公積金歸集檔案管理工作淺析

文| 楊 斌

住房公積金檔案泛指住房公積金業務辦理過程中產生的各種歷史記錄，住房公積金業務分為歸集、提取、貸款三大類，隨著業務創新，業務量的增加，業務種類的越來越多，業務檔案的管理工作也面臨更高的要求。本人作為歸集處室檔案管理人員，在工作實踐中有一些心得體會和研究，與同行共同探討。

歸集業務檔案的種類

歸集是公積金業務的源頭，歸集上量才能有利于提取和貸款以及后續的還貸業務的開展，我市歸集業務檔案種類2014年以前以開戶繳存，職工信息變更，年度基數調整，錯繳調賬，異地轉移為主，2015年以后隨著公積金業務的創新和發展，增加相關的異地貸款審核，非正常業務報批，法院凍結及解凍、異地轉移接續單、暫存代理開戶等相關業務。隨著歸集業務的倍級增加，相應的檔案種類越來越復雜，歸集處室的業務檔案管理歸類工作的重要性日益凸顯。

歸集業務檔案的作用

1.是住房公積金管理規范化的基礎。住房公積金為繳存人所有，牽扯到廣大職工的切身利益，歸集業務涉及單位開戶繳存，比例調整，職工賬戶轉移，年度結息等信息，歸集業務檔案作為相關業務的載體，為管理規范化打好基礎。

2.是職工維權的依據。隨著職工維權意識的增強，公積金歸集檔案對繳存人作用越來越重要，因為歸集檔案全程反應了職工繳存額度、繳存時間、繳存基數的變化，是繳存人公積金繳存情況的真實反映，當職工與用人單位因繳存額度存在糾紛和爭議時，開戶資料以及繳存變更原始資料可以為職工提供合法有效維權依據。

3.是構建繳存單位誠信體系的重要組成部分。公積金開戶繳存檔案較全面反映了繳存開戶單位營業范圍、社保，基本賬戶，法人，職工等的真實情況，足額按時為職工繳納公積金是開戶單位應盡的職責和義務，一些小微企業（低于5人）鉆歸集制度的漏洞，貸款成功即辦理封存停繳，客觀上形成騙貸嫌疑，針對這種情況我們在單位開戶繳存檔案中對一些小微企業，為防范繳存風險增加繳存承諾書，承諾按時足額繳存公積金，并建立誠信檔案，便于跟蹤調查。

歸集檔案管理存在問題

隨著公積金事業的發展，歸集業務量和歸集業務種類越來越多，實際工作中對歸集業務歸集檔案的管理有了更高的要求。本人梳理一下存在的主要問題：

1.缺少統一規范。目前歸集檔案的管理是學習相關處室，對資料的歸檔，目錄，封皮沒有統一要求。

2.管理不專業。公積金歸集檔案是單位全部檔案的一部分，不能專業專職管理，本人就是到歸集處工作后在完成相關工作后抽空學習同類處室，不斷摸索和請教同事來進行歸集檔案的歸檔管理工作。

3.配套設施不健全。歸集檔案的歸檔工作是在現有辦公場地完成，無法達到標準的檔案保管和存放要求。另外歸集業務因其特殊性存在系統操作明細導出困難以及導出明細與實際辦理業務順序不符的問題使有些歸集檔案建檔困難，無法合理排序并列出明細。

4.利用率不高。歸集檔案查詢使用大部分是職工與單位發生糾紛時，也有少數是為了核對業務原始數據，稽核業務。

加強歸集檔案管理的幾點建議：

1.加強硬件設施建設。使用和建立專業規范的檔案柜，檔案室（存在一定困難），使其保管環境達到“八防三無”（防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠、無霉變、無遺失、無差錯），提高檔案管理水平。

2.加強對檔案管理工作的重視程度。歸集檔案是維護繳存人合法權益的重要依據，公積金中心提供合法有效原始依據保護繳存人合法權益是職責和義務。因此保存并管理好歸集檔案也是一項重要工作，檔案管理人作為具體工作承擔者擔負者重要責任。

3.規范管理歸集檔案。建議建立完善的規章制度，定期進行培訓和交流，使市本級和各管理部按照統一模式管理（分類、整理、排序、裝訂等），以適應不斷變化的歸集業務。

4.建議提高歸集檔案的數字化管理。2018徐州公積金中心業務系統升級，提取和貸款的電子檔案已經配套成熟，而歸集檔案因歸集業務的特殊性，目前除開戶繳存業務目錄明細可以導出與紙質檔案配套歸類，其余信息更正、年度基數調整、異地轉移尚不能同時導出數據，相關業務資料歸檔后沒有便捷的明細導出，不利排序查詢建立索引，建議領導和信息處重視對這塊程序的改進。

5.充分發揮歸集檔案的社會功能。建議拓寬歸集檔案服務范圍，完善繳存人歷史繳存信息，讓繳存人通過相關的服務平臺（微信、支付寶、網站、個人網廳）可以方便查詢調用，讓繳存人對自己的繳存時間、繳存基數、繳存額、提取額、余額清楚了然，讓歸集檔案不僅用于調查取證解決糾紛，而且能幫助繳存人合理規劃購房還貸，讓職工繳的放心，用的舒心。以上是本人在歸集檔案管理工作中的一些體會和思考、對問題的建議、解決辦法，其中一些建議已經得以實施并取得良好效果，現總結出來與廣大同行切磋探討。