事業單位檔案管理工作的信息化建設分析

趙媛媛

（河南黃河河務局信息中心，河南 鄭州 450004）

事業單位在發展過程中將會產生大量的信息資源，這些信息資源對單位發展而言，是十分具有參考價值的依據。目前，隨著我國信息化水平的逐步提升，不僅讓人們的生活發生了巨大的改變，也直接讓事業單位管理形式和內容發生了翻天覆地的變化，加快了檔案管理工作的信息化建設進程。然而當前單位在檔案管理信息化建設中還面臨著很多障礙與困境，也沒有發揮出數字化信息技術在檔案管理中的實際價值。因此，檔案管理信息化建設路徑和方法的探究具有十分重要的作用與意義，在對檔案資源價值進行深度挖掘時，將檔案資源最大價值發揮出來，確保事業單位始終處于穩定健康發展狀態之中。

1 檔案管理信息化建設的內涵

檔案管理工作信息化建設主要指的是將紙質檔案資料錄入到計算機管理系統當中，方便單位工作人員隨時隨地對檔案進行查詢和獲取，這與我國科技發展要求十分相符。因此，對檔案實施信息化建設中，應該將其分為詳細的流程和步驟才能提升檔案管理的有效性，并按照檔案的范圍、和細節進行標準化、規范化管理以及整理[1]。在整個管理活動中，必須明確檔案主要負責人，并安排檔案管理人員對檔案資料和內容進行交接和整理，并全權負責檔案交接過程中的真實性，對檔案資料加強安全管理。最為關鍵的是，在檔案交接完成后，需要管理人員將完整的信息資料全部錄入到計算機管理系統中，在錄入時，要求人員認真仔細，在錄入完成后一定要檢查其錄入的準確性。

2 事業單位檔案工作實施信息化建設過程中面臨的困境

1）檔案信息化建設落后，數字化信息技術應用程度較低?，F如今，我國事業單位檔案信息化建設水平相比起大型檔案館或專業機構之間仍然存在著較大的差距，沒有全面的發揮出信息化技術在檔案管理工作中的實際作用和優勢。主要體現在以下幾個方面：其一，檔案管理系統尚未完善，無法對檔案資源進行高效的管理。同時，一些事業單位檔案管理系統沒有開展模塊化管理，僅僅只是將全部檔案資源進行統一管理，這樣對檔案后期的專題建設工作十分不利，也阻礙了檔案管理人員對檔案資源價值的深度挖掘等。其二，由于部分事業單位管理系統凸顯出功能單一的特征，格式之間的轉化無法實現自由化，目前依舊需要檔案管理人員進行手工操作，這樣直接對事業單位檔案管理效率的提升形成了不良影響。最為關鍵的是關聯單位之間的檔案信息資源沒有進行共享，也完全沒有發揮出大數據技術的主要功能和作用，從而直接增加了檔案管理成本費用。

2）重開發、輕安全管理現象仍常見。目前部分事業單位僅僅只是將信息技術作為檔案管理工作中的一項開發利用技術，對信息化環境中檔案資源所面臨的安全問題毫不在意，從而最終導致檔案信息資源完整性、真實性受到不良影響。特別是加密檔案、人事資料檔案、財政檔案等各種關鍵性檔案發生破壞、遺失等問題，將直接對事業單位的發展和運營形成了極為不利的影響[2]。造成以上問題的主要因素是由于事業單位在檔案信息化建設領域中沒有將現代數字安全技術滲透到中，只是簡單的通過各種殺毒軟件或防火墻對檔案資源增設安全屏障。再加上在檔案數字化管理過程中沒有對檔案備份工作引起重視，在遭到黑客或木馬攻擊時，直接促使所有檔案資源受到破壞和摧毀。

3）檔案信息化建設人才隊伍不足。在檔案信息化建設過程中，其人才隊伍的專業素養高低對檔案信息化建設水平的提升產生著至關重要的影響。然而當前部分事業單位檔案管理人員雖具備專業的檔案管理經驗，但是對信息化建設了解不夠深入，也不知從何下手對檔案信息化建設進行革新處理。再加上由于培訓機制的不完善，培訓工作難以落到實處，也對事業單位信息化建設的升級造成了不利的影響。此外，部分事業單位雖然開展了培訓工作，但由于缺乏明確的培養目標和計劃，沒有從信息化建設角度去開展檔案管理人員的培養，這樣影響了檔案管理人員實踐應用能力的明顯提升。

3 事業單位檔案信息化建設的有效方法與手段

1）提升對檔案信息化建設力度，加大對多項數字化信息技術的有效運用。對于事業單位而言，首先應該將檔案管理系統功能進行優化和完善，并提出針對性的技術服務要求，對檔案系統進行改進。與此同時，對不同類型檔案進行層次化、分類化管理，這樣有利于后期檔案專題建設、編研工作的開展，也可以對檔案資源的有效價值進行深度的挖掘和利用[3]。其次，加強檔案資源的共享，尤其是加強與上級單位之間在文書資料、法律法規以及政策文件等領域的資源共享，這樣在降低檔案管理成本的基礎上，實現檔案利用效率和質量的顯著提升。另外，事業單位要加強與關聯單位檔案資源之間的共享，這樣才能形成雙方互贏互利的局面。

2）強化對檔案信息化建設和管理，充分發揮出檔案的實際價值和作用。事業單位的檔案資源具有非常高的價值和作用，對其未來的發展有著重要的意義。因此，事業單位應該對檔案資源的安全管理引起高度重視，通過數字安全保密技術的有效運用，去進一步提升檔案資源的真實性與完整性。首先，應該綜合數字訪問權限技術、數字安全認證技術、加密等各種技術的優勢與特征，對檔案資源安全管理體系建立與完善，這樣才能充分的發揮出檔案資源的實際價值和作用。其次，最為關鍵的是單位要對所有的檔案資源進行備份處理，提升與云儲存服務商的合作力度，確保能夠達到檔案資源實時傳輸和備份的目的，防止檔案資源遭受到攻擊與破壞，保障檔案資源管理的安全性。另外，事業檔案要制定檔案管理應急預案，有效規避潛在的風險問題，這樣才能有效的促進單位檔案管理信息化建設工作的順利進行[4]。

3）培訓機制的完善，做好檔案信息化建設人才的培養。上文提及到，檔案信息化建設人才的專業素養對檔案信息化建設水平和質量有著重要的影響。因此，單位應該加強對培訓機制的完善與制定，提升培訓內容的針對性與實用性，進一步幫助檔案管理人員提升信息化建設能力，對他們知識結構進行更新與優化。其次，單位要提前做好培訓前的調研工作，結合人員的實際情況去完善針對性較強的培訓課程與內容，并注重根據檔案信息化建設這一主題和目標，去全面發揮出培訓工作在檔案信息化建設中的主要優勢，進一步提升事業單位檔案管理人員的綜合素質與能力。另外，對培訓方法與形式進行革新，采取案例教學、實踐模擬、理論講解等各種各樣的形式，幫助檔案管理人員提升對數字信息化技術的應用和掌握程度，推行理論和實踐兩種結合的培訓模式[5]。

4 結束語

綜述，當前我國大部分事業單位在檔案信息化建設中還存在著很多的弊端與不足，直接影響了檔案資源價值的體現。因此，我們應該針對不同的問題，去提出針對性解決方法與手段，在培訓機制完善的基礎上，提升對檔案信息化建設力度，加強檔案信息化建設人才的培養，對檔案信息化建設手段進行革新，從而實現我國事業檔案資源開發和利用水平的進一步提升。