試論企業檔案信息化建設

常勇嵐

（昆明船舶設備集團有限公司，云南 昆明 650051）

在企業的生產經營活動中，企業規模在不斷擴大，涉及的業務范圍更加廣泛，所包含的相關內容及資料也不斷增多，為了使企業減少檔案管理方面的人力和財力成本的付出，現代化信息技術的合理應用十分必要。

1 企業檔案信息化建設過程中存在的問題

1）標準和規范化程度不完善。部分企業在開展檔案信息化建設工作時，沒有合理的執行規范和參照標準，導致在工作實踐中的效率不高，而且對檔案的管理不夠細致全面，導致工作人員要做很多重復性工作，浪費很多時間和精力。由于沒有統一的工作標準和目標，檔案管理各相關部門之間獨立性太強，缺少必要的溝通和交流，有效的數據信息不能實現共享，不利于部門間的團結協作，對企業檔案信息化建設有一定程度的阻礙。

2）缺少結合實際。部分企業在實行檔案信息化建設的過程中，沒有充分地結合自身情況，使信息化檔案建設沒有跟企業的實際發展緊密連接。檔案管理工作不夠合理和科學，企業不能做到生產和管理的充分融合，檔案部門與其他部門之間不能實現信息的有效溝通和傳遞，使企業的檔案管理工作脫離正常的企業經營軌道。

3）資金及技術支持不夠。市場競爭日益激烈，為了提升自身的競爭實力及經營效益，企業不斷地開拓新的發展途徑和管理方式。但是在實際的經營管理當中，企業對檔案信息化建設工作的資金投入力度不夠，導致相關的設備及物資采購得不到有效落實，一定程度上影響了檔案的信息化建設進度；檔案管理的內容較多，涉及的數據信息較復雜，所以需要將紙質檔案逐漸轉向電子化管理，但是部分企業的相關技術還不是很成熟，檔案管理部門得到的技術支持還不足以滿足其發展需求，數字化的工作進度推動緩慢。

4）技術型人才缺乏。人才是企業穩定發展的基礎，技術型人才的聘用對企業來說具有強力的支撐作用，很多企業目前面臨的問題是在職檔案管理人員的技術水平不高，沒有對現代化信息技術系統地學習，一定程度上對企業的檔案信息化建設速度造成影響。而且企業在引進人才時沒有明確的衡量標準，導致人才隊伍的整體素質良莠不齊，相關工作人員對現代化信息技術沒有深刻的理解，同時對實際操作不能熟練掌握，檔案管理的工作質量不能滿足企業的發展要求。

2 推進企業檔案信息化建設的對策

1）構建切合實際的標準和規范。企業應該在檔案信息化建設工作的開展中，建立科學化、合理化的檔案管理規范和參照標準，加強每個部門之間的交流和溝通，從而實現團結協作。對各部門的要求要保持一致，明確相關部門職責，將責任做好劃分，讓企業信息化建設工作的每一個環節都可以有據可依，避免一些重復性工作的出現。優化企業整體的部門組織結構，使企業的運營過程更加順暢。

2）加強資金投入力度。對企業來說，要想做好企業檔案信息化建設工作，首先，要加強對此項工作的重視，部門領導要做好引領工作，同時在公司各部門及其員工之間做好宣傳，使檔案信息化建設得到廣泛普及與認識。其次，企業要在檔案信息化管理方面加強資金投入力度，使每個部門都能按需索求，使其可以得到有效的設備配置，幫助其加快熟練掌握技術的能力，提升其實際操作水平。搭建相關的數字化交互平臺，實現檔案電子化管理，更好地滿足企業現代化發展需求，使企業減少紙質化檔案管理中的繁瑣步驟，如防塵、防潮、防水及防火等措施，同時很大程度減少企業的用工成本。

3）密切銜接各個環節。企業要在檔案信息化建設工作開展時，充分地結合當前的發展狀況及經營水平，將企業的每個部門及其涉及的不同環節緊密聯系在一起。完善大數據信息平臺建設，將所有部門的重要信息歸集到企業的整體運行系統中來，這樣方便工作人員的查詢及使用，提高其查找信息的準確性，降低時間成本消耗，從而有更多的精力加快工作進程，提高自身和部門的工作效率。同時對收集到的信息要進行全面地整合與分析，盡量做到每一個環節都貼合企業的實際發展，加快企業檔案信息化建設節奏。

4）加強復合型人才隊伍建設。人才是企業發展的基礎力量，所以人才的整體專業化水平及素質高低對企業的發展有著重要影響。首先，企業要加強對現有工作人員的專業培訓，定期開展理論知識課程學習，使員工可以強化基礎，在此基礎上加強技術實踐，使其信息化技術的應用更加熟練；其次，在開展人才引進及招聘工作時，設定好企業的用人標準及原則，注重其整體素質的全面發展，要求引進的人才具備堅實的理論基礎，同時還應該有豐富的實踐操作經驗，對數字化檔案館的建設與維護有全面的認識和了解，避免在實際工作中因個人原因阻礙工作的正常開展，在遇到問題時可以及時想到方法進行合理解決。

5）提高信息系統安全性。（1）統一文件格式及編號。企業應該對各部門進行電子文件格式的統一，制定相關文件編寫規范，確定好一致的文件傳輸途徑，做好信息儲存平臺建設。因為如果各部門在收發文件時涉及的格式不統一，就會造成信息歸集工作中有內容重復的文件出現，同時不利于檔案管理部門進行信息歸集和分類，很大程度上降低工作效率，也加大了時間成本的消耗。企業要有統一的標準對電子文件進行編碼，要求相關工作人員做好收發文件的詳細記錄工作，方便有需要的人快速定位及查找。（2）做好文件收發環節保護。企業的信息系統涉及的范圍比較廣，且管理的數據信息內容比較復雜，所以要求企業在進行信息歸集時，做好相關分類及標記。在各種信息中，很多內容對企業來說十分重要，甚至有些涉及企業的發展機密及員工的私人信息，所以維護好信息系統的安全性很重要。首先，在員工及部門領導中做好安全知識宣傳，在收發郵件時注意其安全性，在日常的工作中不要使用固定的密碼保護，要使用動態密碼進行頻繁替換，配備專職人員對公司的共有信息平臺進行管理及維護，在查詢及下載資料時，必須通過管理員獲取動態密碼，然后再進行下面的操作，規避文件傳輸過程中的信息外泄。其次，涉及企業機密的文件或者重要的數據，應該由收發部門做好協商，共同制定管理制度，設置好自身認為安全可靠的密碼，一旦有信息查詢及文件下載的需要，必須經由收發部門審核批準之后才能獲取密碼正常使用，從而避免一些重要數據丟失及篡改的問題。

3 結語

大數據時代的到來使企業的各項工作更加高效和便捷，在檔案管理工作中融入信息化技術，可以讓企業的信息存儲及文件的管理流程得到很大程度的簡化。企業在開展檔案信息化建設工作時，應該結合自身的實際運營狀況及發展目標，分析內在及外在的影響因素，對檔案管理進行科學合理地定位。正視目前存在的問題，找到科學合理的解決措施，綜合全面地進行規劃，明確各部門責任，整體上提升對檔案管理工作的重視，加大資金投入力度，從而使企業的工作效率得到提升，效益創造能力得到增強。