企業檔案管理信息化建設路徑探討

藺彥堃

（青海省交通規劃設計研究院有限公司，青海 西寧 810000）

現代化企業管理質量決定了企業能否在越來越激烈的市場競爭中占據有利地位，也影響著企業長遠發展的水平和質量，特別是檔案管理更是十分關鍵。目前我國已經進入了信息化時代，各行各業都與信息化技術結合并取得了突破性進展，針對十分關鍵的檔案管理工作開展信息化建設，是未來企業工作的重中之重。二者之間的結合，能夠改變傳統檔案管理工作模式，讓企業的檔案管理效率得到提升、檔案管理水平得到提升，最終達到保障企業經營優勢、促進企業長久發展的目標。

1 企業檔案管理信息化建設過程中存在的問題

第一，發展速度較慢。從上個世紀八十年代至今的四十年間，中國企業檔案信息化建設取得了初步成果，但是從整體來看增速十分緩慢。特別是一些中小企業更是如此，其檔案管理信息化建設的成果并不明顯、建設速度非常緩慢，之所以出現這種問題，主要是因為中小民營企業的決策者思想不先進。一些中小民營企業的決策者未能認識到企業檔案管理的重要性，也未能意識到信息化建設的必要性，因此未在資金等方面給予支持，最終的信息化建設效果可想而知。第二，信息化水平較低。企業檔案管理信息化建設離不開有序管理模式的支持，然而從實際的企業檔案管理工作來看，很多企業的檔案信息化都停留在一個計算機、一個檔案室、一個檔案員的階段，很難快速找到需要調取的資料。一些重要的文件也只是存放在電腦中，沒能得到妥善分類，在需要尋找某個文檔的時候只能逐個文件翻找，查找效率非常低，很容易造成不必要的時間浪費問題。另外，檔案管理信息化之所以無法取得成果，也和企業管理制度不健全有關，很多企業沒有信息化建設的相關指導制度，在檔案管理信息化過程中只能摸著石頭過河，建設水平很難得到提升。第三，檔案管理人員安全保密意識較差。企業的檔案管理工作十分重要，但是目前來看，一部分檔案管理人員未能意識到保證企業檔案安全的重要性，缺乏足夠的安全意識，這給一些不法之徒提供了可乘之機，給企業經營發展帶來了巨大的風險。實際上，企業檔案中往往包括大量關鍵經營信息和商業機密，一旦泄露將會給企業帶來不可挽回的負面影響。但是，檔案管理人員安全意識的缺失，將會無限制地擴大這一問題，導致企業檔案信息的安全性無從保障，最終造成企業經營安全方面的問題。

2 企業檔案管理信息化建設路徑

2.1 提高企業檔案管理人員的專業素質

企業檔案管理工作歸根結底來說還是屬于以人為中心的工作，它涉及人員能力的相關問題，因此必須要采取措施提高企業檔案管理人員的專業素質。在信息化建設日益推進的情況下，部分企業的檔案管理團隊建設并未能取得實質性成果，很多工作人員時至今日也未能理解信息化技術的應用方式，這樣一來，檔案管理信息化平臺的綜合優勢難以順利發揮，最終的檔案管理效果可想而知。因此，企業的檔案管理人才必須要具有極高的綜合素質，對計算機技術、互聯網技術、檔案管理技術都有充分的了解，才能夠勝任新時期的檔案管理工作。具體來說，企業方面必須要采取措施提升檔案管理人員的信息化水平，并引導他們了解和學習企業檔案管理長遠目標、未來規劃，組織好檔案管理人員的綜合培訓活動，要求他們學習有關的法律法規及政策措施，提升他們的檔案管理工作研究能力，從而提升檔案管理工作的質量，讓信息化建設充分發揮應有作用。

2.2 建立健全企業檔案管理機構

俗話說羅馬不是一日建成的，企業檔案管理工作信息化建設同樣如此，它具有一定的難度和復雜性，因此往往需要很長時間才能取得最終成果，除了要采取措施加快速度之外，檔案管理部門的工作人員和企業的決策者還必須要同心協力，盡快構建完善的檔案管理機構，從而為檔案管理信息化高效建設提供有力支持。也就是說，要根據企業目前的檔案管理工作情況，加強資金籌備及規劃工作，并購進更加先進的硬件設備、建立檔案管理信息化機構管理制度，積極主動學習其他企業在檔案管理信息化建設方面的優質經驗，充分認識到他山之石可以攻玉的重要性，為企業檔案管理信息化建設打下堅實的基礎。

2.3 做好企業檔案的安全保障工作

信息化時代的到來讓信息交流方式發生了巨大的變化，信息傳輸速度越來越快、數據傳輸量越來越大，給人們的生產生活帶來了一定的便利，但同時也增加了信息傳輸的不安全因素。企業檔案管理信息化建設也是因此，面臨著一系列數據安全風險。因此在保證檔案管理信息化建設速度的基礎上，還需要采取措施提升其安全保障效果。首先，要加強機房的監管控制，對計算機設備等運行情況進行管理，發現運行故障或隱患的時候第一時間進行處理，避免硬件設備故障導致檔案信息丟失的問題。另外，還需要盡快建立檔案信息安全保障系統，要求進入檔案管理系統的人提交身份驗證，對非法用戶進行有效攔截，避免不法分子通過軟件系統獲取企業機密信息。另外，檔案信息化管理人員也需要強化自己的安全意識，每隔一段時間對電腦病毒進行清理、消除木馬程序等安全風險。最后，企業方面還可以與互聯網企業進行合作，達成安全保障合作意向，定期安排專業人員對檔案信息系統進行處理，把安全風險扼殺在搖籃里。

2.4 建設完善企業檔案管理的信息系統

企業檔案管理信息化建設具有突出的難度，只有保證信息化系統的完善程度，才有可能確保檔案管理的最終質量，但是目前來看，部分企業在進行檔案管理信息化建設的過程中，未能認識到系統穩定性的重要意義，最終的檔案管理信息化建設效果可想而知。為了提升檔案管理信息化建設水平，可從以下幾方面分別入手：第一，加強信息化系統建設及配套軟件開發工作，在保證安全性的基礎上盡可能擴大系統容量；第二，保證企業檔案管理信息化系統的運算能力，對錄入其中的檔案信息進行高效處理和有效存檔，避免檔案信息丟失等問題；第三，要確保檔案管理信息化系統與企業實際情況的匹配度，不能脫離企業經營情況開展信息化建設，否則就失去了其本身的現實意義。

3 結語

在市場經濟高度發展、買方市場已經成熟的情況下，無論是生產類企業還是服務類企業，都面臨著更加激烈的競爭，想要在這樣的時代背景下脫穎而出，就必須要做好相應的管理工作。高質量的檔案管理工作能夠保證企業檔案信息的安全性和準確性，為決策者提供精準的數據信息參考，從而提升企業經營發展質量。為了讓檔案管理水平得到提升，企業方面有必要加強檔案管理的信息化建設，通過提高人員素質、加強信息系統建設、健全檔案管理部門等方式，保證企業檔案管理信息化建設的質量。