升格高等職業院校干部人事檔案的整理工作

楊 娟

（貴州健康職業學院，貴州 銅仁 554300）

伴隨高等職業院校管理體制的不斷改革，教育資源配備的情況得到大幅改善，一些中專學校獨立或合并升格成高等職業院校。因為合并學校在隸屬關系、性質、層次以及辦學模式當方面存在差異，帶來了一些新的管理方面的問題，干部人事檔案整理便是其中的一種[1]。本文主要圍繞著升格高等職業院校干部人事檔案的整理工作做出如下分析。

1 升格高等職業院校干部人事檔案的整理工作現狀

通過分析人事檔案工作的管理現狀不難發現，高等職業院校升格后干部的人事檔案資料缺失的情況經常出現，存在的問題比較多，主要原因涉及以下幾個方面：

1）升格前高等職業院校對干部人事檔案管理不夠重視。升格前，各高等職業院校的情況存在一定的差異，一些院校規模比較小，缺乏自主管理檔案的權限，致使干部人事檔案的管理一片空白。部分院校對干部人事檔案管理長期缺乏重視，人事檔案的材料嚴重缺失，甚至會沒有任何記錄；在人員過渡時期，沒有理順工資，引起工資表的缺失，升格前是企業性質的學校還有可能存在企業、事業2種工資同時存檔或者是套改的情況；師資隊伍短時間膨脹，教師的學位資料問題頻發，嚴重缺失進修的材料……上述各種原因給干部人事檔案整理帶來了極大的困難，損害了干部人事檔案的準確性[2]。

2）干部人事檔案的管理人員專業素質偏低。一些高等職業院校沒有配備專業的人事檔案管理人員，還有的高等職業院校忽視了檔案管理人員的培訓，導致院校的檔案管理工作滯后，體現出比較明顯的被動特點。有很多檔案材料無法第一時間收集，長時間停留在個人手里，甚至還有可能發生檔案丟失的問題。材料的驗收把關不夠嚴格，進而影響到材料的規范性和完整性。比方說干部的自傳、履歷表或其他的資料沒有經過人事部門的蓋章，用墨不統一、涂改問題嚴重等等。也有的高等職業院校檔案更新之后，一些沒有價值的資料長時間存放在檔案內。在升格后，由于存在大量的不合格的干部檔案，整理起來十分棘手，導致檔案的管理工作很難達標。

3）升格之后干部檔案的轉遞手續不完善。由于高等職業院校升格后檔案的轉遞手續不健全，常常會面臨材料缺失的情況，比方說學歷資料不全，無法反映干部的學歷和學位情況；入黨的材料不全，有些黨員的檔案內缺乏這方面的信息，影響統計信息的準確性；任職和晉升的材料不全，一些材料因為時間比較久，沒有辦法查找，面臨著永久遺失的風險。

因為升格前各高等職業院校的檔案管理制度不同，所以在檔案材料的規格和質量方面存在著非常大的差別，部分材料不符合標準，紙張的大小不統一。還有的裁裝不夠規范，表格超出裝訂線，這種情況下需要重新分類、裝訂、整理。也有些資料歸類不準確，分類的方法陳舊，或者是因為工具落后，在對檔案進行裁剪或打孔時破壞檔案的完整性。

2 升格高等職業院校干部人事檔案的整理工作優化策略

1）提高對干部人事檔案管理重視，強化檔案工作領導。考慮到升格高等職業院校的歷史遺留問題，在組織選拔和任用干部以及干部的進修中經常會遇到一些問題，有些情況下甚至會出現無法彌補的損失，這意味著檔案整理人員需要把握實例，積極和領導進修溝通和交流，令高等職業院校的各級部門、領導尤其是直管領導加強對干部人事檔案整理工作的重視，注重對干部人事檔案整理工作的領導。

2）完善檔案材料的工作體系，細化管理的體制。人事檔案整理工作存在著一定的特殊性，在貫徹落實各項干部檔案規章管理的體系時，還需要留意工作的方法，選用科學的方式可以提升檔案管理的效率，做到事半功倍。比方說，在執行檔案資料的索要制度期間，應當突出主動收集與被動收集有機結合的形式，構建和人事部門、組織部門、培訓部門、職稱部門以及工作部門的聯動體系，存各個部門間的溝通，保證干部資料反饋與入檔的準確性與及時性，針對無法第一時間上交的，應當立刻催要，避免出現遺漏的問題。

不僅如此，還應當形成廣泛收集入檔資料的習慣。干部人事檔案的內容具有連續性的特點，而且檔案管理工作的性質特殊，令檔案管理收集具有日常性和長期性的特點。這就要求干部人事檔案的管理人員需要做好上下溝通工作，憑借敏銳的眼光收集更多的資料。

3）做好檔案缺失資料的查補工作，合理分類。為處理升格高等職業院校檔案資料缺失的問題，應做好查補和分類工作，因為教學的標準提高了，教師的資格需要從原本的中專升格成高校，在此期間，教師在學識方便進修和深造的材料明顯增多，這些資料如果收集、上交與整理不夠及時，就會引起材料的缺失，為避免這種情況出現，檔案的管理工作者需要進行針對性的查補、尋找和整理。若工資的問題是在沒有辦法查補，可以讓干部如實提交說明材料，扣蓋公章，保證干部檔案材料的完整性與真實性。

4）注重干部人事管理的信息化建設，提升規范性。伴隨信息技術的不斷發展以及人員流動性的不斷加快，紙質檔案漸漸無法滿足現階段的檔案管理需求，需要將干部檔案的信息化管理提上日程。目前，有很多升格高等職業院校在干部人事檔案信息整理方面加大了工作力度，把信息技術應用到實際的管理工作中，令檔案資料的查閱和利用更加快捷、方便。各院校領導應深刻意識到干部人事檔案信息化管理的重要價值，擴大扶持的力度，完善軟硬件設施的建設，盡早實現人事檔案管理工作的規范化和信息化[3]。

5）提升檔案管理人員的綜合素質，提升工作效率。干部人事檔案的管理工作是一項復雜、長期的工作，工作任務比較繁重，檔案管理人員應具備甘于奉獻、耐得住寂寞、矢志不渝的精神，同時還需要按照檔案管理的各項制度，進一步規范干部人事檔案整理的操作流程，保證完整地收集檔案資料，確保交接手續的齊全，保證借閱審批手續的完整性，清晰記錄干部的成長軌跡，完好保管干部人事檔案。同時還應當加強檔案管理人員隊伍的建設，革新高等職業院校負責人的工作離你那，建立起高等職業院校干部人事檔案工作的獎懲機制與責任機制，提高檔案管理人員的責任心，調動他們的工作積極性和主動性，注重人員的培訓，確保檔案工作人員的專業素質符合新時代檔案管理工作的需求[4]。

3 結束語

綜上所述，目前升格高等職業院校干部人事檔案的整理工作還存在著一些問題，比方說對檔案管理不重視，檔案的管理工作者專業素質不高等等。為此，升格高等職業院校可以充分參考上述干部人事檔案管理的優化方法，令干部人事管理工作更具規范性，提升檔案管理的工作質量與效率。