案形式單一直觀，隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為主要趨勢(shì)，特別是在通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段出現(xiàn)后，更是為檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，只有不斷創(chuàng)新發(fā)展，用現(xiàn)代化的信息科學(xué)技術(shù)做好檔案管理工作，才能有效提升檔案管理能力水平，發(fā)揮好檔案信息作用，實(shí)現(xiàn)信息的快速處理、管理、開發(fā)和共享，檔案信息化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、檔案信息化建設(shè)必要性

1.檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求。

檔案部門管理的檔案是綜合性的，其中大部分來源于行政部門、事業(yè)單位等形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像等相應(yīng)資料，通過集中的保存，形成量的積累，達(dá)到有效利用的目標(biāo)。從目前來看，行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步非常快，在新技術(shù)推動(dòng)下，政府機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位都開通了網(wǎng)頁，整體信息都放到網(wǎng)上，在網(wǎng)上公開發(fā)布，而政府與公眾互動(dòng)也放到網(wǎng)上進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)處理，網(wǎng)上有著大量公文、信函、法規(guī)、法令，更有各種黨務(wù)文件。在這種背景下，如果單位依賴傳統(tǒng)的收集保存方法，則無法完成檔案工作，只有全面與時(shí)俱進(jìn)，通過電子文件保存的形式在網(wǎng)上進(jìn)行檔案信息處理，才能跟上政府的腳步，時(shí)代的發(fā)展。隨著數(shù)字化、在線支付等的電子化，電子檔案越來越多，這也就直接對(duì)開展檔案信息化建設(shè)提出了最為迫切的時(shí)代要求。

2.檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。

隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案部門也需要跟進(jìn)時(shí)代，科學(xué)有效處理好好管理的檔案。從當(dāng)前的情況看，還有一部分檔案管理停留在紙質(zhì)檔案上，沒有跟上時(shí)代，管理方法還是手工管理模式。而時(shí)代的發(fā)展，各種電子化、數(shù)字化的檔案越來越多，所形成的大量電子文件、電子檔案還不能全面良好的處理，針對(duì)電子化發(fā)展還呈現(xiàn)出束手無策，無能為力的狀態(tài)。檔案部門要想在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化大潮中求發(fā)展，則需要跟上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最大化的發(fā)揮檔案作用，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為時(shí)代的必然。

3.檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求。

檔案需要體現(xiàn)其功能價(jià)值，通過有效的信息開發(fā)、處理、傳遞與利用，全面實(shí)現(xiàn)檔案功能價(jià)值，為各行業(yè)建設(shè)服務(wù)、為社會(huì)進(jìn)步服務(wù)。檔案部門是綜合性的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，要在工作中不斷創(chuàng)新形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的全計(jì)算機(jī)化，確保信息存儲(chǔ)數(shù)字化、電子化，這樣，才能方便查找與利用，實(shí)現(xiàn)信息采集實(shí)時(shí)對(duì)比更新，最大限度發(fā)揮檔案作用。

二、檔案信息化建設(shè)面臨的困難

1.管理人員技術(shù)水平滯后。

隨著時(shí)代發(fā)展，信息化建設(shè)，檔案載體形態(tài)和記錄方式也多元化，電子化、數(shù)字化取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，當(dāng)前，紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案形成并存格局，檔案信息需要向更加深層的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，形成資源變換，但是，當(dāng)前，一些檔案人員沒有跟上時(shí)代，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，多數(shù)檔案員停留在原始手工操作水平，這種情況就嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

2.檔案信息資源開發(fā)手段落后。

檔案信息化建設(shè)最主要的工作就是對(duì)資源的開發(fā)建設(shè)，一是需要對(duì)現(xiàn)有館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)；二是電子文件存檔與電子檔案的科學(xué)管理。技術(shù)的創(chuàng)新與進(jìn)步，檔案館（室）雖都普遍配備計(jì)算機(jī)，但大多僅停留在利用微機(jī)進(jìn)行檔案目錄管理，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒有跟上發(fā)展，影響到了檔案的查詢與利用，檔案資源開發(fā)不理想，手段落后。

