淺析信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

劉季馳

（中國共產黨科爾沁右翼前旗委員會巡察工作領導小組辦公室，內蒙古 興安盟科右前旗 137713）

檔案是記錄原始信息的有效憑證，對社會發展和人類進步都發揮著重要的指導作用，且檔案的存儲在未來社會發展過程中也發揮著借鑒功效，隨著當前信息化程度的較大提升，其在檔案管理中更是不可或缺。

1 檔案管理歸檔整理分類現狀

1）檔案整理理念相對落后。許多單位當前仍然以傳統的模式進行檔案的整理，缺乏現代化管理指導思想和分類歸檔思想，特別是現代化的歸檔思想對其發揮著重要的指導作用，只有對分類理念加強應用，檔案的功能才能進一步得到發揮。當前部分檔案整理工作人員缺乏現代化的管理理念與方法，導致檔案整理模式沒有規范的歸檔指導，傳統的檔案歸檔整理對于準確性比較重視，而在規范性方面則相對較差，所以存在的弊端也較多，需要通過觀念的轉變，根據時代發展樹立新的管理思想。

2）檔案整理不夠專業。相關調查指出，當前許多機關單位檔案整理人員并非相關專業出身，許多都是從機關內部其他部門抽調的，以至于對機關檔案整理工作的專業性造成較大影響，檔案強大功能的發揮離不開專業的檔案整理，所以研究認為機關當前的檔案整理工作專業化較低的影響因素主要有：機關檔案整理專業人員缺乏；檔案整理方法缺乏專業化；機關內部關于整理程度等缺乏專業的規范要求；檔案整理人員的靈活性和不穩定性也是導致降低整體檔案管理專業化的重要因素。

3）缺乏信息化的檔案整理。當前信息化在機關單位整理檔案過程中都比較重要，檔案實現信息化整理可使傳統檔案整理過程中的人力和物力得到較大的節約，分析許多機關檔案整理缺乏信息化主要表現在：第一，機關檔案管理中如整理檔案數據庫等信息化技術設備缺乏；第二，在保管和存儲檔案過程中缺乏信息化思想；第三，機關內部缺乏具有較強專業知識與技能的信息化整理歸檔技術人員。

4）在歸檔裝訂方面存在問題。第一，在裝訂檔案時選擇的工具和材料與相關要求不符。裝訂歸檔文件的工具和材料應具有成本較低、便于操作、保護檔案等特征，當前應用的縫紉機線裝方法文件的縫線處容易出現損斷的現象，具有較差的可逆性，操作浪費時間；塑料夾裝方法容易老化，且其成本較高；使用無酸紙套歸檔的文件極易散失。因此可以對不銹的金屬或其他材料的訂書針加大研制力度，而且注意不能使用微波消毒方式。第二，每份歸檔文件都有封面的使用，行政管理部門有時還會把多項欄目印在這種封面上，需要檔案室工作人員進行填寫，該方法不僅使裝訂成本和整理工作量增加，也與相關規則流程簡化原則發生違背。第三，沒有及時整理與相關要求不符的文件材料。裝訂之前對于一些重要的文件的破損、薄弱、殘缺、裝訂線側有文字等的現象應該及時接邊、托裱、補缺；如熱敏紙傳真件等字跡不清楚、字跡容易發生蛻變或擴散等的文件應做好復制好保存工作；應該合理折疊比A4幅面大的紙張，把文件的金屬物拆除后再進行歸檔，如果歸檔前這些基礎工作做不好，檔案的保管也會受到較大程度影響。第四，擴大或縮小“件”的處理。相關規則中明確規定了那些文件“可為一件”和是“自然件”，因此嚴格禁止隨意把其縮小或擴大。而有的單位在具體工作中私自擴大件的范圍， 錯誤的認為問題相同的歸檔文件都應該歸屬為一件，而實際上歸檔文件是按照同一事由中具有“來文與復文”的性質對歸檔文件是否為“可為一件”進行劃分，把文件的范圍擴大無形中又把文件的歸檔沿襲了以往立卷的方法。

2 信息化檔案管理的歸納整理分類技巧

1）檔案的管理技巧。在檔案管理中應該特別注意以下方面：首先要重視檔案有無出現損壞現象，因為檔案的經濟文化和歷史作用較大，很多比較原始的檔案都是以磁盤或孤本等形式保存，所以在管理過程中要特別注意其質量問題，并詳細的記錄和分析損壞的部分，避免那些無法有效恢復的出現損害的檔案會導致在精神和物質財富方面出現更大的損失，如果導致出現文化斷層，將會對文化的發展與傳承產生不利影響，還可能使國家的軟實力被削弱；其次應重視對檔案安全的維護，這里指的安全包括兩方面內容：第一指的是以孤本和珍貴文物存在的檔案的安全性，這些實物之所以如此珍貴不僅僅是因為其是孤本，還因為它反映的是相應年代的社會經濟、政治、文化、統計階級等方面的內容，因此這種檔案的安全存在非常關鍵；第二指的是作為對國家軍事、政治等方面決策進行詳細記錄的文件，如果其缺乏安全性，內容被泄密，就可能導致國家的政治經濟的發展造成較大威脅，對于國家的整體發展、團結和安全非常不利；最后還應該重視采取有效的措施盡量使檔案壽命延長，一部分老化的機器或紙質檔案，因受其不可恢復和脆弱性特征的影響，所以機關單位應注意采取科學合理的措施適當延長檔案的使用年限，避免發生損失。

2）檔案歸納整理的技巧。在整理歸納檔案的過程中，首先應該初步了解檔案文件性質，按照其重要性或是否有用合理取舍，刪除那些無用的占空間的檔案文件，對檔案進行有效歸納整理。還應綜合檔案的重要作用詳細的對其做好劃分，而且因為各個時期的檔案都有其歷史線索串聯，所以在整理歸納檔案時應該重視各個檔案之間存在的相互聯系，嚴禁分隔開這些存在關聯的檔案；其次還要對這些檔案資料加強搜集，并注意搜集的質量，可以保證在歸納整理的過程中有完整的檔案，避免缺失相關信息，避免對整理工作順利進行造成阻礙；同時因為國家以往對于檔案的歸納整理缺乏相關統一標準要求，所以省市縣關于歸納整理檔案的方法存在較大的差別，這就對檔案館的有效交流造成制約，因此國家針對類似現象下發了歸檔文件整理規則的文件，統一制定了歸納整理的標準和規則，所以相關單位在歸納整理的檔案過程中應擯棄以往傳統的整理方法，通過實施統一的規則，促進館與館之間能增進交流和溝通；最后還要重視如果在歸納整理檔案的過程中應該逐一修訂類目不符的文件，并及時更正存在錯誤的已經歸檔的檔案文件，認真做好檔案的卷皮、封皮、裝訂等細致工作，避免一遍遍更正發現的錯誤，既浪費大量時間和精力，對檔案的保存也不利。

3）檔案的分類技巧。在對不同類型的檔案劃分類別時應該先大致了解檔案的文件內容，然后做到科學合理分類，因為在檔案工作中對其進行分類是重要的工作，準確的分類可較大的提升檔案信息的利用效率，另外為便于尋找還應該明確的標識出分類的文件，促進檔案管理工作有序進行。

3 結語

綜上，在社會經濟和各個行業的發展中檔案發揮著關鍵作用，但檔案的整理和管理流程、分類較復雜，在相關工作中還存在一定問題，需要我們在現代發展背景下，不斷學習先進管理理念與方法，科學進行總結和歸納，推動信息化設備與技術的運用，有效提升檔案管理工作水平與質量。