學校進行檔案信息化建設的幾點建議

林春梅

（福建省長汀縣第四中學，福建 龍巖 366300）

隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國已成功地進入了網(wǎng)絡時代，人們可以利用信息技術開展各種活動，從而提高工作效率和生活質量。與此同時，在學校系統(tǒng)中，檔案管理也是一個比較重要的工作，它對學校的發(fā)展影響很大。但是，由于學校檔案工作的復雜性和規(guī)模性，檔案工作工作量會增加，因此需要進行相應的調整。

1 學校檔案管理信息化建設的必要性

數(shù)據(jù)交換，是信息時代人們對信息資源的整合與有效利用。高校檔案管理包括學生的入學、轉學、就業(yè)等環(huán)節(jié)。強化檔案信息化建設，既有利于提高工作效率，又能體現(xiàn)中心作用。與此同時，建立學校檔案是一種有效的學校檔案管理方法，是拓展社會服務的公共服務，對發(fā)展檔案事業(yè)具有重要意義。

隨著"互聯(lián)網(wǎng)+"技術的深入應用，人們的日常生活與互聯(lián)網(wǎng)緊密相連，尤其是在傳媒時代，網(wǎng)絡技術的應用形式日益豐富，信息資源更加寶貴，不同的信息源更加有效。高校檔案可用于教學、科研、管理等各個方面，也可集成到不同的檔案形式中，全面開發(fā)利用高校檔案信息資源，可以極大地擴大高校檔案信息的范圍和價值，為其創(chuàng)新應用打下堅實基礎。

2 開展檔案信息化建設以及管理的具體途徑

1）加強人員的學習以及交流。相對于其它學校，有些學校檔案信息化建設起步較晚，發(fā)展時間較短[1]。目前，高校檔案管理工作還存在一些不足之處，與同類學校相比還有很大的差距，必須結合信息化建設，適應高校檔案管理的工作思路，加強與其他學校的溝通與交流，豐富工作經驗。如在日常工作中，學校管理人員可與其他工科院校的領導溝通，實現(xiàn)合作，促進雙方共同發(fā)展，定期到實地調研或聘請相關專業(yè)人員參加培訓講座等活動，學習如何利用信息技術進行檔案信息管理和建設工程，原則上保證整體工作的質量和效率，縮小與其他學校的差距，增強自我發(fā)展能力。應該注意到，在現(xiàn)階段參與活動的工作人員要把定期的職業(yè)報告和活動報告以及活動經驗作為今后工作的主要內容，根據(jù)個人能力，為檔案管理奠定良好的基礎。

2）加強信息建設的投入力度。通過考察和分析，發(fā)現(xiàn)在當前的發(fā)展過程中，一些學校檔案信息提供工作與信息提供工作存在著較大的差距，即兩項不同的任務沒有完全落實和開展。這樣既能保證檔案管理的質量，也能保證相關人員的工作能力與發(fā)展，正因為如此，學校負責日常工作的工作人員要提高工作質量，做好本職工作，發(fā)揮專業(yè)作用，加強檔案投入與發(fā)展，為檔案信息工作提供穩(wěn)定的保障。舉例來說，管理人員可與其他管理人員舉行有關會議，以調整資源的投入比例，加強投入，建立完善的信息和信息系統(tǒng)；第二，管理人員還應在日常工作中制定適當?shù)墓ぷ髟S可證，并定期向檔案管理人員提出請求。為了保證各項工作有效進行，員工必須提交信息報告，詳細說明信息文件的準備情況和流程，以及員工對信息文件的認識和態(tài)度。另外，學院領導現(xiàn)階段也可以進行不定期抽查，讓教職員工長時間認真對待，提高檔案管理的整體效率。

