信息技術在學校檔案管理中的應用分析

羅雪蘭

（東莞市塘廈鎮林村小學，廣東 東莞 523711）

在現代學校檔案管理中，通過對“互聯網思維”的引入，逐漸認識到了檔案的信息特征和數據特征，由此增強了檔案管理中對信息技術的應用。從當前學校檔案管理中的信息技術應用現狀看，其中主要經歷了兩個應用時期。前一個時期屬于信息技術的初級應用時期，主要是通過“互聯網+”改革，通過建設學校檔案管理信息系統，全面提升了學校檔案管理解決率。在后一個時期，即在現階段正在將學校檔案管理由信息化管理向數據化管理方向過渡與轉型。因此，其中仍有諸多問題需要解決。下面結合學校檔案管理工作經驗對其展開探討。

1 學校檔案管理的內涵解析

學校檔案管理包括了學校教育教學及相關管理業務的所有文件與資料，一方面，通過學校檔案可以見證學校的演進與發展歷史；另一方面，借助學校檔案管理工作可以有效進行相關教育教學事項，以及教職工人力資源管理等。因此，學校檔案管理的內涵首先體現在學校的事務管理與業務經營方面[1]。其次，在信息技術應用于學校檔案管理之后，豐富了學校檔案管理內涵，一方面，將紙質檔案轉換成了電子檔案并通過這種轉換實現了管理效率的提升；另一方面，通過信息技術在學校檔案管理的全方位應用，改變了學校檔案管理認知，充分發掘了檔案的信息特征和數據特征，并在此基礎上，將其中的“工具理性”擴展到了“價值理性”層面，進而在滿足學校檔案管理提高學校物質生產效率的同時，將其擴增到了具有綜合效益產出的效用生產效率方面，全面提高了學校檔案管理的全要素生產率。

2 學校檔案管理中的信息技術應用現狀

我國教育事業的發展與我國整體上實施的系統性改革密切關聯，正是由于我國政府通過高水平的“頂層設計”全面推進了教育事業的深化改革，我國學校檔案管理工作才在“互聯網+”改革時期，建設了學校檔案管理的信息系統，并在此基礎上利用學校檔案管理，創新了諸多教育教學模式和方法，形成了現代化教育教學體系。另一方面，在吸收改革經驗與轉換改革成果的新時期，我國又結合物聯網發展戰略，在各大領域推進了“大數據”技術的應用。由此，也將學校檔案管理信息化的初級應用，轉型到了數據化的升級應用階段。具體而言，當前各大學校在大數據技術應用的新階段，紛紛建立了“數據分析部門”，將學校檔案管理與數據分析實現了結合，從而推進了學校檔案的數據化管理工作。因此，在當前學校檔案管理信息化向數據化轉型升級應用的過渡時期，需要進行一些配套性的資源配置，促進信息技術的升級應用[2]。

3 學校檔案管理中的信息技術升級應用建議

隨著學校檔案管理信息技術初級應用成效逐漸顯現，信息技術應用可以在現有改革成果基礎上，進一步升級到數據化管理階段。建議如下：

3.1 統一檔案信息格式，為其高效應用奠定基礎

當前學校檔案管理中的檔案信息因為管理對象與管理部門之間的差異，存在整體上的檔案信息格式不統一問題，因此，需要通過統一檔案信息格式，并借助信息管理系統中的通信連接方式，將所有的檔案管理子系統進行全面聯動。這樣有利于實現數據分析部門對各個檔案管理部門提供的檔案數據進行大數據中心的統一采集、整理統計、全面分析、系統性預測，進而實現預測結果分發方面的專門化。簡單講，通過學校檔案信息格式的全面統一，能夠使整個大數據技術的應用后的數據分析由原來的子系統檔案管理預測結果更為精準。比如，對于教職工的檔案信息、教學檔案信息、學生檔案信息等進行統一化的大數據中心統計分析，就可以將學校的人力資源管理、教育教學現狀、教育教學對象等全面關聯起來，從而在較高的資源配置層面，分析潛在的可發掘因素，進而提升整個學校教育教學工作和管理工作中的資源優化配置水平等。

3.2 細致檔案信息指標，為其數據轉換做好準備

在學校檔案的信息化管理時期，其中的檔案信息管理旨在提升管理效率。比如，通過紙質文本向電子文本的轉換，學校檔案管理在實質上只是提高了信息的錄入速度，加強了檔案信息的傳輸速度，提高了整體上的信息管理效率。但是，在大數據應用條件下，已經轉變了對學校檔案管理的理念，認識到了檔案信息化管理中的信息特征只具有“工具理性”方面的中立性工具特性，利用它無法在較高的思維層級上實現對此類檔案信息的價值開發與利用，使其由物質效用生產過渡到效用生產階段，進而提高其全要素生產率。因此，在當前學校檔案工作進入信息技術應用的升級階段，十分有必要將在信息化管理的必要條件基礎上，利用檔案信息化建設中已經創立的指標分類方法，結合學校檔案管理的內容與管理流程，以及應用方向，制作出檔案管理的各項要素清單，然后利用檔案要素清單，分門別類的細致檔案信息指標，建立針對每個學校管理項目的檔案信息指標體系，形成“檔案管理要素”與“信息管理指標”之間的對應關系，從而實現檔案信息指標體系的建設。從建設目的方面看，這種建設的意義體現在兩個方面，一方面，借助這種學校檔案信息指標，可以快速的實現針對每個檔案管理部分的數據庫建設；另一方面，可以借助這種檔案信息指標，從中提煉、抽取出基礎數據、核心數據、可忽略數據、效率數據，從而使后續的大數據升級應用中快速實現數據方面的轉換工作，將檔案信息指標直接導入到數據庫之中，從而直接對其進行有效利用[3]。

3.3 增強信息管理，為其安全應用提供保障

與信息化的學校檔案管理相比，數據化管理對于技術安全的需求性較大。因此，在信息技術升級應用的過渡建設時期，建議增強檔案管理方面的信息安全管理。具體如下：

首先，應該從技術管理的角度增強信息管理，比如，在計算機設備的常態化維護基礎上，增加針對各項數據的備份工作；再如，借助學校內部已經建議完成的計算機網絡安全系統，對計算機上的防火墻進行獨立設置；另外，還可以通過將計算機管理部門與檔案管理部門，以及數據分析部門進行統籌管理，在三者之間建立起協同合作模式，從而借助協同效用的擴大增強信息管理安全，為其學校檔案管理的數據化管理提供安全保障。其次，當前學校檔案管理中，已經增加了與社會化企業之間的合作，在這種條件下，建議從業務合作的角度與技術引進的角度，開發一些專門化的學校檔案數據管理系統，從而提升其專門化應用方面的安全。

4 結束語

信息技術的“工具理性”在學校檔案信息管理時期，已經獲得充分證實；隨著“大數據”技術的普遍推廣與應用，信息技術的“價值理性”也已經獲得有效挖掘。因此，在當前學校檔案管理信息化向數據化轉型升級的過渡建設時期，建議一方面從學校檔案管理的流程出發，結合各個檔案管理流程加快各類檔案數據庫建設工作；另一方面，建議吸收學校檔案管理往常經驗，在對比大數據技術應用效用后，提煉出基礎數據、核心數據、效率數據，進而加快學校檔案管理中的數據利用效率，全面提升學校檔案管理向著數據化管理方向完善。