3.技術(shù)支撐存在差距。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要通過技術(shù)支撐才能完成，全面做好技術(shù)跟進(jìn)是關(guān)鍵，技術(shù)支撐更是信息化建設(shè)重要前提條件。當(dāng)前情況看，檔案信息化建設(shè)技術(shù)支撐并不足，與預(yù)期設(shè)想還存有差距，比如說，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、網(wǎng)上檔案組織技術(shù)、檢索查詢技術(shù)、互動(dòng)體驗(yàn)技術(shù)等還不能完全發(fā)揮作用，一些操作人員也不熟悉、不掌握現(xiàn)代技術(shù)，影響到了技術(shù)作用的發(fā)揮。另外，當(dāng)前的技術(shù)開發(fā)也并不完善，忽視文件、檔案管理需求，難以直接用來管理電子文件和數(shù)字化檔案。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1.制定檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)。

檔案信息化建設(shè)較復(fù)雜，整體看是龐大系統(tǒng)工程，只有不斷創(chuàng)新思路，才能建立起有效的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，滿足檔案應(yīng)用需求。這就要求需要全面進(jìn)行統(tǒng)籌，確保檔案信息化建設(shè)更加有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)，一步一步建立全局性網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用格局。為了實(shí)現(xiàn)檔案共享，則需要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫格式，確保檔案信息存貯和著錄格式相當(dāng)兼容，有效建立整體的網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，保證信息化處理更加規(guī)范合理。要全面兼顧國際接軌，通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，形成協(xié)調(diào)、統(tǒng)一的電子格式，為檔案信息資源共享奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案信息儲(chǔ)備和技術(shù)管理。

檔案信息量較大，需要進(jìn)一步明確檔案的范圍，只有經(jīng)過組織管理的、具有開發(fā)價(jià)值的，具有一定數(shù)量的信息才能構(gòu)成信息資源，檔案信息化建設(shè)重要任務(wù)是狠抓信息儲(chǔ)備，這樣才能形成規(guī)模效應(yīng)，確保檔案應(yīng)用發(fā)展。檔案信息化建設(shè)需要嚴(yán)格選擇，使有開發(fā)價(jià)值的信息源源不斷進(jìn)入檔案信息資源的范疇。重視歸檔與接收，"坐等收集"與主動(dòng)收集相結(jié)合，注重信息資源再生和開采。

3.探求更優(yōu)的檔案保密和檔案安全解決方法。

檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)工作，需要保證安全，保證全面，這樣，才能有效服務(wù)各行業(yè)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展。檔案部門盡最大能量開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息的共用共享。安全問題最為重要，只有全面遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)，才能避免出現(xiàn)信息丟失，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。檔案管理人員要有保密意識(shí)，認(rèn)真對(duì)檔案信息做鑒定，全面確定檔案密級(jí)范圍，強(qiáng)化管理能力與創(chuàng)新方法。

4.建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的隊(duì)伍。

要想管理好檔案，則需要建立良好的隊(duì)伍，一是理論結(jié)合實(shí)際提升隊(duì)伍素質(zhì)。將先進(jìn)理論與檔案工作實(shí)際結(jié)合，加強(qiáng)教育與培訓(xùn)力度，讓相關(guān)人員感受信息化給工作帶來的方便與靈活，充分開展信息化咨詢、培訓(xùn)和宣傳，確保檔案信息化工作能夠快速開展。二是掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)方法。要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，使相關(guān)人員掌握先進(jìn)的方法手段，讓檔案管理人員深入學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，了解檔案管理工作各環(huán)節(jié)，重點(diǎn)掌握自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)和所操作的系統(tǒng)功能模塊技術(shù)，并能熟練運(yùn)用。

四、結(jié)束語

新時(shí)代，全面加快檔案信息化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的必須，只有全面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)，做好調(diào)查研究，抓住良好的發(fā)展機(jī)遇，加大投入，增配設(shè)施，才能為檔案的信息化建設(shè)打好工作基礎(chǔ)，使檔案信息化管理邁上新臺(tái)階。