關于殯葬檔案管理信息化建設的思考

單少啟

（吉林省白城市通榆縣殯儀館，吉林 白城 137000）

殯葬檔案管理人員數量有限，面對每日劇增的檔案信息數量，使得工作勞度、強度不斷提升。在這樣的環境下催化了殯葬檔案信息化管理理念應運而生，促進了檔案管理人員工作效率、質量提升的同時，減少由于檔案信息過多而產生的工作失誤。

1 殯葬檔案信息化管理意義

傳統殯葬檔案管理過程中，檔案管理都是以紙質文檔的方式留存，種種因素的影響會導致殯葬檔案丟失，無法保證檔案的安全性。因此，在信息時代下的殯葬檔案管理人員可以借助信息技術手段，將檔案進行信息化管理，減少紙質檔案的數量，同 時也減少了紙張的浪費。此外，在互聯網時代下的人們，無論是在生活還是學習中，依托現代網絡信息技術發展都為自己帶來一定的積極影響。殯葬在檔案管理工作中融入現代網絡信息技術是殯葬檔案管理發展的必要手段，更是實現殯葬檔案管理信息化和現代化的重要工具。

2 殯葬檔案信息化建設措施

2.1 加強硬件設施、軟件系統建設

信息化以計算機硬件設施作為載體，殯儀館要建立與完善性信息化管理制度以及各項信息化殯葬檔案管理規定，定期、不定期對殯葬內計算機進行保養和維護。計算機出現問題且工作人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業人士維修，以免殯葬人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行。根據現狀不難發現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求殯葬在計算機的使用上做一些具體規定，比如規定計算機的使用時限，超過規定時限要及時更新，保持硬件設備設施的先進性。此外，管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發生變化，殯葬要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷地提升。與此同時，軟件系統在更新的時候可能會和殯葬之前使用的系統有很大差別，此時，殯葬在更新系統后，要請相關專業人員對殯葬內的檔案管理相關人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。

2.2 培養殯葬檔案管理人才

我國殯儀館對信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關人員能夠摒棄傳統的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關工作從紙質化辦公方式朝著計算機網絡辦公方向發展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時，管理層要不斷增強人才培養意識，殯葬檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發展的步伐，唯有員工自身努力才能實現黨管管理信息化人才培養的目標。此外，檔案管理方面的人才有著一定的標準，首先必須具備豐富的相關信息化知識，其次是能夠熟練應用網絡信息技術完成殯葬檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合，最后，是要實現信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了殯葬整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關人員積極主動地去和殯葬其它部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解殯葬各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關檔案管理的有效建議和意見。

2.3 建立檔案信息化管理系統

在殯葬檔案管理工作過程中，應用信息化的觀念可以有效促進管理工作效率的提升，其中不僅包括檔案管理工作的信息化，還包括運用檔案的信息化。建立健全一個殯葬檔案信息化管理系統，可以保證一定范圍內的公開檔案資源共享，也可以保證隱私檔案的保密性，同時更可以使得管理工作質量和效率提高不止一個層次。在建立殯葬檔案信息化管理系統的同時要格外注重系統的開放性能，這涉及相關管理人員是否能實現辦公自動化的系統與這個系統之間的有效融合，管理人員需要將辦公自動化中建立的相關數據信息轉移到殯葬檔案信息化管理系統之中，并且能夠將信息化管理系統中的相關檔案信息進行有效提取并移動到需要的位置，以達到管理工作質量的提高。

3 結論

綜上所述，將現代網絡信息技術融入到殯葬檔案管理工作具有重要的意義和價值。殯葬檔案管理工作具有一定的服務性功能，與殯儀館各個部門之間都有著緊密的聯系，因此，想要提高殯葬檔案管理效率，就要不斷地更新信息化理念，持續深挖殯葬檔案信息化管理工作的策略和措施。