機關DA工作的整理與歸檔

沈 潔

（運城市社會體育指導中心，山西 運城 044000）

檔案主要是指過去和現在的國家機構社會組織和個人從事的政治以及經濟等活動內容直接形成的富有保存價值的文字、圖表和聲像等多種形式的歷史記錄。在新的時代背景下，機關單位的文書檔案整理和歸檔工作進展備受關注，應該采取合理化的方式將單位資料加以整合，以此才可優化基本的成果，確保機關單位開展的各項工作有據可循。

1 機關單位文書檔案整理及歸檔現狀

1.1 歸檔文件鑒定不嚴謹

文書檔案屬于機關單位開展各項工作的重要記錄，在文件資料形成的時候，在客觀條件的影響下，使得單位歷史真實性無法把控，甚至存在著夸大和扭曲事實的情況。歸檔文件的材料并不完整，因為不同的工作性質，使得文件材料的數量各異，除去部分辦公室的紅頭文件外，其他科室所形成的材料較少，未能實現文件歸檔的目標。在文書檔案歸檔及整理的過程中，缺乏科學的鑒定過程，使得歸檔文件的內容并不完整，缺少基本的附件和底稿等，影響到后期的使用。

1.2 統籌規劃與協調不當

機關單位在開展該項工作的時候，缺乏對文書檔案管理工作的正確認識，體現出較為明顯的隨意性，實際的工作進展并不理想。檔案信息資源的接收問題上，實際的人力和物力等資源投入有限，加之部分檔案設備的配置較低，影響到錄入的內容。檔案信息資源的建設缺乏正確的理解，尚未形成科學的認知，使得文書檔案資料的歸檔和整理面臨著阻礙。

1.3 案卷質量管理較低下

因機關單位的文書檔案資料較多，使得相關的整理和歸檔工作任務繁重，管理人員承受著較大的工作壓力。結合具體的工作進展分析，文書檔案的整理歸檔就是立卷定期歸檔，基本的工作內容需要耗費管理者的巨大精力，雖然工作實踐中耗費了時間和精力，但是實際的工作成效并不顯著，管理的質量仍未提升。文書立卷改革的逐步深化，加之相關整理規則的具體實施，對比于傳統管理模式來說，新的計算機技術合理的引入其中，文書立卷的工作量明顯的簡化。但是在一定程度上分析，實際的工作中未能全面貫徹簡化整理和深化檢索的宗旨。

1.4 計算機功能不健全

隨著信息時代的到來，文書檔案資料的整理與歸檔中也開始融入新的手段。在機關單位的文書檔案整理及歸檔工作中，將計算機合理的運用其中已成必然的趨勢，除了符合新時代工作效率的要求外，也滿足了時代更替的特性。文書檔案的歸檔及整理工作中，適當的將計算機功能發揮出來，可以讓原文件的錄入和復制得以實現，不會對檢索的便利性產生一定的影響及干擾。在檔案管理時，合理的引入計算機輔助管理，能夠有效的降低多種人為因素引起的管理混亂問題。但是因為不同門類的存在，使得計算機無法通用，整個過程中展現出的計算機功能并不健全。

2 機關單位文書檔案整理及歸檔對策

機關單位的文書檔案整理和歸檔應該重視基本的對策，只有采取的措施得當，才能讓文書檔案資料整理到位，確保其發揮出積極的借鑒價值，充分的彰顯出實際的利用優勢，為機關單位開展各項工作提供必要的依據。

2.1 重視整理及歸檔人員的責任意識

在一定程度上分析，文書檔案歸檔及整理屬于相對復雜且極具專業性的工作，需要具備著敬業精神、職業道德的優秀工作者參與其中，以此才能更好的為機關單位文書檔案整理及歸檔工作出謀劃策。通過積極的宣傳《文書學》《檔案法》等相關的規定，讓每一位參與歸檔及整理工作的人員都能具備責任意識，使其主動地落實分內工作。還需將文件資料的整理以及鑒定等合理的納入至檔案工作者的基本職責范圍內，強化基本的考核及領導力度，逐步的提升文書檔案管理的具體成效。

2.2 需關注文書檔案整理及歸檔程序

首先，需要對所有案卷展開普查和分析，及時的將無用文件加以剔除，只有確保這一行動落實到位，才能更好的規避計算機管理中出現的低效率及重復問題。在某種程度上分析，這樣的工作程序能夠讓文書檔案的整理和歸檔實現標準化和規范化的目的。其次，對文書案卷重新組合，盡可能的將內容混雜且組卷較厚的案卷合理的組卷，確保存在著內在聯系的組卷可以相互結合到一起。整個過程，還能梳理部分標題不清晰、無案卷標題的文書檔案資料，通過合理的加工填寫，確保案卷更加的規整。

2.3 提升文書檔案整理歸檔的信息化水平

新的時代背景下，文書檔案的保障以及基礎為現代化管理方式的運用，以此為相關工作的效率和質量提供了有力的支持。計算機技術在文書檔案整理及歸檔工作中的科學使用，讓文件的整體環節與辦公自動化實現了完美的銜接，系統的將文件起草、登記以及刪減等程序科學的串聯到一起。在科學技術飛速發展的進程中，現代化新型管理技術應該讓相關的工作人員加以掌握，在提升管理者基本水平的同時，強化對信息技術、計算機知識的學習，主動將信息技術的要領和文書檔案管理搭配起來。紙質檔案資料的勞動強度較大，工作呈現出復雜性，信息技術的合理引入將這一問題有效的解決。在人工立卷的時候，立卷人需要按照統一標準執行相關的任務，但是因為個人的理解存在著明顯的偏差，所以在分類上會表現出特定的差異，由此便直接的影響到案卷分類的具體質量，對各項查詢工作造成了阻礙。計算機和文件檢索工作的有效結合，使得人為因素的干擾程度明顯的控制起來，計算機技術的管理優勢得以發揮，極大的提升了工作的效率，真正的實現深化檢索以及簡化整理的目的。

3 結語

文書檔案的整理及歸檔屬于繁瑣且巨細的工作，應該重視嚴謹周密的安排，采取科學化的手段落實基本的行動，促使機關單位文書檔案的整理和歸檔更加的到位。在歸檔整理文書檔案資料的時候，需重視一些細節性的問題，這是形成檔案的前提條件，只有積極的重視當前機關單位對文書檔案資料的整理要求，結合計算機技術科學化的落實具體工作，才能保證文書檔案信息發揮出參考價值，為機關單位的長遠發展保駕護航。