中學教職工人事檔案管理模式優化探討

王 雷

（山東省濟南市萊蕪第十七中學，山東 濟南 271100）

在中學教職工人事檔案管理工作中，由于教職工人數較多，所以人事檔案管理工作開展會比較麻煩，工作量也比較龐大，但是人事檔案管理卻是中學管理過程中不可缺少的一部分，其起到一定的考核作用，在對教職人員進行考核的時候，可以與人事檔案中的信息進行比對，因此就需要保證人事檔案的實效性，所以為了加快工作效率，保障人事檔案的安全性，可以合理應用現代科學技術到人事檔案管理工作中，使用電子歸檔的方法，將人事檔案信息化，進而優化人事檔案管理模式。

1 中學教職工人事檔案管理工作存在的問題

由于中學教職工人員過多，導致中學人事檔案的資料也較多，所以其人事檔案管理工作開展的時候會較為困難，因此，為了提升中學教職工人事檔案管理工作的工作效率，需要將中學教職工人事檔案管理模式進行優化，仔細觀察中學教職工人事檔案管理工作中存在的問題，進行全面性、細節性的分析，針對性的設計優化措施，完善人事檔案管理工作。

1）中學教職工人事檔案管理保存不當。由于目前我國的中學教職工人員過多，且紙質檔案管理不易于保存，檔案管理工作人員難以維持檔案信息的清晰，使得中學教職工人事檔案保存缺乏完整性，會存在部分檔案信息丟失的情況。而中學教職工人事檔案保存不完整現象發生的主要原因是紙質檔案保存的時候工作量較大，人工管理紙質檔案難免會出現遺漏現象，因此，為了避免出現人工管理造成的失誤，現在的中學教職工人事檔案管理工作的開展可以利用信息技術，將中學教職工人事檔案信息化，避免出現檔案缺失不完整的現象發生[1]。

2）中學教職工人事檔案管理安全性不高。在利用計算機技術、信息技術等新型科學技術進行中學教職工人事檔案管理工作的時候需要進行系統加固，因為信息化的人事檔案管理方法會受到病毒侵害、黑客攻擊等現象，因此，在中學教職工人事檔案管理在計算機中進行電子歸檔后，為避免信息丟失、文件損壞，需要將系統升級，或者設立防火墻，有效避免第三方入侵的現象出現，保證中學教職工人事檔案的安全性，避免教職工人員的私人信息被泄露。同時，部分中學在開展人事檔案管理工作的時候，存在檔案管理工作人員未開展加固系統、建立防火墻等等提升系統安全性的工作，進而導致中學教職工人事檔案易出現泄露現象，安全性得不到保障[2]。其次，由于人事檔案管理工作具有持續性的特點，需要檔案管理人員及時錄入相關信息，并將教職工人員的人事信息進行管理，保證各類信息在查找的高效性，使得全部的檔案信息都處于實時更新狀態，以此保證中學教職工人事檔案的安全性。

3）中學教職工人事檔案管理信息記錄不完整。由于中學教職工人事檔案管理工作一直是實時更新的狀態，因此，在信息更新，或者信息錄入的過程中，經常存在遺漏信息的現象，進而導致人事檔案信息錄入不完整的現象發生。而導致此類信息遺漏現象發生主要與紙質檔案信息的錄入有關，由于紙質檔案具有一定的復雜性，在進行信息錄入的過程中，經常出現遺漏信息的現象，進而導致中學教職工人事檔案信息錄入不完整，信息缺失等問題出現。在更新中學教職工人事檔案信息的時候，需要相關工作人員將相關的人事信息進行調查，保證人事信息獲取的完整性[3]。若是不能完整錄入檔案信息，或者是檔案信息的準確性無法保證，就會導致中學教職工人事檔案錄入不及時，進而影響整個人事檔案信息的完整性無法得到保證。

2 中學教職工人事檔案管理模式的優化

若要優化中學教職工人事檔案管理，需要針對其人事檔案管理過程中出現的問題采取有效的優化策略，保證其管理模式優化的有效性，其次，將現代化的設備應用到人事檔案管理工作時，需要重視提前準備工作，保證檔案管理工作人員能夠熟練使用先進的設備，并引進先進的系統，以此保證中學教職工人事檔案的安全性，提升人事檔案管理工作的工作水平[4]。

1）確保中學教職工人事檔案的完整性。在開展中學教職工人事檔案管理工作的時候需要重視人事檔案的完整性，避免出現檔案信息遺漏丟失的現象，因此，需要檔案管理工作人員在信息錄入后，或者檔案信息更新后進行檢查，保證檔案信息錄入的完整性，以此提升中學教職工人事檔案管理工作的工作質量。現代化設備的應用不僅能夠有效保證中學教職工人事檔案的安全性與完整性，還能夠節省防止紙質檔案信息的空間，并提升檔案信息管理的效率[5]。為了進一步保證中學教職工人事檔案管理的安全性，使其信息完整性得到保障，需要提升檔案管理工作人員的專業能力與檔案管理能力，學校需要對檔案管理工作人員進行定期考察，保證其工作的高效性，以及中學教職工人員人事信息的安全性與完整性。

2）提升中學教職工人事檔案管理的安全性。使用現代化設備與科學技術時，需要防范第三方的入侵，定期進行安全防護，加固系統，并在設備允許的情況下升級系統，保證人事檔案管理系統的安全性。在人事檔案管理工作開展的過程中，人事檔案信息存檔也很容易造成信息泄露的事故發生，因此，為了有效避免此種現象的發生，需要加強對人事檔案管理的監控，維護中學教職工人員的私人信息安全。

3）將中學教職工人事檔案資料進行完善。在中學教職工人事檔案管理工作中，經常存在信息錄入不完整的現象，此時就需要將教職工檔案進行篩選檢查，將不完整的教職工信息調取出來，但是篩選教職工檔案信息的工作量十分龐大，會耗費較大的人力，并且人力篩選還會存在一定的疏忽。因此，為了提升篩選教職工檔案信息的工作效率，需要工作人員有足夠的專業能力，熟練運用各種現代化技術，減少工作量，并保證檔案信息篩選的準確性，高效的開展檔案信息更新工作。

為了完善中學教職工人事檔案資料，檔案管理工作人員可以定期進行檔案更新，在信息錄入更新的過程中，可以找到教職工人事檔案資料中存在的問題，并將其信息進行完善，解決人事檔案管理工作存在的信息缺乏完整性等方面的問題。

3 結論

中學教職工人事檔案管理模式優化首先需要考慮的就是人事檔案的安全性，所以需要將人事檔案管理系統進行升級，讓人事檔案能夠以電子文檔的形式進行保留，進一步提升中學教職工人事檔案管理的安全性。同時，保證人事檔案管理工作能夠有效落實，避免出現由于人為操作造成檔案丟失的現象，需要對相關工作人員進行培訓，提升工作人員專業能力，保證其能夠熟練應用計算機技術，以此保證人事檔案管理工作的高效性。