淺議人事檔案信息化管理改革

毛玉春

（江蘇省體育人才流動服務中心，江蘇 南京 210029）

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1）思想認識不夠。長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解。有的認為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應付人員的調配以及查閱就可以。有些單位未把檔案管理工作納入正常的議事日程當中，存在對檔案管理工作不重視、不研究。這樣導致一些單位在調配人事的過程中常出現各種各樣的問題，給后續的人員調配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現象，專業性不強，也容易導致人事檔案管理工作的問題出現。

2）管理制度相對落后。隨著人事制度不斷深化改革，人才流動性更加頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續不斷簡化。但由于傳統的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規定，致使個人檔案得不到及時補充、存檔和修正，這種形式大大阻礙人才的流動及檔案的完整性。這樣易導致人才在調崗、再就業時，由于檔案不完整性從而影響正常工作秩序。同時，也易出現個別人員為謀求更好的個人利益，弄虛作假，給職工群眾帶來了極大傷害。這種現象，嚴重影響了檔案制度的嚴肅性、準確性和唯一性。

3）相關人員專業性欠缺。在當前人事檔案管理中，存在用人隨意和人員專業性不強的問題。用人隨意主要表現在單位對人事檔案管理工作的不夠重視。許多單位把人事檔案管理簡單化，不把優秀人才用于人事檔案管理中。專業性不強主要表現在許多單位檔案管理人員沒有經過系統培訓。人事檔案管理人員多數都是“半路出家”，致使在實際工作中易出現漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著完整理論、法規和方法的專業工作，從事該工作人員需要一定的時間和基礎學習。而當前許多單位對檔案管理人員調動頻繁，勢必會影響檔案管理工作正常運行。

4）信息化管理程度不高。由于人事檔案的特殊性，目前人事檔案信息化管理程度還比較低。在信息管理的過程中，還存在著相關管理者對信息化缺乏深刻的認識。在這種情況下，即使進行信息管理改革，在改革過程中也會遇到各種障礙。此外，由于人事記錄是個人發展，涉及個人隱私。因此，人事檔案一直是處于保密狀態。一旦人事檔案資料被泄露，就會使人事檔案的安全性消失，從而無法保證人事檔案中個人隱私的安全性，可能會引發其他不良后果。但我國目前的信息安全體系建設還不完善，存在很多問題，使得信息管理存在很大的問題。

2 人事檔案管理信息化的優勢

1）信息采集更便捷。在檔案信息采集方面，可充分利用計算機網絡的高效性、交互性、共享性的優勢，在短時間內整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時效性。此舉有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時間進行檔案的優化管理，提升檔案管理工作效果。

2）提升檔案管理水平。在檔案管理工作中運用計算機及現代信息技術，不僅能夠對分散的紙質檔案信息進行集中處理成電子檔案，還能實現對檔案的永久保存，隨時調用。在開展檔案管理工作的過程中，利用專業的管理軟件和平臺，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強檔案信息的時效性、準確性。

3）實現檔案管理無紙化、精細化和實時化。首先，隨著時代的發展，信息數據的大量增加，紙質載體形式已無法適應時代發展的需要。在存儲空間以及人力成本等各方面，信息化管理體現出無可替代的優勢。其次，信息化管理可以將各類信息分門別類地細化、分區，構建獨立、相關的檔案系統，縮短檔案信息調動、查詢的時間，解決傳統檔案查詢中存在的弊端和問題，提高管理效率。第三，傳統的紙質檔案管理模式受環境條件、載體等各方面的制約，在調用和傳送等方面無法實現及時性，工作效率受到較大的影響。在信息時代，通過信息技術的應用，構建網絡檔案管理平臺，檔案信息能夠在最短的時間內完成信息傳輸與交互，使檔案管理效率得到進一步提高。

3 信息化背景下優化檔案管理工作的舉措

1）健全相應的檔案管理制度。首先就要完善當前的相關管理制度。傳統檔案管理工作過程中已有規章制度，基于原有紙質保管前提，已經很難適應新發展需要。特別是伴隨網絡技術快速發展，檔案管理工作模式已經發生了質的變化。因此，單純依靠傳統的規章制度已明顯不合時宜。只有在當前網絡環境下制訂相應的規章制度，才能更有效符合網絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現實工作的需求。

2）加強檔案管理信息化建設。為確保檔案管理順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟、硬件配置，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現秩序混亂的問題。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設置相應的權限，要明確規劃出檔案管理框架。

3）提升網絡平臺和檔案管理的安全性。在檔案管理過程中，檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及職工的工作習慣密切相關。相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有安全的工作環境。此外，檔案管理人員工作中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息；要對當前的網絡環境進行安全測評等，將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，才能保證檔案安全管理工作安全穩妥。

同時，檔案管理工作只有在網絡環境安全情況下，才能有效避免檔案被竊取或篡改等問題的發生，保障檔案資料的安全性以及單位利益不受侵害。目前，不少單位由于對檔案管理工作缺乏足夠的重視，在軟件維護、安全技術革新以及完善管理平臺等方面，沒有投入足夠的資金和管理力度，不僅導致檔案管理效率不高、管理質量較低，還增加了檔案管理的風險，阻礙了檔案管理工作的改革和優化。在信息化建設高速發展的形勢下，為有效保障檔案管理的安全性，要充分結合網絡環境，加強網絡環境的安全檢測，有效保證檔案信息傳遞的安全性，提升檔案管理的信息化水平，不斷創新檔案管理工作。

4）完善信息化管理制度。在檔案信息化管理中，要建立相應的檔案管理規章制度，要充分考慮目前的網絡環境以及社會需求制定管理制度，并結合未來的發展趨勢，完善現行的檔案管理規章制度，保證管理規章的權威性。

在網絡化的趨勢下，要結合網絡化對檔案管理工作的要求以及發展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網絡管理需要以及網絡平臺構建管理要求，科學分配管理責權，并及時分析信息化檔案管理中出現的問題，及時修正錯誤，保證后續規章的創新和改革。