科研院所項目經費規范化使用與管理探索

◎顧文婷

一、科研院所項目經費管理的重要意義

其一，從項目立項到結題驗收，項目經費管理貫穿始終，通過經費管理，用好有限的科研經費發揮出最大效益，成為科研經費管理的最終目標。

其二，規范科研經費使用和過程控制，對開展科研領域的反腐倡廉、風險防控和監督機制建設具有重要意義。

其三，項目經費管理是否合理，直接關系到科研院所的長遠發展。從短期來看，運用得當可充分調動項目研究人員的科研熱情和工作積極性，保證科研項目及時高質量完成。從長遠來看，有利于科研院所科研水平的提升和學術地位的提高。

二、科研院所項目經費使用中存在的問題

1.差旅費、會議費、專家咨詢費問題。

存在不按規定執行，在項目經費中超額或超標準報銷；存在列支與項目非直接相關的費用等違規行為；存在采用虛開會議費發票、虛構參會人員名單冒領專家咨詢費等方式套取、挪用、侵占科研經費等違法、違紀行為。

2.儀器設備購置、元器件原材料采購問題。

在采購申請審批階段表現為：采購項目與科研活動不相關；重復采購科研院所已有設備、材料；采購數量不合理，技術要求不科學、不合理；擬選擇的供應商或商品不合理。

在實施采購階段表現為：供應商注冊資金規模小，無資質，信譽差，超出代理授權及經營范圍，產品質量不能滿足要求；聯系人不是供應商合法代理人；供應商與采購相關人存在裙帶關系，影響了采購的客觀公正性；采購價格明顯高于市場價格；簽訂顯失公平、有損本單位利益的合同或技術協議。

在控制驗收階段表現為：貨物以少充多，以次充優，與采購文件不符，配置不全，安裝、培訓不到位；虛假采購。

在費用報銷階段表現為：存在會計憑證后所附原始單據不完整；未建立和執行專用材料領用審批手續等現象。

3.外協外包問題。

在組織設計方案評審及審核外協外包時，存在個別外協外包事項虛假、價格虛高的現象；在供方選擇時，存在利益關聯方進入外協供方的現象；合同審批時，存在合同條款設置不合理性、經費使用不合理性等情況。

三、完善科研院所項目經費規范化管理的對策

1.科學制定和不斷完善項目經費管理制度。

第一，建立項目經費相關配套制度，將重點放在科研資產管理、采購管理、合同管理等業務上，細化管理顆粒度，從頂層指導增強管控力。

第二，完善整個項目經費管理制度體系，保證每項科研經費制度管理的同步協調，各個環節做到無縫銜接。

第三，當相關制度的發生修訂后，應及時梳理實施業務流程，確保滿足職務分離不相容原則，保證經費管理的有效性。

2.建立項目經費長效協同管理機制。

應加強單位內部財務、科研、設備管理、材料采購部門的協同合作，實現各個部門之間的溝通交流與信息共享，同時發揮院所內部審計部門的監管力量，及時發現問題及時糾正，進而形成經費管理的快速反應機制。

3.加強費用報銷規范管理。

制定《差旅費管理辦法》、《會議管理辦法》等制度。對于差旅費支出，需要實行審批制度，確保公務出差業務真實；對標制度規定，嚴格執行，杜絕超標報銷。對于會議費、專家咨詢費支出，報銷時應提供會議審批單、預算、會議通知、與會人員簽到表等必要資料，杜絕利用虛假會議套取科研經費。

4. 優化合格供方評審和動態管理流程。

需要對供方提供產品的能力進行評價，以對其進行擇優選擇。評價內容包括產品質量與價格、交貨情況、質量管理體系的質量保證能力、后續服務與支持能力、履約能力、有關財務狀況、提供同類產品的顧客滿意程度等。對確定為不合格的供方應從名錄中刪除，并通知需求部門停止選用其產品。采購產品的供方一定要在單位的合格供方名錄中，由質量管理部門組織評價決定是否將其列入單位合格供方名錄。每兩年組織對所有供方進行一次復評價，依據供方實際業績和質量保證能力的變化進行動態管理。根據評價結果及時更新合格供方目錄，確保其適用性和有效性。質量管理部門負責建立、維護合格供方動態管理數據庫，實施動態管理。

5.規范采購過程管理。

（1）在采購申請審批階段，主要審核采購必要性，論證采購可行性。

采取如下防控措施：申請部門進行內部審核；項目主管部門從與科研活動的相關性角度進行審核；建立責任追溯機制，強化相關人的責任意識。

（2）在實施采購階段，主要審核供應商資質，確定供應商，簽訂經濟合同。

采取的防控措施如下：加強對申購部門的工作宣傳，提高其責任意識；審核供應商資質，查看原件，保留復印件，優先選擇行業內知名供應商、制造商、國內總代理、地區總代理、大中型國有企事業單位進行合作；建立合格供應商信息庫，動態更新，淘汰不合格供應商；采取委托公開招標的形式采購，采取不少于3 人的采購小組實施采購；采購小組從商業信譽、產品品質、價格等方面綜合考慮，由采購小組提出建議，報請所領導批準后確定供應商；擬定標準合同、技術協議文本。

6.加強入所驗收和入庫規范管理。

第一，明確入所驗收條件，強化過程控制。采購產品由檢測部門和裝調部門負責驗收工作，按照《采購控制程序》和《過程和產品的監視、測量程序》執行。入所檢驗時，對照采購計劃對采購產品的供應商、型號、質量等級等進行嚴格核實。

第二，明確產品入庫條件，加強庫房管理。各部門劃定專用區域作為專門的倉儲區域，所有物料必須明確標識名稱、規格型號、數量及用途。建立物料管理臺帳，對于入庫、在庫和出庫情況詳細記錄，做到帳、卡、物相符。倉儲管理人員應進行循環盤點并配合有關部門做好盤點作業。通過對庫房的有效管理，可以防止國有資產流失，避免存儲條件不具備等造成經濟損失。

四、結語

綜上所述，項目經費管理是一個不斷強化的過程，可完善的地方還很多。我們應該充分重視項目經費規范化使用與管理，將其作為推動新產品、新項目研發順利開展的重要保障，有力地促進國防科技創新和發展。