城建檔案信息的開發與利用探析

孫 剛

（鄒平市住房和城鄉建設局，山東 鄒平 256200）

在城市規劃、建設、發展、管理的過程中，產生了各類具有保存價值的原始記錄資料，具體包括文字、圖像、影像、表格等，都屬于城建檔案資料[1]。城建檔案資料具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，反映了城市的發展過程，信息數量大，為了實現有效管理，實現對于城建檔案信息的科學開發與合理利用，必須創新其管理模式，引進現代化信息技術，構建城建檔案數據庫，借助于網絡平臺實現信息異地共享，借助于數據挖掘技術實現檔案開發利用，全面提升城建檔案管理及服務水平。

1 城建檔案信息開發與利用的重大意義分析

1.1 是實現資源價值的必要手段

21世紀是知識經濟時代，大數據背景下，信息資產的利用價值得到社會的高度重視，城建檔案作為儲存著大量信息資源的載體，且開發與利用受到各個部門的關注。城建檔案的價值就在于其中蘊藏的豐富的信息資源，有效開發與利用檔案信息，是實現資源價值的必要手段，是檔案信息在城市規劃、建設中發揮指導作用的關鍵，只有充分挖掘城建檔案背后蘊含的潛在信息，才能夠創造出相應的經濟效益和社會效益。

1.2 是新時期經濟發展的必然要求

當前，我國經濟持續處于中高速發展轉臺，城市化建設進程逐步推進，為了推動城市及其經濟的可持續發展，必須制定科學合理的城市規劃建設方案，優化城市空間布局，調整產業結構。城建檔案在城市規劃建設中發揮著重要的指導作用，城建檔案信息的開發與利用，能夠推動城市規劃建設、土地開發利用決策的科學化發展，構建科學長效的城市發展格局，為新時期經濟發展創造良好的物質條件[2]。

1.3 是檔案多元化發展的趨勢

在信息化時代背景下，城建檔案的價值需求趨于多元化發展，城建檔案管理部門應該順應時勢，推動城建檔案的信息化建設，構建城建電子檔案，全面采集城市規劃、建設相關工程的信息，實時更新，確保檔案信息的真實性、全面性、完整性。同時，注重對電子檔案的開發與利用，完善檔案服務模塊的構建，為不同用戶群體提供不同權限的服務，實現城建檔案信息的異地、開放共享，維護信息安全，以防信息被惡意修改、損毀等。

2 城建檔案信息的開發與利用策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度，推動檔案的及時更新

信息時代背景下，城建檔案管理創新的方向，就是信息化建設，在此過程中，濱州城建檔案館應依照《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定城建檔案信息化管理制度，明晰檔案信息化管理工作流程及具體執行方案，提升工作水平[3]。為了確保檔案資料的完整性，應實施檔案管理責任制度，明確主管領導及管理人員，專崗專責，并構建與之相適應的監督機制。在城建檔案信息化建設過程中，合理劃分工作任務，由建設、施工單位按照統一標準，采集、整理檔案資料，經過統一的移交系統著錄，生成電子數據報，上傳到檔案室的管理系統中，由檔案管理人員完成驗收、接收、保管、利用工作，合理分工，提升工作質量。

2.2 完善城建檔案信息平臺構建，創新檔案管理技術

在城建檔案管理創新過程中，單位應該借鑒成功案例，引進現代化信息技術，引入適合城建檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，構建城建檔案信息平臺，實現檔案收集、移交、整理、編目、著錄、掃描、統計、查詢等管理功能，全面提升檔案管理水平。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具備數據編輯、管理功能，而高級用戶能夠看到所有檔案信息，普通用戶只能看到公共信息，完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

2.3 優化檔案服務體系，提升信息利用率

檔案的建設與管理，是為了更好地利用，應該利用現有平臺，為單位內部及相關部門提供檔案查閱服務。如若想要查閱檔案原件，必須辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發現必將嚴懲[4]。信息化背景下，城建檔案利用迎來新的契機，在檔案管理信息化建設的形勢下，檔案資料可實現實時開放共享，單位內部的工作人員，可以直接進入局域網，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄城市規劃建設部門官方網站，進入相關目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾，提升了城建檔案信息的利用率。

2.4 完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平

城建檔案管理工作政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務。城建單位應該完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、開發利用的安全性[5]。

3 結語

綜上所述，在城市發展建設過程中，累積了大量城建檔案資料，且隨著社會的發展，文件數量會不斷增加，采用傳統的檔案管理手段，工作效率及質量均較低，且檔案信息開發利用難度較大，引進現代化信息技術，創建城建檔案信息化管理模式，是突破當前城建檔案開發與利用困境的關鍵性策略。在新的城建檔案管理模式中，各部門應積極配合，全面、及時錄入城建檔案信息，按照既定制度開發、利用信息，為城市規劃、建設工作開展提供決策支持，充分發揮出城建檔案信息的利用價值，體現出城建檔案管理的工作意義。