工程檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案管理探究

卓志平

（廣西來(lái)賓工業(yè)投資集團(tuán)有限公司，廣西 來(lái)賓 546100）

1 引言

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)和智能設(shè)備的廣泛普及，推動(dòng)了工程檔案工作水平的提升，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，推動(dòng)數(shù)字化管理體系建設(shè)已經(jīng)成為工程建設(shè)單位的重要任務(wù)，有效推動(dòng)檔案管理的提升。但是在實(shí)際的檔案工作中存在著一些問題，制約著檔案工作價(jià)值的體現(xiàn)，需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式轉(zhuǎn)型的重視和投入，優(yōu)化管理思路，合理利用信息技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。

2 工程檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

工程檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，特別是在 市政工程建設(shè)中，通過檔案工作的高效開展，能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展提供有效的依據(jù)，為市政工程的運(yùn)行維護(hù)提供科學(xué)的憑證。信息技術(shù)在檔案工作中的科學(xué)運(yùn)用能夠推動(dòng)檔案存儲(chǔ)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用數(shù)字化存儲(chǔ)模式，有效提升檔案管理效率，降低管理成本。同時(shí)數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理流程的全面覆蓋，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的資料信息進(jìn)行全面的收集整理，保證檔案全面性，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，為工程建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)，推動(dòng)檔案資源的高效利用，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)[1]。

3 工程檔案管理中的常見問題

1）檔案管理制度不夠完善。工程檔案管理對(duì)保證項(xiàng)目高效推進(jìn)起到關(guān)鍵作用，特別是市政工程建設(shè)具有較強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案資料結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，涉及各個(gè)建設(shè)和管理環(huán)節(jié)，具有較大的管理難度，而當(dāng)前的檔案管理制度不夠完善，對(duì)管理流程缺乏有效的規(guī)范，無(wú)法保證資料信息的真實(shí)有效，缺乏長(zhǎng)效管理機(jī)制的建設(shè)，無(wú)法結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際需求進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度的動(dòng)態(tài)化調(diào)整，使得相關(guān)資料存在缺失，無(wú)法進(jìn)行保證資料的真實(shí)性，使得檔案管理缺乏有效的制度保障，無(wú)法對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類管理[2]。

2）信息化建設(shè)相對(duì)滯后。數(shù)字化管理模式的構(gòu)建能夠有效提升檔案管理水平，而管理部門對(duì)信息技術(shù)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，無(wú)法推動(dòng)數(shù)字化管理體系的高效建設(shè)，缺乏有效的資源投入，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，容易造成多種檔案載體共存的情況，容易造成管理混亂。同時(shí)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)缺乏有效地利用，信息化管理系統(tǒng)的功能較為單一，無(wú)法執(zhí)行相應(yīng)的檔案工作流程。同時(shí)檔案資源的利用形式相對(duì)固定，服務(wù)質(zhì)量得不到保障，只能提供相應(yīng)的查詢和調(diào)用服務(wù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用[3]。

3）管理人員的素質(zhì)能力存在不足。工程檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，并能夠?qū)こ探ㄔO(shè)情況形成有效的了解，對(duì)工程圖紙等專業(yè)資料進(jìn)行妥善的管理和使用，同時(shí)數(shù)字化管理模式的構(gòu)建需要管理人員具有相應(yīng)的信息技能水平。而當(dāng)前工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后，管理人員的素質(zhì)能力存在不足，管理力量較為薄弱，無(wú)法滿足檔案工作需求[4]。

4 實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)字化建設(shè)的檔案管理措施

1）完善檔案工作機(jī)制。工程檔案工作內(nèi)容較為復(fù)雜，完善的管理制度是保證檔案工作水平的重要基礎(chǔ)，企業(yè)要充分結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，建設(shè)長(zhǎng)效管理機(jī)制，結(jié)合具體工程建設(shè)管理需求，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，有效適應(yīng)數(shù)字化管理模式需求，形成對(duì)項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)的全面覆蓋，保證檔案資料的完整性。同時(shí)要利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，通過功能設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范的高效滲透，并利用技術(shù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的復(fù)核，保證資料數(shù)據(jù)的真實(shí)有效。

2）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到關(guān)鍵作用，首先企業(yè)要強(qiáng)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案工作流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，并推動(dòng)傳統(tǒng)資料載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，保證檔案資料的完整性。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境優(yōu)化，構(gòu)建高速信息傳輸渠道，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和更新，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)情況，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，有效提升檔案管理效率，使用工程建設(shè)實(shí)際需求。

3）優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)。檔案資源的科學(xué)利用對(duì)項(xiàng)目建設(shè)提供有效支持，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠有效提升檔案管理效率，利用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)載體的轉(zhuǎn)型，通過對(duì)資料數(shù)據(jù)的分析整理，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資源的利用提供基礎(chǔ)保障，能夠根據(jù)實(shí)際使用需求，實(shí)現(xiàn)高效的資料定位和調(diào)用，有效提升利用效率。同時(shí)要借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程利用。

4）重視安全管理。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全是保證檔案工作正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了檔案資料的高效共享和管理流程的科學(xué)整合，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為影響檔案安全的主要因素。管理部門要重視安全管理，建設(shè)完善的安全管理體系，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，對(duì)管理流程進(jìn)行全面的規(guī)范，有效抵御外界網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。同時(shí)要合理利用安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)工程檔案資料進(jìn)行全面防護(hù)，優(yōu)化防火墻配置，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的隔離處理，有效防止外界安全威脅的入侵。同時(shí)要合理利用殺毒軟件，對(duì)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)病毒、木馬等威脅進(jìn)行及時(shí)處理。要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案資料的安全管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)實(shí)體檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行全面監(jiān)控，對(duì)重點(diǎn)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確定位，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案流轉(zhuǎn)過程的高效管理，對(duì)檔案存儲(chǔ)和使用中出現(xiàn)的安全問題進(jìn)行有效地解決，有效提升檔案安全性。

5）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。工程檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，管理部門要結(jié)合企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，積極引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，充實(shí)管理隊(duì)伍，有效提升隊(duì)伍戰(zhàn)斗力。要強(qiáng)化對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，根據(jù)管理工作中的具體問題，制定完善的培訓(xùn)策略，推動(dòng)管理人員能力素養(yǎng)的強(qiáng)化。要完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)管理人員的崗位工作情況制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效地結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語(yǔ)

工程項(xiàng)目檔案管理是保證項(xiàng)目高效推進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門要對(duì)檔案工作形成正確的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作思路，充分結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際，完善檔案管理制度，推動(dòng)信息化管理體系建設(shè)，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升，為項(xiàng)目建設(shè)管理提供有效支持。