檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值和地位分析

謝俞秋

（南京市中醫院，江蘇 南京 210022）

醫院檔案管理水平和醫院整個發展中的全部醫療檔案的安全性有著極為密切的聯系，其直接影響著醫院今后的發展，而要想將醫療檔案信息化建設順利實現，就必須利用現代化設備和技術[1]。所以，醫院檔案信息化建設發展情況直接影響著醫療經濟發展。要確保檔案信息化建設的完善性，就必須將醫院檔案管理的相關制度法規落到實處，對科學的檔案管理模式予以構建，借助現代化技術和高素質人才的幫助，促進檔案管理工作效率和效果顯著提升。

1 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

傳統載體的檔案管理保留手寫原稿和音視頻原件，可信度比較高，但是隨著檔案數量的增加，會占據很大的空間，查詢和儲存都非常的不方便，如果保存不當，極易損壞甚至丟失。傳統檔案還依賴于檔案管理員的整理和分類，缺乏統一的規范標準和操作記錄，存在內容被篡改的風險和借閱管理不規范等漏洞[2]。隨著社會現代化的發展，信息化的高效便捷帶給各行各業新面貌，檔案系統的信息化也勢在必行，數字化檔案的一系列優點可以很好地彌補傳統載體檔案的劣勢，兩者相輔相成，各自發揮優勢，能讓醫院檔案建設和發展更上一個臺階。

1）檔案信息化建設規范清晰，方便高效。根據國家電子檔案管理規范建設的檔案系統，檔案信息的數字化錄入、編研、查詢等操作步驟簡單，省時省力；相較于傳統的一本本從目錄中查找記錄再到庫房檢索的方式，檔案信息化之后，通過（年度、關鍵字）模糊查詢、分類檢索等查詢方式，可以快速找到條目及原文，非常省時高效；檔案系統的統計查詢操作方便形成各種報表，極大的提高管理人員管理和分析的效率。

2）檔案信息化建設能很好的保障檔案的安全。信息化的檔案是經過整理、編目、編研等各項工作，存在于本地服務器甚至云端服務器，并且有定期的數據庫備份，減少了各自人為損害或者自然侵害，更好的提高了檔案存儲的安全系數，電子檔案根據檔案局的要求可以很快速的生成移交電子檔案信息包，加密處理之后，和介質檔案一起移交，清晰安全便捷。

3）檔案信息化建設是醫院信息化建設的組成部分。通過檔案的信息化，能夠讓醫院的檔案信息更高效的管理和共享利用，檔案管理員通過信息化培訓，提高了業務水平和計算機操作水平，醫院醫務工作者通過檔案系統很快速的查詢到檔案資料，提高了工作效率。檔案管理不再是單純的檔案保管，而成為信息化利用共享的資源中心。

2 醫院檔案信息化建設的地位

1）檔案信息化是醫院核心競爭力的關鍵。新形勢下，受各種新技術和新思想的影響，醫院在人們心目中的印象已有所不同，會立足于各個角度對醫院的綜合實力進行評價。過去，醫生的綜合素質能力直接影響著醫院的總體水平，而現階段人們越來越重視醫院的服務水平、醫療技術和醫用設備，醫院應慢慢對這些方面的綜合水平提高重視程度，把其當作醫院長期發展的目標，構建成服務優質、技術精湛的特色醫院。在醫院管理運行過程中，首要任務便是將自身硬實力增強，借助引入先進技術與設備，確保醫療工作順利開展。

2）檔案信息化是醫院運營的后盾基礎。在衛生保健工作中醫療檔案發揮著極為重要的作用，如醫院在做重要決定的時候，可能需要以過去的資料為依據，此時檔案信息化便可以起到極大的作用。當然，醫院在借助信息化檔案資料的過程中，也要對檔案資料進行合理選擇，充分了解有問題或疑惑的資料，合理探尋有效解決手段。借助實現醫療衛生保健檔案信息化，可以將綜合案例提供給醫學，給予醫療衛生保健幫助，使其更好地把相關疑難問題有效解決。在檔案信息化建設中，既可以科學管理現有的檔案資料，同時還可以不斷優化醫療衛生保健工作，將監督、檢測等服務嚴格做好，促進醫院運營總體水平提高。

