檔案智能管理的特點與智能服務模式分析

朱禹僑

（牡丹江市愛民區檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

本文主要分析檔案智能管理的特點與檔案智能服務工作模式，從而構建一個全覆蓋、智能化和共享化的檔案服務體系，切實發揮檔案資源的實時供給服務價值，滿足不同服務對象使用檔案的現實需要，進一步推動檔案管理的深化改革，促進檔案管理由傳統服務模式向智能化服務模式轉型。

1 檔案智能管理主要特點

1.1 智能管理系統的特點

檔案智能管理系統具有數字化的特點，依托數字化檔案軟件構建統一檔案管理與服務平臺，可以依托互聯網為全社會提供信息服務，實現點對點服務銜接，滿足不同類型、不同層次、不同區域服務對象的檔案使用需要，而且可以更好地契合服務對象的個性化檔案操作習慣，進一步為智慧化檔案管理供給提供技術支撐。智能檔案管理系統進一步打破了檔案服務的時間限制，能夠依托信息中心迅速地將檔案資源傳遞到服務對象手中。智能管理系統還可以根據服務對象的高級檢索需要實現數據篩選與數據挖掘。智能檔案管理系統還具有安全性高的特點，在提供檔案數據信息服務時降低了原始檔案損毀風險，對檔案進行了加密處理，全面提高檔案安全管理的水平。

1.2 智能分析系統的特點

檔案智能服務需要融入以人為本的思想理念，要求按照服務對象的特點進行數據服務分析，提高檔案服務的針對性。首先，檔案服務對象日益廣泛，數字化檔案可以無限復雜，基于這兩點需要構建一個智能化的在線檢索模式，變實體檔案為數字檔案，從而拓展服務的類型與項目，達到多元化檔案供給服務。其次，智能分析系統要求檔案資源實現數據化，不是將紙質檔案簡單變成電子圖片，而是提取原始檔案中的數據信息，以便于進行檔案數據的挖掘和數據整合，從而達到全面提煉有價值的檔案信息效果。第三，檔案智能分析系統可以了解以往服務對象的檔案檢索需要，總結服務對象的檔案使用特點，在此基礎上提高檔案服務的針對性。

1.3 智能服務系統的特點

檔案智能服務系統可以全面提高個性化的服務質量，在有效的基礎數據資源組織和管理體系下進行個性化的服務，滿足不同服務對象的不同檔案索取需求。首先，智能檔案服務系統實現了檔案智能檢索，能夠批量滿足不同服務對象的個性化、多元化、多層次檔案檢索需要，提高了檔案服務的個性化水平。其次，智慧化檔案服務符合人工智能的發展趨勢，未來人臉識別、區塊鏈技術、大數據挖掘技術可以用于檔案智能化服務，可以通過日益完善的智能服務平臺與服務對象進行人機對話，特別是在人工智能技術快速發展的背景下，檔案服務交互性提高，基于進一步的信息溝通，能夠不斷優化服務對象使用服務系統的體驗。第三，檔案智能服務系統可以對用戶需求進行預判，計算機不僅可以感知當前服務對象的檔案需求，而且可以分析和預測服務對象未來的檔案需要，從而基于預判提供超前檔案服務，達到全面提高檔案服務質量與服務工作效率的目標。

2 檔案智能服務模式建設

2.1 優化檔案智能服務的環境

在檔案智能化服務建設，應當構建一個信息化的服務環境，基于網絡信息技術滿足服務對象多元化檔案使用需要。在物聯網、云計算、大數據、人工智能技術快速發展的背景下，檔案資源供給需要以服務對象為中心，切實提高檔案交互的靈活性，提升檔案信息傳輸的整體質量，滿足服務對象日益多樣的檔案索取需求。因此，應當構建一個一站式檔案管理服務工作平臺，實現檔案的收集、存儲、管理與使用的統一運轉，基于APP、公眾號、Web等形式滿足服務對象的檔案使用需要，從而打破時間與地域對檔案服務的限制。新時代的檔案管理應當具有大檔案觀，強調在新型技術的支撐下開展檔案服務，應當以靈活、快速響應、供需交換靈活的檔案服務，做到在一站式平臺設置多個服務模塊，包括檔案信息錄入上傳模塊、服務對象登錄及身份驗證模塊、個性化檔案檢索模塊，人工智能服務模塊等，從而滿足服務對象的信息使用需要。智能化的環境還要有良好操作界面，具有人工智能的基本特征，能夠更好識別和分析服務對象需求，運用精準化、人性化、實時化、全面化服務的思維滿足服務對象對各種檔案資源的檢索與融合需求。

2.2 豐富檔案智能服務的項目

智慧檔案服務有著廣泛的應用前景，隨著智慧醫療、智慧城市、智慧效能建設得充分進行，智慧檔案管理也具備了成熟的條件。檔案信息服務不僅僅需要在智能化平臺提高檔案供給的自動化水平，還要根據服務對象的個性化需要提供多層次、有差異，交互性的多種智能服務，強調根據不同服務對象的需要打造圍繞服務對象的專屬檔案服務空間。首先，以往檔案館的服務局限于館藏資源的直接供給，現代檔案服務具有數據整合特征，可以通過相關技術對同一主題所有檔案進行檢索匯總，保證了檔案供給的廣度，節約了搜集檔案的時間。能夠做到在統一的標準、制度、協議的基礎上建立多層次、立體化、全方位的檔案服務體系。其次，檔案館可以依托大數據技術提高檔案的精準化供給服務項目，按照關鍵字可以檢索符合時間，地點，主題的檔案。例如，基于計算機完成檔案的初步篩選工作，圍繞服務對象的業務工作需要進行專門和實時檔案供給服務，進一步做到檔案技術與檔案資源的交叉協作。第三，檔案服務可以在更大的范圍內實現信息互動，檔案館與服務對象的交互性更強，智能化的管理軟件可以準確的分析服務對象的需要，服務對象也可以逐步地參與到檔案管理活動當中，形成雙向受益的服務模式。

2.3 加強檔案智慧化服務探索

檔案智慧化服務體系的建設還要創新路徑，既要明確檔案學的未來研究發展方向，還要進行檔案智慧化的實踐探索。首先，應當加強智慧檔案服務資源體系建設，對檔案智慧服務平臺進行深度挖掘，實現多種路徑的整合，構建更加智能化檔案資源體系，進一步降低檔案智慧服務的成本。做到各方面檔案資源的實時更新，監控檔案數據流異常性，及時對檔案信息進行校準。其次，提高檔案智慧服務的集中性，重點加強基礎設施建設，采用軟硬件建設與資源開發體系統一的建設思路，尤其加強政策法規建設、標準化建設與基層人才建設。建立不同層次的檔案運轉機制，保證檔案系統循環的科學性，實現檔案資源的廣泛收集與有效傳遞。第三，智慧檔案服務還要具有跨界融合的思維，圍繞著信息資源多樣化與多元化優化各項業務流程，完善運轉機制，整合工作程序，實現檔案數據鏈式管理，不斷擴展延伸檔案服務鏈條，這樣才能滿足新時代檔案運轉使用的需要，進一步基于先進的檔案技術從整體上提高檔案服務水平。

3 結論

智能化時代的檔案管理服務模式離不開智慧化檔案服務環境，以及根據服務對象需要量身打造的服務項目，新時代還要把智能檔案館建設的重點放在優化服務路徑上，加強檔案服務資源體系的建設工作，在擴大檔案數據來源，提高檔案精準性，滿足服務對象個性化服務需要上下功夫，從而構建科學的檔案管理工作體系， 最大限度地提高檔案的服務效率與總體質量水平。