闡述檔案管理信息化策略

武莉軍

（中共梨樹縣委黨校，吉林 四平 136500）

檔案管理信息化建設利用現代信息技術、計算機技術全面加強檔案管理的方法，是提高檔案管理水平的重要途徑，不僅涉及檔案資源材料的分類、整理、搜集歸檔及利用，也涉及檔案管理信息系統的建設，能反映出我國檔案現代化建設水平，全面提升檔案管理水平。

1 信息化檔案管理特點

1.1 檔案管理信息化建設的目的

隨著人類社會全面進入“互聯網+”時代，全面促進檔案管理信息化建設成為提高檔案管理工作質量的重要方法，而檔案管理信息化系統的應用及數字化平臺的開發也成為檔案管理工作的新趨勢。檔案信息化建設是滿足新時期檔案信息資源集成化、共享化、個性化管理的需要，既要保障檔案信息材料能夠有效利用，也要滿足新時代檔案管理的需求。檔案管理信息化建設主要由兩方面因素組成：第一是對傳統紙質文獻資源進行有效保護，采取有效的保護方法，盡可能延長實體資源的使用壽命。第二是利用信息技術使檔案信息資源得到全面利用，利用信息網絡通過建立共享化網絡平臺，使檔案信息資源得到共享，也就是快速分享檔案信息材料，使檔案能夠高效服務社會。

1.2 科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環境下，根據實際的檔案管理情況進行科學的規劃和設計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術、新研究成果能夠及時地得到錄入，為實踐工作和業務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經濟手段，適當的選擇行政手段、經濟手段能夠對檔案管理發展產生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發，科學化的檔案管理方式是發展檔案事業的關鍵環節。

1.3 專業化檔案人才

是影響檔案管理信息化發展的重要因素，因為即使擁有先進的技術、科學的管理模式，但如果沒有專業化的檔案人才，那么技術和方法都不能得到有效地利用，所以，為了實現檔案管理信息化一定要增強檔案管理相關工作人員的業務知識，這是發展的必然需求，只有具有充分的業務知識才能很好地適應現代化技術提出的要求，所以，無論是知識技能還是道德素質建設都要符合檔案管理信息化的發展要求。

2 檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

2.1 建立數字檔案館

互聯網技術、人工智能技術和自動化技術的發展與完善，使得各企業的電子文檔變得越來越多，所以建立數字檔案館會是未來進行檔案管理的發展趨勢。首先，需要從統一管理、統一規劃的角度出發，進行系統性的思考，企業可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統一，建立相應的數字檔案。其次，要根據企業的具體生產和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據選取相應的檔案管理軟件，為建立數字檔案館奠定堅實的基礎。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據優勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規范化的方向發展。

2.2 做好基礎工作，創造信息化條件

在檔案管理信息化視角下 有效地進行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎性工作。基礎性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質量。二是要注重檔案管理重點環節的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環境基礎上，加大對新增設施設備的管理和更新力度，保證檔案室的建設標準符合要求，還要重點關注檔案審核審批的管理工作。

2.3 確定檔案信息資源檢索目標

在檔案管理體系信息化建設中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設，根據用戶需求和檔案管理目標確定檔案信息資源檢索目標，從檔案信息資源利用角度合理規劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻查詢等方法，科學化檢索有較高利用價值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，使檔案信息使用模式更符合用戶的預期，提高檔案信息檢索效率，對檔案信息資源高效使用和高速流通創造積極條件。

2.4 利用計算機技術建立先進的檔案資源查詢體系

檔案信息資源查詢體系是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現代化建設的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進的信息化管理方法，利用計算機技術對各類檔案信息進行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對各種檔案信息的有效存儲，使各種檔案信息有效地存儲到相關數據庫中，結合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學合理的查詢系統，使用戶能及時便捷地查詢檔案信息。

3 結束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經驗，在信息化時代背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優的效果，要從轉變管理理念開始，不斷的創新管理方式和管理技術，使檔案管理在信息化視角下實現最大價值、發揮出最大作用。