3）加強學校檔案網(wǎng)站的建立。就目前情況來看，可以肯定的是，一些學校還沒有建立專門的檔案工作網(wǎng)站，也沒有建立起自己的檔案工作網(wǎng)絡[2]。這不僅影響到學校檔案工作的開展，也對檔案信息安全構成了一定的威脅，為此，校長應在日常工作中加強檔案信息化建設，促使有關人員樹立正確的工作觀念，把檔案網(wǎng)站建設提到議事日程上來，確保檔案信息安全穩(wěn)定。第一，在日常工作中，學校可要求檔案管理人員結合網(wǎng)絡技術，建立相關的網(wǎng)站或客戶端，并為學生提供相應的軟件下載和辦公注冊服務。如平臺建成后，學校可組織學生進行信息輸入，并建立密碼，以確保學生信息安全；第二，學校可要求學生提供檔案密碼，以方便檔案變更和信息輸入，減輕檔案工作的復雜性和壓力，提高檔案工作的效率。文件管理員在日常工作中，應為文件網(wǎng)站或文件軟件設置相應的防病毒裝置和監(jiān)控裝置。一旦發(fā)現(xiàn)有病毒入侵，要及時處理，防止其改變文件信息，降低信息準確性。

4）注重提升工作人員的水平。就工作類型而言，學校檔案管理是一項長期性的工作，隨著學校發(fā)展的不斷深入，檔案管理的工作量和難度也會不斷增加。校方及各部門員工必須加強對日常工作的關注和重視，提高員工的能力，并創(chuàng)造其他相關方法，確保工作質量。

正如前面所提到的，前行政人員由于缺乏關注和提供更多的財政支助而大大增加了整個檔案工作的計算機化程度。因此，學校必須同時對其日常工作進行調整，為保證基本質量，學校可雇用高薪的工業(yè)工人和雇員，邀請他們參加學校檔案管理人員的系統(tǒng)培訓和培訓，并給予晉升，以便迅速提高他們的就業(yè)能力和素質。推動穩(wěn)定執(zhí)行信息管理。應該指出的是，在此過程中，有關學院的股東應該定期檢查支出清單，以防止某些雇員過度提高自身收益，增加支出。在此基礎上，建立專業(yè)平臺，將檔案日常工作整合起來，并組織員工將其他工作作為培訓內容進行鍛煉，鞏固工作的整體質量和效果。

5）強化檔案管理人員的素養(yǎng)。檔案管理是學校管理體系的核心內容，檔案管理系統(tǒng)的核心內容是人員。工作人員的職業(yè)素質直接影響工作質量。但是從現(xiàn)狀分析，煙臺市高職院校檔案部門工作人員普遍缺乏較高的職業(yè)素質和職業(yè)認知。檔案的安全性和準確性因其自我意識薄弱而受到嚴重威脅。所以在學校的日常工作中，有必要加強對學校的管理。第一，學院應通知內部人事部門，提高人員聘用標準，從根本上解決人員素質參差不齊的問題。例如，在進行招聘時，如果沒有經過專業(yè)培訓，沒有取得專業(yè)技術資格證書，就不能錄用。滿足以上兩項要求的員工可通過初試，并開始3個月的培訓和評估。三個月內，學校可聘請有經驗的老員工指導工作，開展職業(yè)教育，灌輸學校文化，促進員工快速工作。只有在工作結束，人員沒有出現(xiàn)重大問題的情況下才能正式開展工作。二是在進行學校檔案管理時，可定期舉辦新老員工工作交流會，鼓勵新老員工匯報某一階段所完成的工作，形成對工作的感想，促進相互溝通，相互培訓，提高交流人員的綜合素質。

6）采用先進的云計算的技術。今天，大數(shù)據(jù)時代已經到來，在這樣的背景下，云計算技術應該開始進入到我們生活的各個領域，給不同行業(yè)的人以安慰和支持，所以檔案工作者還應重視檔案管理工作，將云計算引入檔案工作，不斷提高檔案工作的整體水平。云計算方法相對于其他類型的信息技術的主要優(yōu)勢在于：第一，成本更低。云計算技術的文件管理器可以解決虛擬化問題，而這對于管理員恢復或修改檔案信息來說已經足夠了。第二，云計算的應用更靈活。在它的應用過程中，云技術將會形成一個龐大的云庫，能夠收集大量的信息和內容。這樣，檔案信息管理過程中的管理者就可以直接將信息存儲在云存儲庫中，而無需通過任何附加操作對其進行有效的管理和處理。

3 結論

總之，可以說，當今社會的不斷發(fā)展和信息技術水平的不斷提高，學校管理層應認識到信息技術的重要性，并能以適當?shù)姆绞綄⑿畔⒓夹g與檔案工作相結合，通過加強資源建設和師資培訓，提高信息技術在學校教育中的應用水平，促進中小學檔案信息化建設與管理的共同發(fā)展。