關于檔案信息化建設與檔案管理的探討

于 艷

（內蒙古自治區興安盟扎賚特旗人力資源和社會保障局干部人事檔案管理中心，內蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

前言：檔案信息化建設指的是在檔案管理的過程中應用先進的互聯網管理手段，采用先進的信息技術，保存、收集和管理檔案信息。檔案信息化的建設需要轉變檔案管理的模式，增強檔案管理的數字化水平，以往檔案管理主要是對紙質檔案等進行管理，現如今信息技術的融入使檔案管理成為數字化的檔案管理。數字檔案在查詢、調閱、轉入轉出等方面都具備較大的便捷性，加強檔案信息化管理的水平，對提升檔案管理的效率具有積極的作用。

1 檔案信息化建設的定義

檔案信息化指的是在管理檔案時采用現代化的技術手段，如計算機技術、網絡信息技術等對檔案進行有效的管理。在企業檔案管理的過程中，要結合國家有關部門對檔案行政管理的要求以及有關信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內容與信息，并將檔案工作作為管理的依據，將檔案管理學作為最新的理論指導，將檔案資源作為企業管理的對象，增強企業檔案的數字化水平，推動企業發展實現網絡資源的共享，增強企業數字管理一體化的水平。

2 檔案信息化建設的現狀分析

1）檔案高度分散。通常檔案部門是由政府的規劃局來進行規劃的，但是其在檔案信息化建設的過程中存在檔案高度分散的問題，即檔案的信息會出現多次，不同部門之間的檔案信息存在相似的現象，檔案管理的效率低。檔案分散與規劃局在進行檔案信息規劃時不合理有關系，因為規劃局內部通常是由財務部門掌握財務報表，而如果其他的部門也掌握了相同的財務報表，那么檔案中的信息容易出現重復或者分散的問題，繼而影響檔案信息的真實性與有效性。

2）檔案信息化建設的重視度不足。非專業檔案管理機構對檔案管理工作的重視度不足，因此導致檔案管理的效率較低。總的來說，企業在人員配備、檔案管理設施設備上存在“老弱病殘”等問題，因為單位通常將一些即將退休或者已經退休的人員安排在檔案管理方面，而這些人員自身的信息技術能力較為缺乏，因此在檔案管理數字化的背景下無法有效完成檔案的信息化建設。檔案管理機構內部的管理人員存在工作積極性較低、素質不高等多方面的問題，這些問題容易導致檔案管理工作的效率偏低。檔案管理工作具備一定的特殊性，檔案工作管理人員容易養成墨守成規的工作習慣，在實際的工作過程中因遁守舊，缺乏創新精神，因此在進行檔案信息化建設時容易產生抵觸心理。

3）檔案信息化的管理標準不明確。在檔案管理信息化的過程中，由于缺乏有效、完整、齊全的管理制度以及相關的管理系統，因此檔案信息化的管理效率相對較低。國家檔案局對單位檔案管理的工作發揮的是業務指導作用，而對非直屬單位的檔案管理人員以及主要的領導來說，其在考核與考評方面存在缺乏話語權的問題，其在管理制度、管理系統方面存在效率低等問題，無法對企業的檔案管理進行有效的約束。企業檔案信息化管理的標準不同，不同行業和單位對檔案工作服務與本單位中心工作的標準和要求也存在一定的差異，因此在檔案信息化建設的過程中存在信息化管理標準不明確的問題，導致檔案信息化的建設難度大大增加。

4）檔案信息化管理的安全性不足。檔案在信息化建設的過程中需要聯網并配備相應的管理系統，但是在互聯網上存在大量的病毒以及黑客，尤其是單位中個人的檔案具備一定的隱私內容，如身份證號、家庭住址、電話號碼等，這些都是較為隱私的信息，然而這些信息一旦被不法分子盜取則會產生不可想的后果。但是從目前檔案信息化建設的現狀可知，檔案信息化管理的安全性不足是檔案在實際建設的過程中面臨的潛在風險，需要相關部門加以重視。一些單位認為建立安全防護系統就可以有效地規避數據丟失的風險，事實上，檔案管理面臨的風險是多方面的，需要制定綜合的措施加以防控。

3 構建檔案信息化的策略分析

1）建立完善的信息化檔案管理系統。促進檔案的信息化建設，要加快構建完善的信息化檔案系統，建立完整的數字化管理平臺，通過公眾服務平臺、內部檔案系統等提升檔案信息化管理的水平。建立完善的信息化檔案系統，要利用好網絡信息技術，并設置一個滿足實際要求的服務窗口，加強對信息化檔案內容的宣傳管理，確保檔案信息化管理可靠性與安全性。

2）完善檔案信息化管理的設施。構建現代的信息化檔案管理系統需要的基礎設施有計算機、打印機、掃描儀、復印機等設備，因此檔案的信息化建設首先要配備基本的物質基礎，才能夠更好地實現傳統檔案管理向數字化檔案管理的轉型。在檔案信息化建設時還應注意構建一套完整可靠的檔案管理系統，這樣在進行數字化檔案管理時則可以采用錄入或者查詢的方式，做好對檔案管理系統的分類管理。

3）將檔案信息化與傳統方式聯合起來。檔案的信息化建設過程中，傳統檔案的保存方式也具備一定的優勢，因此不能完全否定傳統檔案的重要性，比如消費者在購置房產時通常會擁有一份紙質的房產證明文件，這種文件非常重要，紙質文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質保存的方式。在進行檔案管理時，可以采用數字化檔案與紙質檔案并重的方式，既要實現檔案管理的信息化與數字化轉型，同時也要保留傳統的紙質檔案，發揮紙質檔案的優勢。部分原始的紙質檔案具備較高的歷史價值與學術價值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

4）增強檔案信息化建設的安全性。在網絡信息化時代，網絡可以實現多點互聯，但是網絡也存在一定的風險，由于網絡空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設時要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的問題，及時修復和還原檔案的數據信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統進行攻擊時會造成檔案信息數據的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復和還原，因此需要檔案管理部門針對信息管理系統進行升級和完善，從而增強檔案信息系統管理的安全性與可靠性。

5）增強檔案管理人員的素質水平。企業在招聘檔案管理人員時應盡可能地選用那些專業的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機制，使其能夠更好地為企業的發展提供優質的服務。另外，檔案信息化建設要求工作人員具備高度的責任心，認真對待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數字化轉型，提高檔案信息化建設的效率。

4 結語

檔案信息化建設與工作人員的素質水平分不開，相關人員要加強對檔案管理工作的重視，加強對檔案管理工作人員的培訓管理，使其具備現代化的檔案操作管理方式。工作人員要具備高度的責任心，在工作的過程中要主動學習，同時還要按照檔案信息化建設的要求來完成檔案管理的工作。