退伍軍人檔案管理現狀問題與優化對策

榮麗紅

（內蒙古自治區興安盟科右前旗退役軍人事務局，內蒙古 興安盟 137400）

作為一個幅員遼闊且人口眾多的國家，軍隊不僅是保家衛國的核心力量，也是以安全穩定助力國家社會經濟發展的支柱和基礎。我國每年參軍入伍的年輕人數十萬，同時也有數十萬人退出部隊序列成為退伍軍人。加強退伍軍人的管理事務不僅是國家戰略層面的重要組成，也在近年來愈發受到各級地方政府重視，比如各地先后成立了退役軍人事務部等。不過伴隨眾多退伍軍人管理事務出現的還有其檔案管理問題，由于歷史原因出現各種缺陷和不足，需要格外加以關注和重視。

1 退伍軍人檔案管理現狀問題

1.1 重視程度相對有限

雖然對于退伍軍人的管理事務近年來得到了前所未有的重視，然而較之退伍軍人的轉業、求職或安置等具體業務，檔案管理處于相對后端的管理領域，目前得到的重視程度仍相對有限。具體表現則是對退伍軍人檔案管理的系統性、規范性仍然有待加強。部分地方面對退伍軍人檔案管理缺少統一化、標準化的交接程序；存放檔案沒有專用檔案室，而是使用廢棄庫房或者臨時借用無人使用的辦公室；對傳統紙質檔案的保管則缺少除濕、防蟲、防霉等措施。

1.2 檔案缺損遺失問題較為普遍

正是由于在管理思想上不盡重視，一些地方面對退伍軍人檔案管理時常出現缺損乃至遺失的問題。

尤其是傳統紙質檔案由于人工翻閱或查找次數較多，保管不盡完好，造成紙張破損、污漬、部分或全部遺失的情況比比皆是。加之一些地方的檔案管理人員流動性較大，時常出現人員離崗離職現象。而檔案管理人員往往又采取兼職負責模式，新舊人員之間并無系統性交接的程序。如此便極易導致退伍軍人檔案管理出現人為損害等問題。

2 退伍軍人檔案管理優化對策

2.1 建立健全退伍軍人檔案管理機制

管理實踐的系統性和規范化不能缺少管理機制的完善構建。因此，新時期退伍軍人檔案管理的優化首先需要建立健全退伍軍人檔案管理機制。尤其需要堅持標準化、統一化和精細化原則，確保退伍軍人檔案從形成直至最終歸檔都能按照嚴格、嚴密的管理步驟有序推進。

比如盡快出臺和實施《檔案接收管理辦法》、《檔案查詢管理辦法》、《檔案保管條例》、《檔案室管理基本要求》、《檔案管理人員責任承諾》等。

健全檔案管理機制不僅能夠實現退伍軍人檔案管理有章可循，也有助于防范人為疏忽造成檔案缺損或遺失。但更重要的是，基于嚴密規范的機制約束，退伍軍人檔案管理機構能夠形成更加嚴肅、嚴謹的工作氛圍和井然有序的工作環境，這是從根本上實現退伍軍人檔案管理規范性與系統性的重要保障。

2.2 大力推進退伍軍人電子檔案管理工程建設

信息時代背景下，信息化正在成為解決傳統管理難題的最強助力。大力推進退伍軍人電子檔案管理工程建設也是新時期退伍軍人檔案管理優化的重要手段。

首先，電子檔案將從根本上解決紙質檔案易破損、污漬或遺失的典型問題，實現多次利用仍能保持高品質的管理目標。其次，電子檔案能在最大程度上提高管理的便捷性和時效性。傳統模式下的人工管理不僅低質低效，且更易出現人為損傷檔案的負面影響。而電子檔案不僅能夠實現查詢和瀏覽“秒回”，而且系統往往具備自動統計、批量打印和智能聯想等眾多附帶功能，有助于管理人員在減輕勞動強度的同時提升工作效率。再次，電子數據形式下的退伍軍人檔案管理平臺還能隨著技術升級而呈現出越來越多樣的狀態，以更好地適應不同端口人員的使用需求。比如從傳統PC界面發展到移動PC端，再到同時兼容手機和Pad等更多載體和界面。

更為積極之處則在于，處于電子數據狀態下的退伍軍人檔案在管理人員交接時更加安全便利，不會出現傳統模式下紙質檔案數量過多、清理費時費力且存在人為疏漏等缺陷。一旦技術迭代出現可以升級的情況時，電子檔案也能夠更加快速方便地整體平移至新系統內，只要保持通道兼容就能實現一秒升級、即刻使用。顯然，這是傳統紙質檔案管理絕對無法企及的優勢。

不僅是在管理端，處于使用端的退伍軍人在有需要時也能更加便捷地使用電子檔案辦理包括社保或入職等手續。比如開發出適宜手機查詢的退伍軍人電子檔案APP，只要使用人下載安裝，無論處于何時何地都能隨時查詢和顯示，不必再回到原籍保管地人工查詢或寄件。這不僅是對退伍軍人事務更加人性化的管理，也是為用人單位選擇優秀退伍軍人實現人盡其才、才盡其用提供便利。

2.3 加強安全管理，提高安保水平

退伍軍人檔案不僅是記錄退伍軍人基本信息的重要載體，也具有復雜性和保密性等特點，其中有一些也會涉及國家機密。因此，加強安全管理，提高安保水平也是新時期退伍軍人檔案管理優化的重要內容。

對傳統紙質檔案的保管需要關注的是防潮防火防蟲蛀等物理層面的安全保護，而對電子數據版本的檔案則要重視網絡安全管理。除了較為早期的安裝防火墻和定期升級補丁外，新時期的線上檔案管理還要采取包括分級授權、密鑰管理在內的多種安保手段。尤其是分級授權的嚴格審核權限是提高退伍軍人檔案管理安全管理水平的核心措施。而在出現檔案管理人員變動時，及時調整授權級別也是不容忽視的安全管理重點。

不僅如此，針對檔案管理人員定期組織安全知識與技能學習、簽定保密協定等也是提高退伍軍人檔案管理安全性的重要內容。

3 結束語

退伍軍人檔案管理出現的問題其實與不少事業單位檔案管理存在極為相似的共性，比如在管理意識、硬件投入和體制機制建設等方面都存在不同程度的盲區或空白等。這既需要在實踐層面加強各種新技術的應用，但更需要的是管理理念的創新與優化。尤其是在信息時代大背景下，信息化早已成為突破傳統檔案管理局限性的最強助力。有條件的地區不妨一步到位建立起全方位和立體化的退伍軍人檔案管理信息系統，缺少條件的地區也可以采取分步驟分階段的辦法逐步鋪開。這不僅是新時期解決退伍軍人檔案管理既有問題的重要手段，也是新形勢下基于前沿技術助力退伍軍人檔案管理實現現代化與科學化的重中之重。