辦公流程標準化在提升企業管理水平中的作用

◎ 原曉令

一、什么是辦公流程標準化

辦公流程標準化是在公司管理模板標準化，分類編碼標準化、圖形標識標準化、生產管理標準化、質量管理標準化的基礎上，以辦公信息系統為平臺，開發建設涵蓋各個崗位和主要管理業務的辦公流程，公司的各個業務運轉全部通過信息化系統以流程的形式運轉完成。

對財務核算和預算分析、物資和倉儲、人力資源、生產運行系統的運行數據，在辦公系統在同一入口、同時運行、同口徑考核。同一入口即登錄端口統一為辦公信息系統；同時運行即運行業務系統同時以流程記錄，同一出口即考核評價標準統一，以系統計分結果為準。

1.日常業務流程化。

公司標準化體系建設了包括黨建、安全、經營、施工、管理等事項共943個流程，在日常業務流程全覆蓋的基礎上，突出了采購、預算、市場經營等重點核心內容，建成了有機聯系的業務網絡。

2.維修工藝圖示化。

標準化體系編制了工藝標準化手冊，對維修班前班后安全技術交底提出了標準，共編制標準化維修圖示化工藝流程89個。通過維修工藝圖示化，對設備運行、設施安全、保障措施以圖示直觀展現，提高了風險防范和隱患排查能力。

3.區域功能可視化。

標準化體系規定了船舶三級管理對象區域標識的標準，以標識、標牌、標線、操作規程、須知為支撐，在流程中體現圖片化展示區域功能并進行管理。截至目前，標準化體系共編制了47個可視化標準流程。

4.船舶操作規范化。

全面標準化體系設定了船舶航行操作、主要機械設備操作、消防救生設備操作規程，編制了36個操作工藝流程，要求船員嚴格按照標準化規范操作，達到了船舶操作規范化的效果。

5.船容船貌整潔化。

全面標準化體系對船容船貌提出明確要求和標準，編制了53個標準化流程，實現了船員工作和生活區清潔、整齊。

目前標準化體系覆蓋了公司業務運轉、決策支持、工藝工序、區域管理、操作規范等主控要素，實現了公司資源量化基礎上的優化。

二、辦公流程標準化在提升企業管理水平中發揮的作用

1.直觀有效的決策支持。

辦公業務全部實現流程化，從員工發起流程，按流程節點的要求說清楚動因和依據，上傳支持材料，逐級審核，按分工完成職責內的表單填寫和材料上傳，信息完整直觀反映到上層，決策的依據通過流程可以追溯到最底層，實現了最直觀有效的決策支持。

2.精準統一的業務指導。

辦公流程標準化通過將業務工作的規則分解為詳細的步驟，將制度規范、管理要求落實到表單控制，對完成時間加以限制和提醒，員工在什么崗位上做什么事都有較為客觀、合理的工作流程指導，只要是這個崗位、這個角色，他所帶來的經驗、積累、資源也會通過流程固化下來，新員工通過標準化流程可以很快適應崗位要求。

3.客觀公正的業績考量。

借助標準化流程辦公，對員工工作業績以流程的數量和質量作為考核指標。流程按對公司管理提升、經營保障的貢獻分類，每一類賦予相應的分值，流程中各個步驟又有權重分，對職業判斷、技術水平依賴高的步驟權重分高，相應的其他動作權重較低一些，比如審核類、審閱類權重較低，傳閱、歸檔、請假等步驟為0權重。

在辦公系統中駁、退、返均作為負值指標計入考核。

業務人員在其他系統中錄入和操作會換算成相應步驟在OA系統記錄，如財務會計填制憑證、審核報表、轉賬結算；物資采購編制采購計劃、尋找供應商；市場人員搜集招標信息、編制標書和方案；安全部門開展體系檢查、收集體系文件，這些數據全部換算成標準化辦公流程，同樣賦予分值和權重。

4.閉環嚴密的運行管理。

標準化體系通過流程的運轉和相互嵌套，實現公司事務運轉的閉環化，即PDCA管理循環。

通過標準化體系將業務流程化、措施具體化，行為標準化，員工形成圍繞事項工作的全過程閉環管理。

任務運轉閉環化、風險控制過程化，實現了以公司任務為大循環，團隊任務、員工任務為逐級向下的循環，上一級循環是下一級循環的依據，下一級循環為上級循環的貫徹落實具體化，公司各項工作有機聯系，實現目標一致、團隊協作、溝通順暢。

5.標準化平臺實現了內控有效支持。

以合理的控制措施將風險控制在可承受度內，是內部控制的主要職能。標準化的系統平臺提供了內控措施的有效支持：

流程設計符合內控要求：按職能分工和權限分配，結合不相容職務分離的控制要求，在決策與執行、采購方案與采購執行、施工計劃與組織、施工組織與竣工驗收等環節綁定相應的角色，根據公司授權體系，設計審核審批流程，根據投標經營復盤流程實現

6.流程運行與制度建設相輔相成。

制度與流程的關系，如同實體法和程序法的關系。制度是實體法，規定了具體的權利義務，而流程好比程序法，規定了制度中所要遵循的程序。

公司的規章制度以流程的形式形成約束節點、控制指標，流程化的工作以制度來保障，又避免了流程隨意、步驟無序和授權無控。

在標準化流程的運轉過程中又會發現有些制度與現實不符、難以執行等漏洞，這時候需要反過來修改制度、細化制度、補充制度，形成由制度建流程，由流程改制度的良好循環。

三、不折不扣執行標準化，實現企業管理智能升級

標準化并不是高端深奧的科技成果，而是嚴格的管理手段和管理思路。

四、結束語

全面標準化體系建設是以高標準高要求實現企業高效、規矩運行為目標，達到資源配置數字化、運行管理智能化。為保證標準化體系順利推進，通過優化工作流程，對標國家標準，廣泛收集其它領域成果，形成同一口徑制定標準，通過持續監督檢查，及時修改和補充體系標準。這一從管理哲學、制度架構到業務功能實現的，層次清晰、穩態動態融合的標準化辦公流程，成為公司全面開拓市場，提升運營能力和水平，增強抵御風險的能力有效治理工具。