淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

楊玉忠

（隆化縣財政局，河北 承德 068150）

檔案是集齊人們在各種社會活動里，產生的不同形式的記錄，類似于聲音、文字、圖像、視頻等具有保留價值的記錄。如果很好地整理歸納每個人的檔案資料，便于人們日后的查閱。檔案的完整保存，對以后的生活以及其他方面都有極大的借鑒作用，如果各個企業中的檔案管理者可以高效地展開檔案管理工作，能夠極大地提高工作效率，節約時間成本。在信息時代下，數據化的管理為檔案工作者提供了便利，但同時檔案工作者也要注重技巧的運用。

1 信息化檔案管理歸類的重要性

1）可以將檔案資料系統化。信息化的整理，能夠將數據資料很快地進行收集，檔案工作者可以在這種系統化的模式中，快速記錄以及整理歸納；減少了傳統方式帶來的弊端，傳統的整理歸檔是一種復雜且又繁瑣的流程。信息化的檔案管理是把當前所需要的所有數據，直接利用設備把數據上傳至相關系統中，并且可以快速地將其進行整理歸檔，而不是以傳統的方式先記錄后整理。這樣的系統化模式，在極大程度上提高了工作效率。

2）實現了資源共享。傳統的檔案整理中，如果不同地區需要調取某個人的檔案資料，就會查詢不便，而且也會增加工作人員的工作時長。信息化的檔案整理，就可以解決這一困擾，并且實現資源的共享。資源的共享，是利用網絡的技術，實現各個企業之間所需要的數據全面覆蓋，利用網絡傳輸或者所屬企業自己設計的系統內部傳輸，會為企業帶來很大的便利，可以讓各地的檔案工作者實時共享其所需的檔案資料。

2 現階段中，檔案歸檔整理存在的問題

1）部分檔案工作者的專業性不強。如今部分機構檔案工作崗位的工作人員并非出身于檔案學專業，有部分檔案工作者只是單位里其他工作人員的調崗，又或是單位招聘時并未注重其專業。這一部分檔案工作者缺乏足夠的專業知識，導致其無法在檔案歸檔工作中，科學地、專業地進行分類；并且部分機構，檔案管理者沒有穩定的人員，甚至有些機構聘有兼職人員，流動性較強。而這樣的現象就會直接導致其機構的檔案管理缺乏專業性，雖然檔案管理工作并非難度特別大的技術工作，但其中也包含一定的檔案歸納技巧，這一部分非專業人士往往不懂得如何高效的并且有質量的完成檔案歸檔的整理工作，這樣就會影響檔案的實時作用。

2）檔案管理的基礎設施不完善，缺少信息化建設。檔案整理的順利進行需要一定的基礎設施，例如完整的檔案室、合理的檔案庫房選址以及布局、檔案歸檔工作中所需要的基本電子設備、完善的工作制度等。目前我國部分機構中的檔案工作并不是很好，也并沒有緊隨時代的步伐，實施信息化的管理。檔案歸檔工作中沒有很好地運用信息化技術來支撐工作。主要的原因是在于一些機構缺乏有關信息化操作的設備，甚至連檔案整理的數據庫都不存在，這嚴重影響了檔案歸檔工作的順利進行。

3）部分機構缺乏檔案整理意識。據目前看來，部分事業單位中的檔案整理仍然使用比較傳統的模式，缺乏利用信息化時代下的方便設備以及方式對檔案進行分類歸檔。部分事業單位檔案歸檔整理工作中缺乏目前較為重要的管理和分類意識，整理檔案的工作制度不夠完善，只是簡單地做到了讓檔案從視覺上看起來不凌亂，但在新時代中，檔案整理工作不能僅停留在讓其不雜亂的局面，而是要系統化地記錄以及整理實時有效的信息。檔案的整理和分類，更為重要的是方便往后可以快速地對檔案進行查閱，如果檔案工作者沒有對檔案進行很好地分門別類，隨著每日檔案的增加，以傳統的管理和分類模式，會加大管理工作者的難度，若以后想要快速地查閱到某一份檔案時，就會變得特別艱難。

3 信息時代下，檔案整理歸檔和分類技巧

1）聘用檔案學專業的工作人員。正所謂術業有專攻，要保證有效地進行檔案整理歸檔及分類工作，其對應的工作人員就要有很高的專業性，而不能從單位中隨機調取一個工作者進行這一項工作，在招聘工作人員的時候，就要考慮到聘用相關專業的人。檔案學專業的人，具備一定專業的整理歸檔以及分類的技巧，在工作時，就會精準地對檔案進行記錄和分類，對于整個工作流程，會比不專業人士熟悉，倘若某個時期，誰需要找一份需要的檔案，專業的檔案管理工作者就會迅速并且準確地提供資料。大大提高工作效率，減少不必要的時間浪費，也為工作減輕壓力和負擔。隨著時代的變化，工作的方式也要隨著改革，這時就需要對檔案整理工作人員進行培訓，符合當下的時代需求；在接受新穎方式時，專業的檔案整理工作人員對新的技能有更好地理解，利于之后更加順利的工作。如今信息時代化，就要加強檔案整理工作者對信息化技術的運用能力；檔案工作者不僅要有其檔案學的專業知識，并且要在此基礎上學會信息技術的基礎知識和技巧，在信息化時代下的工作里，可以有效地進行工作。

2）完善整理系統。檔案整理歸檔的工作是一項很復雜且枯燥的工作，檔案工作人員需要有極強的耐心，對檔案進行有序的整理分類，并且時刻嚴謹；就算是這樣，由于人工處理事務總會存在一些偏差和失誤，不能做到十分完美。為解決這一困擾，事業單位高層就需要制定完善的制度以及工作中的操作流程，檔案工作者要嚴格按照規定來進行工作。利用信息化的設備建立系統化的程序，做到精細化、標準化、流程化、系統化、以及高效率。并且也要隨時代的變更，不斷創新檔案整理歸檔工作方式。

例如可以利用數學思維，“子集”的思維方式進行檔案的整理分類，借鑒“子集”理論，建立子項目對檔案進行整理分類；具體的實施方式為先分大類別，再根據大類別劃分小類別。不同單位、不同部分、不同時間段、檔案的屬性等，由大到小的思維模式對檔案進行分類，不僅有邏輯性，并且可以以此建立信息化的軟件系統，操作方便且迅速。

3）利用新穎且有效的整理軟件。科技的發達為人類帶來了極大的便捷，以往留下的紙質檔案，現在只會是抽取調查以及核對的作用，真正用于工作中的已經逐漸被電子化和信息化，所以電子化的軟件利用，對檔案工作者來說，是較為關鍵的選擇。

例如在實際檔案整理歸檔分類工作中，可以采取南大之星以及Digibook等一系列的檔案整理軟件，這一類軟件在歸類電子檔案的工作中，起到重要的作用，符合新時代下信息化的工作方式，同時也為以后電子檔案整理歸檔及分類工作提供一個新的思路。

4 結語

現階段中的檔案管理歸檔工作已經逐漸趨于信息化，電子化，而這樣的工作模式也有不錯的效果，提高了檔案工作者的工作效率，而檔案整理歸檔分類工作不能僅停留在此時的模式，要不斷在原基礎上創新新模式，做到檔案整理歸檔分類工作方式的最優化。