大數據時代下的公安檔案管理創新策略研究

董志平

（文水縣公安局下屬事業單位，山西 呂梁 032100）

公安檔案是公安機關在防范、打擊違法犯罪活動，展開治安行政管理的過程中，所形成的文字、圖像、影像、表格等多種形式，具有保存價值的原始記錄資料，具體包括刑事偵查案卷、刑事拘留案卷、重大事故案卷、勞動教養案卷、行政拘留案卷、收容審查案卷等[1]。隨著治安管理工作的開展，公安檔案資料不斷累積，其管理難度增大，信息利用愈發困難。大數據時代下，數據處理效率提升，數據信息得到高效利用，將大數據、云儲存、云計算等技術引進公安檔案管理中，能夠有效推動公安檔案的信息化、數字化發展，提升公安檔案管理水平，在此過程中，公安系統相關單位必須根據檔案管理新需求、新理念，創新相關管理理念、技術等內容，全面提升公安檔案管理及服務水平。

1 大數據時代下的公安檔案管理工作現狀分析

1）檔案管理創新不受重視。大數據時代下，公安檔案管理創新迎來機遇，但是單位領導認為檔案工作不屬于中心工作范疇，對于檔案管理創新的重視度不足，在這方面并未投入太多的人力、資金及物資，導致檔案管理信息化建設進程受阻，而且，在領導層不重視的情況下，檔案管理流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現象。

2）信息化管理設施不齊全。在傳統的公安檔案管理模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失，而且，大量紙質文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。大數據時代下，公安檔案管理受到了大數據、互聯網等技術的支持，管理手段得以更新，但由于財政投入有限，公安檔案信息化管理設施不齊全，部分設備過于陳舊，硬件設施、軟件系統相較落后，檔案資料不齊全，更新速度慢，無，網絡系統存在諸多安全隱患，影響到公安檔案整理、分類、儲存、開發工作效率[2]。

3）管理人員業務素質有待提升。隨著公安檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該推動檔案現代化管理，創新管理手段，引入現代化信息技術，實現高效化檔案管理，但是這一過程會受到管理人員業務素質的限制，公安檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，缺乏檔案管理的專業知識，對于大數據、云計算等現代化信息技術掌握度不足，無法達到公安檔案管理創新需求。

2 大數據時代下的公安檔案管理創新策略分析

1）管理模式的創新。檔案是單位工作過程的見證，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，重視大數據時代下檔案管理的創新，增加資金投入，建設標準化的數字化公安檔案室，明確檔案管理信息化建設流程與標準，比如說發生新案件是，公安民警應用計算機記錄案件偵破過程，上傳至檔案數據庫，經管理人員審核后，按照案件發生的時間、類型，設置編碼，儲存至相應目錄下。跟隨公安檔案管理創新的步伐，改進、更新相關的管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件指示，制定科學合理的公安檔案信息化、數字化管理制度，實行崗位責任制，明確各類檔案的管理責任人，一旦出現問題，追究管理人員責任，保障管理質量[3]。

2）管理技術的創新。大數據時代下，公安系統相關單位應該創新公安檔案管理的理念、手段、方式、方法，引入適合公安檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創造合適的電子檔案儲存環境，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務水平。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，公安系統人員可以“工號+密碼”的形式登陸系統，獲取職位權限內的權利，比如說檔案管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改[4]。

3）檔案服務的創新。公安檔案數據庫的構建，不僅有利于提升檔案建設質量與效率，而且能有效提升檔案信息利用率。單位應該創新檔案服務，為單位內部及相關部門提供檔案查閱服務，利用相關數據平臺，檔案資料可實現實時開放共享，單位內部的工作人員，可以直接進入局域網，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄文水縣公安局下屬事業單位所屬的官方網站上，進入相關目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾。想要查閱檔案原件者，需辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發現必將嚴懲。

4）檔案管理人員的創新。完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[5]。

3 結語

綜上所述，數據時代的到來，讓社會認識到了信息資產的價值，為公安檔案管理革新創造力契機，在大數據技術的支持下，公安檔案數據庫得以構建，檔案儲存容量擴大，有效地保證了檔案信息的完整性，在數據共享平臺的支撐下，實現了不同區域、不同部門間的信息無障礙交流，而且借助于其數據處理功能，能夠有效整合、分析各類地質數據，實現標準各異數據的分類、歸納、統一，形成標準化的公安檔案數據庫，提升檔案利用率[5]。公安檔案信息化管理，對于公安系統相關單位而言，是一個不小的挑戰，為了提升公安檔案管理及服務水平，需迎難而上，直面挑戰，從技術、管理制度、工作人員等多方面予以創新，推動公安檔案信息化管理方案的落實，最大限度發揮檔案的信息利用價值。