3 提升醫院檔案信息化建設的策略

1）完善醫院檔案信息化管理系統。構建健全的醫院檔案信息化管理系統，可以為醫院持續、穩定發展奠定堅實基礎，在對系統予以完善時，必須和醫院的實際情況相結合，運用科學、先進的手段，合理規劃醫院檔案信息化管理系統。具體做法為將檔案管理系統在醫院全面上線，規范管理會計、設備、基建、音視頻等各類型檔案資料及加速檔案文件的電子化。首先，臨床及行政各科室檔案員分類整理檔案題名、文號等資料，登記錄入檔案系統形成檔案條目，并將檔案的詳細內容掃描以附件的形式掛接原文，匯總至預歸檔平臺。之后，中心檔案室管理員對預歸檔平臺檔案進行校訂、編目，設置檔號、案卷號、保密級別、保管期限等信息，形成電子版正式檔案。醫院檔案類別較多，檔案數量也很大，通過兩級管理的模式，各科室先預處理自己業務范圍內專項檔案資料，這樣可以很好地減輕中心檔案員的工作壓力，提高整理效率，中心檔案員再對預處理之后數據進行審核校驗，充分地保證了檔案的質量。

2）完善檔案信息化管理制度。醫院要想確保檔案管理效率的最佳化，就必須與自身發展的具體要求相結合，基于已有的檔案管理制度展開完善改革，對檔案信息化管理標準進行統一編制，將不符合當前工作要求的規章條例刪除，增添新的和檔案信息化建設相關的內容，以對各部門、科室、崗位的責任進行細化，保證可以有序開展各項工作。同時將獎勵懲戒體系和考核機制落到實處，立足于考核標準，對檔案管理人員的工作情況進行分析評估，之后立足于評估的結果確定是進行懲罰，還是獎勵，從而將其工作熱情和潛能最大化發揮出來，以將管理實效性顯著提高。

3）優化檔案資源利用環節。科學運用信息技術能夠顯著提升檔案資源的利用效率，所以管理部門應把技術優勢充分發揮出來，深入分析資料數據，對完善的資料數據庫予以建設，科學整理與排序檔案資料，提供有效的條件給檔案資源開發。同時，檔案的借閱直接走線上審批流程，借閱者在線上發起借閱申請，經過領導、科室責任人和檔案管理員審批通過之后，借閱者可以在線上直接查看到相關檔案信息，省去了提交紙質申請、找領導簽字及到檔案室調檔的過程，極大的節省了時間，方便了臨床和行政各科室調閱和利用檔案資料。另外，還應對網絡環境予以合理利用，采取科學的手段優化利用環節，遠程查詢、調用資料數據，切實提升利用效率。

4）加強管理隊伍建設。信息化管理模式需要管理人員具備較高的信息知識技能，而管理部門也應在自身隊伍建設上做進一步加強，把優秀信息技術人才積極引進，讓自身的管理隊伍更加充實，以科學的手段完成管理模式的順利轉型。同時針對工作人員加大培訓力度，有效培訓管理人員，將信息化管理實際情況聯系起來，有針對性的制定培訓內容，以提升工作人員的信息技術素養，讓其可以更熟練的運用相關的專業設備與技術。同時對考核機制做進一步完善，重點考核信息知識水平，充分聯系起考核結果和激勵政策，從而把管理人員的工作積極性與責任心給激發出來。

4 結語

目前，我院檔案系統已上線一年左右，經過檔案廠商工程師的協助和各科室檔案員的積極努力，我院近年檔案數據已全部錄入完畢，歷史數據的翻拍整理和錄入掛接也接近尾聲，通過系統的維護，規范了處理流程并很好地節省了處理時間。今后我們信息管理人員要和檔案管理員、廠商一起，提升我們的業務水平，充分發揮智慧，讓檔案的信息化建設與時俱進，更上一步臺階。