大數據時代檔案管理服務體系的構建與應用研究

李德梅

（遼寧省葫蘆島市連山區檔案館，遼寧 葫蘆島 125001）

大數據是通過網絡程序科學、合理地分析和處理數據信息的過程。它的出現對傳統的檔案管理產生了巨大影響。檔案管理也由傳統的紙質管理、人工歸檔等管理方式向數據化的檔案管理方式進行轉變。對于很多單位而言，大數據可幫助單位通過合理有效的計算來分析和滿足各種工作需求，加快信息處理速度，以幫助各單位實現管理創新。

1 大數據理念下檔案管理服務體系內涵及特征

當前，學術界正在塑造對大數據的統一理解。大數據的含義主要包括結構化、半結構化和非結構化數據，但它是按類型而不是對數據量的定量描述，從大量數據中快速收集信息。大數據具有四個基本特征，使用大數據構建文件管理服務系統應具有以下特點。

1.1 打破傳統檔案館的概念

在大數據概念下，檔案的概念應從傳統的官方文件、視聽材料和其他材料擴展到保存在其他管理活動過程中形成的文本、圖形、圖像、音頻和視頻以及其他信息的記錄。作為主要來源，它已擴展為包括各種獨立的工作平臺數據和相關的網絡平臺信息數據。

1.2 充分利用信息技術

以信息化為主要手段，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了檔案管理效率。檔案管理服務系統可以通過標準化的檔案管理系統實現對信息數據的及時處理，并實現高效快捷方便的檢索。

1.3 創新的服務功能和服務方法

檔案管理服務系統依靠檔案用戶周圍的網絡，具有友好的用戶界面以及完整的遠程借閱和調用控制。檔案部門和員工可以通過分析和過濾托管服務系統中的檔案數據來查找隱藏的項目。檔案的核心價值是為用戶提供深入的服務，例如知識挖掘和統計分析。

2 大數據時代檔案管理服務工作現狀

2.1 檔案管理水平有待提高

在實際的文件管理操作中，缺少完整的文件管理系統，并且管理操作基本上是獨立的，需要進行標準化。同時，隨著信息技術的飛速發展，信息技術的便捷優勢使人們的信息獲取渠道更加多樣化，給仍然停留在傳統文件管理模式下的管理任務帶來了挑戰。因此，檔案管理人員需要意識到從紙質檔案到數字檔案的過渡，以滿足人們多樣化的信息需求。

2.2 電子檔案數據的安全性有待提升

盡管公共機構的生產和運營涉及許多機密文件，但是目前缺乏具有高安全性能的電子信息管理系統，并且經常使用第三方軟件來傳輸和存儲電子文件。因此，電子文檔數據的安全性受到威脅。例如，某些業務部門當前使用電子郵件或QQ進行電子文件傳輸，如果該業務部門用于發送和接收文件的帳戶和密碼泄漏，則文件數據可能會泄漏。

2.3 檔案管理隊伍建設不足

大多數檔案管理人員缺乏專門的技術知識，對檔案管理的基本原理和系統缺乏深刻的了解，對檔案管理也沒有足夠的認識。他們認為收集檔案并將其存儲在類別中就足夠了，使得存檔信息中含有的價值不能很好的被利用。另外，大多數文件管理任務是中老年人，他們接受現代新技術程度相對較弱，并且文件編輯和研究不夠深入，人員流動性也相對較強，因此難以確保文件管理的持續發展。

3 大數據時代檔案管理服務體系構建的對策

3.1 創新管理制度

標準化管理首先需要強有力的制度。在大數據的概念下，檔案管理服務系統的建立和發展必須在法治的軌跡上進行。結合“大數據時代”的特點，結合現行法律法規體系，建立館際部門之間基于數字資源和各種檔案資源生命周期的標準規范體系，使得資源分享具有可遵循的證據和可遵循的法律。然后，與每個環節一起建立標準化的操作流程，優化檔案的整體管理，為檔案管理系統的建立和運行提供了制度上的保證。

3.2 創新管理工作內容

數字檔案信息管理的數字化是基礎，但是數據化應該是關鍵。通過將各種信息輸入到計算機中，可以將各種信息轉換為二進制數字結構，但是除非轉換為數據化，否則很難自行組織和分析，因為其本身一直難以搜索，因此一直是索取和使用用戶信息的主要障礙。數字化和數據化的結合是一項重要的創新，數字化在管理和信息安全存儲方面具有很好的應用效果，數字化可以在信息分析、處理和集成中發揮更大的價值。設置以數字化、數據分析和整理為核心的生命周期規范標準，遵守文件管理器之間共享和開發的原則，并收集資源、分析資源、轉換資源、管理資源、提供服務和數字存儲的科學數據管理系統。

3.3 優化檔案管理人員結構

檔案管理任務相對繁瑣，傳統觀念認為檔案工作就是看好了別丟了，不需要有什么技術含量。基層從事檔案工作的人員，缺乏檔案數字信息化專業的知識，檔案數字化工作大多采用外包式政府購買服務形式開展，但是到真正實際系統應用中還存在很多難以解決的問題。檔案管理人員流動性較大，有些業務骨干調到大機關發展，人才外流問題比較嚴重，這些都直接影響了檔案工作的健康發展。但是，隨著技術的不斷深入，在大數據時代，對檔案管理人員的技能水平要求越來越高，為了更有效地實現檔案管理工作，需要不斷招聘一些專業人才來有效提高檔案管理水平，讓人才結構不斷優化和調整。同時給檔案人員政策上待遇上的傾斜，能留住人才，從事鉆研檔案工作。

4 結束語

綜上所述，在當今的信息社會中，創建了越來越多的數據，因此當面對如此大量的信息時，文件管理也面臨著越來越多的問題，這對于文件管理者而言，意味著任務更加復雜。因此，據說檔案管理的相關工作人員應該努力了解時代的發展趨勢，不斷探索檔案管理的信息管理技術，合理利用大數據技術，以便科學和專業地處理復雜的海量數據信息。相關檔案管理人員必須不斷更新管理理念，有效提高業務水平，可以大大提高檔案管理效率，促進整個檔案管理行業的發展。