事業單位檔案管理信息化建設對策研究

王麗麗

（煙臺市牟平區文昌小學，山東 煙臺 264100）

隨著社會的不斷發展，我國事業單位最大的變化就是檔案數量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結構中具有十分重要的影響。從當前發展現狀來看，事業單位的檔案管理工作成為衡量事業單位工作效率和實際運轉效果的重要指標，尤其是對于部分具有高系統性和綜合性的事業單位而言，檔案管理的信息化建設工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內容。為此，事業單位在實際發展中要重視檔案管理工作的信息化建設，切實提升事業單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現事業單位的未來可持續發展。

1 事業單位信息化檔案管理的優勢

1.1 資料保存的安全性高

事業單位檔案是事業單位在生產經營的過程中所形成的對國家、社會和事業單位本身有價值的資料。由此可見，在事業單位發展過程中，事業單位檔案必不可少。事業單位檔案包含會議通知、總結、發言記錄等重要會議的材料，公司的報表和工作計劃，公司與有關單位相關往來的文書等多項內容。傳統的事業單位檔案管理只會保存相對重要的資料，同時檔案保存安全性低。采用信息化檔案管理的方法，每次會議和活動結束就可以把內容上傳到云端進行保存，只要有足夠的云端空間就可以保存足夠多的資料，不會出現檔案缺失的情況。同時員工可以有更自由的空間進行資料的整理和上交，上交記錄也會顯示具體操作人和操作時間，在一定程度上減少了員工偷竊資料的可能性，保證了事業單位資料的安全性。

1.2 檔案查詢利用率高

事業單位檔案的作用是對相關資料進行記錄，供事業單位內部人員進行查閱。在傳統的檔案管理過程中，檔案都是紙質版而且內容很多，員工想要找到所需的檔案內容無異于大海撈針，而且因為所需整理內容過多，一些被認為不重要的內容并沒有得到整理，較小的細節問題并沒有得到整理和保存，因此很多員工甚至找不到其所需內容的檔案。而且在經濟發展快速的今天，信息的時效性愈發重要，但這樣的檔案整理工作基本都是一年一次，員工也不能夠查詢到實時的信息，檔案查詢利用率低。采用信息化檔案管理時，不僅所有的信息都可以得到上傳以及自動化整理，而且其自動化整理都是實時進行的，保證了信息的實時有效性。同時員工可以在線上進行檔案查詢，不必自己在浩如煙海的檔案中查詢，方便快捷，準確高效。

2 事業單位檔案管理信息化建設應對策略

2.1 提高事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度

事業單位通過加強檔案管理信息化建設，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質量更便于檢索查詢，提升檔案質量的利效率，充分發揮檔案資料的作用價值，為事業單位發展決策提供更好的信息支撐。基于此，需要事業單位相關管理人員充分認識到上述檔案資料所具備的作用價值，積極轉變思想，樹立信息化意識。積極利用信息化技術手段推動檔案管理信息化建設發展，促使檔案管理的作用價值得到充分發揮，更好地適應當前信息化時代發展要求。

2.2 加強事業單位檔案管理信息化專業人才隊伍建設

一方面，從內部著手，通過建立檔案管理信息化培訓班，鼓勵事業單位檔案管理人員積極參與進來，通過接受專業的培訓，學習掌握一些新技術，熟練運用一些新軟件，提升自身信息素養。在此基礎上，還可以邀請一些在檔案信息化管理方面專家，通過在單位內開展知識講座，或者直接將專家帶到檔案管理工作現場，面對面指導檔案管理人員如何開展信息化管理工作，幫助檔案人員理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的檔案信息化管理方法，推動檔案信息化管理工作更好地開展。另一方面，還可以從外部人才招聘入手，加強檔案管理專業化人才的招聘，并在這一過程中，提高招聘門檻，保證人才具備過硬的信息化技術能力，有效提高事業單位檔案管理信息化質量水平。

2.3 建立完善的事業單位檔案管理信息化標準

從當前發展形勢來看，事業單位的檔案管理工作仍然處于初級建設階段，領導能對檔案管理的相關工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質性的問題。為了有效改善當前這種工作現狀，事業單位的檔案管理工作需要從信息化建設的角度實現創新，推行統一的工作標準，建設規范化的制度與體系。從現有事業單位的發展形勢來看，地方政府和有關部門應當建設更加完善的檔案管理制度，推行統一的標準，以此來實現信息化建設對事業單位的實質性影響。就事業單位的檔案管理錄入方式、文字標識和格式等進行具體規定，從而為事業單位的高效性信息檢索做好充分的準備。對檔案管理工作的信息化建設而言，要結合計算機硬件和軟件兩方面的開發，規范電子文檔的數據信息，為檔案資料的數據信息庫備份做好規范，因此來實現事業單位檔案信息的統一化管理，逐步實現檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

2.4 重視信息化安全管理

在信息化發展背景下，信息資源更加方便存儲，讀取過程更加便捷。但正是這種信息資源的優勢，在實際工作中檔案管理本身會面臨一定的安全隱患，一旦事業單位遭受嚴重的網絡攻擊，就會出現檔案信息資料的丟失，給事業單位的實際運轉帶來巨大的危害。為了避免此類現象的發生，事業單位要重視檔案信息化建設階段的安全性，提升工作人員的安全意識，重點開展網絡環境的優化，對檔案數字資源予以保護。首先，基于網絡自身存在的開放性特點，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機，事業單位的檔案資料本身就屬于機密性較高的文件，在檔案管理系統建設階段需要做好工作人員的身份識別，結合不同員工的身份來開放特定的系統權限。通過權限的設定與加密設置等安全措施的應用，有效保障檔案資料的實際存儲和使用安全，切實提升事業單位檔案管理信息化建設的安全性和穩定性；其次，事業單位內部要實現計算機控制系統的建設，加強網絡安全管理，對檔案的內容予以嚴格把控，定期開展計算機病毒的查殺，及時消除潛在的安全隱患。再次，事業單位還要定期進行殺毒軟件的更新，及時更新病毒庫，從不同方面做好預防措施。結合國家檔案管理信息化建設的相關標準，加強硬件設施建設，防止檔案出現毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

3 結語

事業單位信息化檔案管理的優勢多，事業單位實行前后需要進行的工作也不少。在實行事業單位信息化檔案管理前，事業單位要了解信息化檔案管理的含義和優勢，重視信息化檔案管理；在實行過程中要及時進行系統的升級和開發，完善事業單位信息化檔案管理制度；在實行后要使員工學會系統應用，積極進行檔案查詢，讓信息化檔案管理充分發揮自己的優勢，加快事業單位的發展速度。事業單位在實行過程中具體內容還需要根據實際情況進行調整，不斷進行完善，尋求最適合本事業單位的管理方法。