檔案管理信息化建設的問題研究

符朝妮

（中海石油（中國）有限公司湛江/海南分公司，廣東 湛江 524057）

和其他的技術革新一樣，都是為了更好地順應時代的發展才進行創新，信息化檔案管理也是為了可以更好地適應當前社會的發展需要，這種發展模式會舍棄原本的紙質記錄，所有資料都會保存在計算機上面。在記錄和保存的過程中，會通過一系列信息化手段實現，這種方式的優點就是可以節省很多成本，而且能夠提高工作效率，對檔案的格式和內容進行了統一整理，在查找資料的時候也會更加方便。

1 檔案管理信息化在事業單位檔案管理中的重要作用

1）能夠有效改善檔案管理模式。對我國的檔案管理進行分析以后發現，因為受到了傳統觀念的影響，現在我國的檔案管理模式還存在很多問題，比如管理模式比較落后，單一性等問題，這對我國的檔案管理信息化發展帶來很大的影響。時代在不斷進步，很多工作制度也都在逐步完善和改進，以前的檔案管理模式已經不適應現在的社會需求，無法完成對檔案管理的開放性，很多工作無法進行，造成了檔案管理長期都在封閉的空間中。如果可以實現對檔案管理的科學信息化管理，就可以更好地整合內部的信息資源，提高工作效率和質量，對我國檔案管理信息化發展也有至關重要的作用。

2）能夠有效擴大檔案服務區域。檔案管理工最重要的環節就是信息資源管理。在該過程中，需要保證信息資源的利用率，體現出來信息資源的價值，保證信息的高效性和質量，對檔案管理工作很關鍵。所以，企業需要加強對檔案管理制度的完善，找到適合企業發展需求的現代化管理辦法，保證對檔案信息的保存和管理，才能夠推動信息資源的開發和使用，提高企業的競爭力和社會地位，同時也可以增加檔案的服務范圍，以上工作對檔案管理信息化的實現有重要作用。

3）能夠讓檔案信息儲存量不斷增加。這些年來，社會經濟得到了迅速的提升，科技發展也在不斷提高，我國各行各業都開始重視信息化檔案管理工作。所以說，完成信息化檔案管理工作對社會和單位發展都有很重要的意義。當完成了檔案管理信息化管理工作后，就會大大增加信息的儲存量，其儲存的質量和空間也會遠遠超過傳統的紙質檔案。

2 檔案管理信息化建設所面臨的問題

1）重視程度不足。現在，檔案信息化管理工作存在的主要問題就是沒有受到重視，缺少規范化管理，需要改進和完善。其主要的原因就是因為，上級領導沒有重視對信息化檔案管理工作的重視，存在資金短缺、設備落后和管理模式落后導致的，對我國的檔案管理信息化建設有不利的影響。

2）標準和規范不統一。檔案管理制度主要包括對行業整體規范、行業內部制度、激勵制度和績效考核。檔案管理是一個完整的體系，需要設置一個專門的機構對上下級關系進行規范化管理，才可以更好地找到同級檔案和專業檔案之間的聯系，找到檔案管理工作存在的漏洞，保證檔案資源在社會資源中的共享能力和地位。對我我國現在的檔案管理制度來說，如果可以在一個地區和城市建立一個專門的檔案館就有很大幫助，可以把省級綜合檔案館升級，變成最重要的中心檔案館，才可以有效的解決資源分割、爭奪出門和各自為政的問題，提高檔案館的地位和影響力。

3）安全問題。檔案管理信息化建設最需要解決的問題就是安全性。隨著互聯網和科技手段的發展，也給很多不法分子制造了機會。檔案信息的安全性是我們需要面對的一個重要問題。而且，檔案管理信息化建設會因為人為因素和保存的途徑而出現漏洞和安全問題，這也是造成檔案信息化管理的重要因素之一。

4）人員素質不高。檔案館信息化建設是將人作為主體所開展的一次革新，專業人才可以用很快的速度掌握到先進的技術，并運用到檔案信息化建設工作當中，充分運用其能力，避免出現技術和管理無用的現象。現在的檔案信息化建設缺少能夠將檔案管理和計算機結合的專業型人才。這也導致現在的檔案管理出現問題以后，只能去找專業的計算機人員來解決，造成了很多的麻煩。

3 解決檔案管理信息化建設存在問題的對策

1）提高檔案信息化認識力度。企業單位領導人要盡快的轉變自己的思想，意識到檔案信息化建設的重要。將檔案信息化建設作為最終目標，提升檔案管理部門的地位。現在的科技發展越來越快，人事制度經過創新，檔案管理人員也會遇到更多的問題，身為工作人員需要保持清醒，及時的學習心得檔案管理技能和計算機操作技能，為我國的檔案信息化管理建設提供長久的發展動力。

2）提高檔案管理人員的水平和能力。檔案管理信息化工作需要很多專業人員，所以企業需要加強對檔案管理人員的技能培訓，提高他們的專業知識和專業技術。第一項工作就是提高他們對檔案信息化管理工作的理論認識。需要熟悉相關的操作能力，以免在工作的時候不適應，定期的對員工進行考核，考核不過關的需要重新培訓，直到通過為止。而且，大力引進專業能力強的檔案信息化管理人員，對人員職位調整也是很重要的工作。制定相關的獎勵制度，優秀的員工要及時給予獎勵和鼓勵。對外界的交流也是必不可少的一項工作，讓員工學習到更多先進的檔案管理知識，提高企業檔案管理信息化制度的綜合水平。

3）加強檔案管理軟件的開發和應用。現在的科技水平越來越好，不管是企業單位還是個人，對檔案信息的追求都在改變，不一樣的單位對檔案管理軟件的需求也不一樣，這就造成了檔案管理開發的不適應性。以前的檔案儲存方式都是采用紙質，會占用很大的空間，而且和消耗很多成本，對環境的要求也很高，沒有辦法長期保存。查找資料的時候也會很不方便，嚴重影響了工作效率和質量。隨著現代科技手段的豐富，已經有很多新的安全技術應用到了檔案信息化建設工作中，這對檔案數據的保存和管理有重要作用，也給檔案管理信息化帶來了很多便利。

4）不斷完善和規范檔案管理制度。參照《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，我國企事業單位從自身角度出發，對相關檔案制度和管理制度進行完善，明確工作人員的責任和崗位。保證每一項制度 順利的完成。而且，檔案管理責任和目標也需要慢慢調整，找到適合企業的方向。對于不同類型的檔案資料需要分類保管，也可以根據價值不同加強保管力度，做出針對性的管理制度。

4 結語

檔案管理信息化發展是當前社會的發展需要，和以前的檔案管理對比，信息化可以提高檔案資料的價值。完成檔案信息化管理工作可以更好地體現出檔案資料的價值，在具體的工作中體現出來。檔案信息化管理工作需要具備新的創新管理模式，推動檔案管理信息化建設的完成，最大限度的體現檔案價值。