信息時代辦公室檔案管理工作探討

韋 榕

（江蘇省淮安市洪澤公證處，江蘇 淮安 223100）

1 信息時代辦公室檔案管理的優勢

1.1 促進資源共享

原來的辦公室檔案管理，都是手工操作，歸入文件管理庫。這種管理方法不方便人員進行后期查詢，在大量信息資源中查找比較困難。與此同時，大量的資源和空間用于檔案管理，造成空間和資金的浪費，不利于在企業內部進行成本控制。借助于信息化管理系統，可以進一步突破文書檔案管理的時空限制，使之更加體系化、更完善。利用因特網進行互動，可以有效地實現資源共享，保證文書檔案的查詢和資源的傳遞。在資源分析、數據處理、檔案規劃等方面，自動化技術實現了文本資源的統一管理，有效提高了資源的利用率。與此同時，保證人員能及時分析和使用數據。資源在各個信息平臺之間的傳輸效率不斷加強，各個方面的人員能夠進一步根據實際的需要對數據資源進行選取和整合，進一步促進資源的利用效率提升。

1.2 提高辦公效率

辦公自動化系統可以進一步處理文書檔案中的數字文本，利用電腦的輔助操作對數據庫進行歸納，保證每個文本能夠歸入相應的類別當中，確保各方面操作的效率。與傳統檔案管理相比，文書自動化管理具有更明顯的優點，能進一步簡化工作流程，減少紙張浪費，提高工作效率，方便人員后期查閱資料。由于應用范圍很廣，而且發展速度很快，文書自動化管理將成為未來發展的主要趨勢。文書自動化管理可以更持久、穩定地保存文件，利用計算機處理技術，使文件信息的分類自動實現。這種工作模式可以避免外部環境對文書的影響。與此同時，文書檔案管理自動化可以進一步提高數據檢索效率。在多次查詢過程中，同一數據容易出現多次查詢、效率不高的問題。在同一時間多次使用工具，導致數據容易被破壞或丟失。電子技術平臺能有效防止數據被破壞，使數據被多次重復使用。檢索過程中，只要輸入文件號名稱，就可以進行快速查詢，進一步提高整體檢索效率。

2 信息時代辦公室檔案管理工作中的不足之處

當前，辦公室檔案管理工作過程中存在的不足之處大多是因為管理工作人員專業性不足，未樹立正確的信息管理認知，社會環境在不斷變化，科學技術水平不斷提升，辦公室作為企業主要的職能部門，在當前時代應該跟隨社會發展腳步，將信息技術應用其中，從而對辦公室人才進行全面培養。與此同時，社會環境的不斷變化，致使辦公室檔案種類逐漸豐富，傳統辦公室檔案管理種類單一。因此，信息化辦公室檔案管理成為全新的事務，工作人員要在短時間內接受這一事務。因此，在日常工作中極可能出現失誤的情況發生，致使檔案管理工作凌亂，如果不能提出有效的解決對策，解決上述問題，那么便會對辦公室檔案管理工作的持續性發展產生非常消極的影響。

3 信息化辦公室檔案管理創新途徑

3.1 檔案管理工作人員的創新信息化

首先，辦公室檔案管理人員質量的主觀因素。第一，辦公室檔案管理人員作為工作主體，其個人素養會對檔案管理工作質量產生直接的影響。因此，在對檔案進行管理時，第一步便是對工作人員進行創新，檔案管理工作者的創新應該是由內至外的，對檔案管理工作人員進行創新，便是從根本上對檔案管理工作進行創新。負責對檔案進行管理的工作人員應具備極強的專業素養。因此，應對檔案管理工作者進行專業培訓，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業技能。第二，辦公室檔案管理工作的理念應該進行創新，檔案管理工作人員應改變自身工作思維，自主學習計算機等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業素養，還要提升軟實力，在對辦公室檔案進行管理時，管理策略應與時俱進。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。因此，企業應對辦公室檔案管理工作人員的管理策略進行創新，帶領其學習全新的理念，將新型管理模式引入其中。創新檔案管理工作人員時應注意如下兩點。首先，提升管理工作人員的硬實力。其次，是檔案管理工作人員樹立正確地信息管理覺悟。這樣一來，能夠使工作人員專業素養低下，工作積極性低下的問題得以解決，并使檔案管理質量得以提升。對人才進行充分利用，將其能力發揮到最大價值，能夠在信息時代下使辦公室檔案管理質量得到質的飛躍。

3.2 建設信息化檔案管理辦公室

科學合理的改革，可以推動辦公室檔案管理工作的持續發展，檔案工作者應在企業的支持下，引進先進技術。可以通過安裝安保系統的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨立的，將其與檔案管理人員的工作內容相結合，才能夠將檔案管理的創新得以體現。與此同時，能夠將檔案通過信息的方式串聯在各個部門創建共享性資源平臺，以便不同部門對信息進行及時的更新儲存。不光能夠使不同部門之間的關聯性得以提升，還能夠有效節約不同部門因信息溝通所耽誤的時間，最終達到提升企業工作效率及經濟收益的目的。

3.3 創新檔案管理模式

傳統辦公室檔案管理時存在諸多不足之處，因涉及的文件數量龐大，種類繁瑣，在對檔案進行歸類存放時缺乏系統性的條例，導致文件缺失的情況時常發生。另外，企業需要通過大量資源查找所丟失的文件，不光提升了檔案管理成本，還增加了管理工作人員的壓力和難度。因此，科學合理的檔案管理模式對信息化檔案管理工作的開展有著至關重要的作用。在當前環境下，辦公室檔案管理工作人員應創新工作模式，針對已經接收存入的文件而言，建立一個完善的檔案管理系統，以不同檔案的內容及性質為依據對其進行合理分類并為其編排序號，準確存放。針對新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對其進行備份，并采用電子信息系統的方式記錄之后進行存檔編號。這樣一來，在需要查找文件時，并可以采用計算機的方式查找類別編號，在最短的時間內找到所需要的文件。為了確保其安全性，應創建備份系統，預防出現文件丟失的情況對企業經濟效益帶來損失。在對檔案進行管理過程中，會因為特殊的原因導致檔案記錄模糊，這些情況會對信息檔案的安全性產生威脅，對檔案工作的開展產生消極影響，因此應該對檔案管理方式進行改革，創新檔案管理工作人員應明確自身職責。舉例來說，接收到新的文件后，應該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個人責任，科學合理地規劃工作內容，這樣也能有效地減少文件出錯的機會，并在檔案管理過程中發現問題后及時處理。

4 結束語

綜上所述，在辦公室檔案管理創新過程中，企業管理者要幫助檔案管理工作人員樹立正確的信息化管理觀念，創建信息化管理模式，不斷向科學化標準化方向發展。此外，還應該借鑒并引進有效的管理模式，為檔案管理工作的正常開展提供支持。這樣一來，才能夠將信息化檔案管理的價值全面體現出來，并為企業經濟效益的提升及持續性發展提供保障。