關于紙質城建檔案數字化加工的探索

楊 聰

（深圳市文檔服務中心，廣東 深圳 518000）

城市建設的每一個項目的開展與實施，都與人民群眾的利益息息相關。因此，做好城建檔案管理，不僅能夠記錄保存一個城市的發展歷程，還能夠給城市建設規劃提供確切、有效的信息。隨著社會快速的發展，提高工作效率、信息資源利用共享已經成為當今社會的主要節奏。傳統的檔案管理模式，已經難以跟上現代社會發展的步伐。為了更好地適應社會發展的節奏，紙質檔案數字化已經成為檔案管理工作中必不可少的工作內容。

1 城建檔案數字化加工的意義

為了滿足城市人口的生活環境需求，城市面貌正在以超快的速度發生著改變。隨著城市的高速發展與建設，城建方面的檔案管理數量也與日俱增，管理工作也越發困難，傳統的紙質檔案已經無法滿足現代化信息時代的發展需求。要想使城建檔案發揮出其巨大的作用，有效幫助有關部門提高工作效率，必須將紙質城建檔案轉換成電子檔案的形式提供利用。

其次，城建檔案具有極高的保存價值，數字化檔案的出現解決了檔案的保存困難、借閱麻煩等一系列問題。并且，參與城市建設項目的政府部門以及工程建設企業數量較多，一旦某一個項目出現問題，都可能對城市發展以及人民群眾生命財產安全帶來巨大的影響。因此，將城建檔案進行數字化加工管理，一方面可以提高檔案管理工作的安全性以及保密性。另一方面，在緊急的情況下，可以幫助有關部門快速查找調取相關項目負責人、施工單位、以及施工項目相關的全部信息。

2 傳統紙質檔案保存的優缺點

1）紙質檔案的優點。雖然將紙質檔案進行數字化加工具有很多優勢，但是紙質檔案還有很多電子檔案所無法比擬的優點。首先，紙質檔案在歸檔保存時，都具有統一的裝訂、剪裁規定。其次，只要將紙質檔案按照嚴格的保密制度保管，它的安全性就比較高。此外，紙質檔案由于它本身的原始性和真實性，因此具有憑證作用，可以受到法律的認可。并且，偽造的紙質檔案也很容易被識別出來。

2）紙質檔案保存的缺點。由于城建項目大部分都是需要進行施工改造的工程項目，因此會產生大量的工程圖紙、技術文件等技術材料。工程圖紙的紙張尺寸比較大，因此造成了城建紙質檔案保存需要大面積的空間。其次，紙質檔案對于信息的傳遞不夠及時和便捷。相關人員在借用檔案時只能對檔案進行復印或者當場審閱后進行歸還，以避免造成檔案原件丟失。

3 紙質檔案數字化加工的主要步驟

將紙質檔案轉化為數字化電子檔案的過程是一個復雜、耗時耗力的一項規模浩大的工程。城建部門一般會將整個檔案數字化加工項目外包給專門的企業，這種情況既不影響各部門正常的管理工作，又能在短時間內將這項工作完成。

1）檔案整理。紙質檔案在掃描之前，應該按照管理制度以及相關負責人的要求下進行整理。工作人員在進入到檔案室前應做好相關的安全登記，然后根據負責人分配的任務以及工作量來進行檔案的取用。工作人員在整理檔案的過程中，要確保檔案的完整性，先檢查好所領取檔案的數量以及檔案內部的信息。檔案整理的內容一般有掃描文件的選擇、拆卷、分件、排序、擬標題等步驟。檔案袋內的文件要根據目錄進行內卷的數量校對、內容校對，然后將校對無誤的檔案袋內紙張放入到檔案盒內。檔案盒內的文件基本有技術報告、工程施工合同、工程設計圖紙以及相關材料。按照要求建立統一檔案盒的掃描件和非掃描件的區分和標記，當檔案內材料全部完成數字化工作后還要按照相關規定進行裝訂復原。

2）檔案掃描。首先，掃描時根據項目要求用統一的規格、圖像呈現方式對檔案進行掃描。由于工程圖紙的尺寸較大，應將圖紙平鋪在操作臺進行整體的掃描。在選擇掃描儀器時，禁止使用滾筒式或者搓紙式掃描儀進行掃描，原因是避免紙質檔案出現無可挽回的損壞。其次，掃描文件時還要認真地檢查手中所掃描的文件的題目、頁數與整理檔案時填寫的信息一致，如出現不一致的情況應及時找到相關負責人及操作人員進行調查處理。

3）圖像處理與存儲。圖像處理是指對掃描完畢的圖像進行核對、矯正、格式統一以及去污等處理。使電子檔案內的掃描件呈現清晰、規范的圖像給查閱者。其次，還要保證掃描圖像的內容、順序、篇幅與原件的信息一致。除手寫稿以外，掃描合格的電子圖像用常用的文字識別軟件進行全文ORC圖像識別以及雙層PDF數據制作。

圖像進行存儲時也應根據項目要求進行統一的存儲。存儲時的電子圖像文件名要與紙質版檔案的文件名以及文件目錄的檔號命名相一致。如果電子圖像的命名出現錯誤，很可能會對借閱者進行誤導而造成一些不可挽回的損失。

4）目錄建庫。工作人員建立的目錄一定是電子圖像、案卷目錄、實際紙質檔案序號以及備份硬盤之間都能相對應。一旦出現某一個環節的目錄對不上，就會增加工作人員大量的精力去進行矯正，也會影響后面的檔案進行編碼排序處理。為了確保檔案錄入電子系統的準確性，工作人員要做到一組文件進行兩次錄入并且錄入的電子系統要有能夠校對兩份檔案一致率的功能。

為了確保目錄與文件的一致性，每天工作結束時工作人員都應向有關單位負責人提交檔案校對數據的文件或工作日志。提交工作日志的目的主要有兩方面：第一方面是為了更好地保證第二天工作的有序進行，第二方面是為了今后發現錯誤后能夠快速地找到問題發生點并迅速做出有效的處理方案。

5）信息錄入完畢后的整理裝訂。所有完成掃描錄入的原版紙質文件需要重新裝訂保管，在進行裝訂時應做到以下幾點要求：（1）拆分的文件要按照原有檔案內的文件目錄進行頁數、內容順序整理后進行方可進行裝訂。（2）裝訂時應按照原有的裝訂位置進行裝訂，不可以隨便更換 打空位置。（3）裝訂時要采用統一的裝訂材料進行裝訂，不可以隨意使用不同種類的裝訂材料，以免造成檔案雜亂。（4）對于裝訂完成的檔案袋或一組材料進行記錄，確保每一個項目檔案的完整。

6）數據備份。由于收集的電子數據還在工作人員的系統中，因此，在相關負責人對電子數據進行驗收合格后進行電子數據的備份即將電子數據轉移到城建檔案管理部門的系統中。數據備份工作不只是單純的將紙質檔案的電子數據轉移到管理系統中，還應備份處理電子數據的有效設備。例如，需要將電子數據備份成磁帶備份的方式，或者硬盤備份。

4 結論

由于紙質檔案加工轉化為數字化模式的電子數據的真正實施過程較為復雜，細致。因此，在外包服務公司將數據備份給檔案管理人員后，還應簽署具有法律效應的保密協議，規避政府檔案信息泄露的風險。此外，電子數據的驗收工作也尤為重要，是為了確保今后使用的城建項目電子信息的準確。