信息化環境下機關單位檔案信息化建設的必要性及有效對策

冷鳳晶

（內蒙古興安盟突泉縣審計局，內蒙古 興安盟 137500）

1 信息化環境下機關單位檔案信息化建設的必要性

1）適應時代發展的必然要求。當下，機關單位的各項工作進一步推進，日常工作中所產生的各類信息資源不斷增多。如何對各類信息資源進行信息加工、資源重組、數據挖掘和知識采集，已經成為檔案管理人員必須思考并關注的問題[1]。對機關單位日常工作中有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，按照一定的規范和標準對其進行數字化處理，加快檔案信息化建設步伐，建立相應的檔案數據庫，能夠更好地適應時代發展要求，緊跟時代發展潮流。除此之外，加快檔案信息化建設步伐，搭建系統化的檔案管理體系和服務體系，能夠確保檔案管理質量。

2）發揮檔案價值的內在要求。從辯證法的角度來看，機關單位的各項工作本質上是一種社會實踐活動，離不開對既往工作成果、工作數據以及其他信息資料的參考和借鑒。作為一種重要的信息憑證，檔案能夠為機關單位各個工作人員提供信息參考、決策咨詢，幫助工作人員更好地開展下一步工作。加快檔案信息化建設步伐，進一步實現對檔案的統籌開發與利用，可以確保工作的科學性、可行性以及合理性，提升單位整體工作效能。一方面，當紙質檔案轉化為數字檔案后，檔案管理人員就可以直接通過互聯網工具對檔案資源進行管理，實現檔案“管理在于利用”的目標。另一方面，當紙質檔案轉化為數字檔案后，能夠更好地為檔案資源共享奠定基礎，提升信息資源利用率。總而言之，檔案作為一種重要的信息資源，在機關單位各項工作中具有激勵探索、啟迪思維、幫助研究等作用。加快檔案信息化建設步伐，能夠最大限度地擴大檔案資源的利用面，彰顯檔案資源的價值，降低機關單位的信息管理成本，走向可持續發展道路。

2 信息化環境下機關單位檔案信息化建設中常見的問題

1）檔案數字化轉化緩慢。一是紙質檔案數字化轉化緩慢。部分機關單位軟硬件設施不達標，難以高效對紙質檔案進行掃描處理。在這種情況下，紙質檔案就無法快速進行轉化，更談不上錄入到相應的檔案管理系統或者數據庫中進行管理[2]。二是電子檔案入庫工作不及時。部分機關單位沒有及時將電子類文件資源進行整合并歸檔，尚未將電子檔案錄入到相應的檔案管理系統或者數據庫中。

2）檔案數據庫建設滯后。隨著檔案資源不斷增多，數字檔案的管理難度也會隨之提升。然而，部分單位沒有建立相應的檔案數據庫，不利于從體系化、系統化、規范化的角度開展檔案信息化建設工作。同時，單純將數字檔案存儲于硬盤等空間中，不僅無法有效應對網絡終端的安全威脅，而且無法減少檔案存儲成本。例如，硬盤損毀后容易發出現數字檔案滅失的情況，影響檔案資源的完整性。

3）專業化人才匱乏。檔案信息化建設離不開人才資源。然而，部分機關單位既沒有進一步引進人才，也沒有培養檔案信息化建設領域的業務骨干，無法抓住信息化社會的發展機遇。一方面，部分單位引進人才的過程中仍然單純側重于人才對檔案學知識的掌握程度，忽視其應用信息技術和操作計算機的能力[3]。另一方面，部分單位人才培訓工作不科學，沒有結合信息化建設要求來設計培訓內容，無法做到與時俱進。

3 信息化環境下機關單位檔案信息化建設的有效對策

1）加快檔案數字化轉化，夯實檔案信息化建設的基礎。一是要開展紙質檔案電子化入庫工作。首先，可以通過微縮相機、高速掃描儀、高拍儀等硬件設備對紙質檔案進行掃描處理，將其轉為電子化格式。其次，要將紙質檔案的目錄同步錄入到數據庫或者檔案管理系統中，并在目錄下增設附件上傳、附件下載、原文查閱等功能，確保工作人員能夠快速地利用相關的檔案資源。最后，紙質檔案電子化入庫過程中必須要滿足檔案數字化轉化的相關規范和標準，保障檔案信息化建設的質量。二是要開展電子檔案多元化入庫工作。當前，辦公自動化、智能化、信息化技術已經在機關單位基本普及，許多信息資源以電子化的形式表現出來。因此，機關單位要做好電子檔案的入庫工作，確保原始記錄、圖譜、照片、聲像、影像等信息資源和數據的完整性、真實性。機關單位要結合本單位的具體需求采購相應的格式轉化軟件、格式處理軟件、檔案管理軟件，確保電子檔案能夠規范錄入檔案數據庫或者檔案管理系統中。

2）建立檔案數據庫，形成網絡化的管理模式。檔案數據庫作為存儲檔案資源的場所，是后期管理檔案、開發利用檔案的基礎。為此，機關單位要建立檔案數據庫，實現規范化、系統化、科學化管理目標，提升檢索效率。一是要明確檔案管理或者使用的相關人員，將相關人員的信息錄入到數據庫中，確保相關人員能夠在權限范圍內使用和操作數據庫。總體而言，檔案相關人員大體包括機關單位檔案管理人員、各個部門的檔案專責等主體。各個主體在檔案數據中所扮演的角色不同，其所能夠操作和使用數據庫的權限也會不同。二是必須要結合機關單位檔案保密要求、檔案利用需求、檔案管理需求來確定不同人員的使用操作權限。三是要明確檔案的錄入流程。通常而言，可以由各個部門檔案專責將相關的信息資源自行錄入到數據庫，并同步移交相關的紙質檔案材料至檔案管理部門。同時，檔案管理人員需要對錄入信息的規范性、準確性、真實性、完整性進行檢驗，審核相關的檔案。四是要明確檔案數據庫中不同類型檔案的格式。例如，文件類是否統一采用pdf或者word格式；圖像類是否統一采用jpg格式；影像類是否統一采用avi格式。只有明確了相關標準，才能確保數字類檔案立卷歸檔時的質量。

3）建設檔案人才庫，迎接時代挑戰。一是要明確檔案人才的引進目標，及時引進具有檔案信息化建設經驗、管理經驗、操作經驗的人才，為檔案信息化建設奠定基礎。二是要對現有的檔案管理人員進行綜合分析，明確人才培養需求，制定復合型人才培養方案。機關單位要重點圍繞“數據庫建立”“大數據技術應用”“區塊鏈技術應用”“數字檔案安全管理”以及其他專題開展相應的培訓活動，增強檔案管理人員應用各類數字信息技術的意識和能力。

4 結束語

檔案信息化建設是一項長期性、系統性、復雜性的工作，不僅需要相應的技術、人才、財力支撐，而且涉及內容眾多、方式較為多元，需要逐步推進。要做好這項工作，一是要加快檔案數字化轉化，夯實檔案信息化建設的基礎；二是要建立檔案數據庫，形成網絡化的管理模式；三是要建設檔案人才庫，迎接時代挑戰。總而言之，只有進一步把握時代機遇，抓住數字信息技術大發展、快變革的契機，著眼于檔案信息化建設的重點，樹立新思維，才能真正形成智能化、信息化、規范化管理的格局。