提高機關事業(yè)單位檔案服務能力的思考

劉 巖

（黑龍江省衛(wèi)生健康管理服務評價中心，黑龍江 哈爾濱 150030）

事業(yè)單位檔案是針對單位各項工作及人員的一些重要信息的真實記載，對于單位各項工作的開展尤為重要的意義。但當前在檔案工作中服務意識普遍缺乏，這也對檔案服務能力的提升帶來了較大的影響。對于檔案服務工作而言，其不僅是檔案工作開展的重要的目標，同時也是實現(xiàn)檔案高效利用的重要途徑。因此機關事業(yè)單位需要重視自身的檔案服務能力的提升，并利用具體的檔案信息來為公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務，使檔案信息能夠在推動社會發(fā)展和進步方面發(fā)揮出最大化的價值。

1 機關事業(yè)單位檔案服務中存在的問題

1.1 檔案服務理念過于落后

機關事業(yè)單位在發(fā)展過程中，對于檔案服務工作普遍不重視，這就導致檔案工作無法做到與時俱進，特別是檔案服務理念落后，無法滿足檔案服務增長的需求。特別是在檔案服務工作中均等化和公共化等理念的認識上還存在一定的偏差，針對檔案服務領域的整體認知還存在誤區(qū)，這對于整體檔案服務能力的提升帶來了較大的影響。

1.2 資源儲備和基礎設施建設滯后

檔案服務能力的提升存在較多的影響因素，這其中檔案資源儲備和檔案基礎設施建設是最為主要的兩項原因。通過儲備的檔案資源，其不僅是檔案工作開展的重要前提，同時也是檔案服務能力提升的根基所在。一旦檔案信息儲備不足，檔案部門必然會無法提供全方位的檔案服務。另外，機關事業(yè)單位檔案資源還存在各自為政和條塊分割的問題，檔案基礎設施建設相對滯后，這也對檔案服務工作的開展帶來了較大的影響。

1.3 信息開放不足

目前機關事業(yè)單位檔案信息資源開放不足，無法滿足用戶對檔案信息的需求。特別是部分機關事業(yè)單位往往將檔案信息作為自己的內(nèi)部信息，調(diào)閱手續(xù)十分繁瑣，檔案信息共享程度處于較低水平，這在一定程度上提高了公眾利用檔案的門檻，導致公眾與檔案之間的距離被無形拉大。

2 提高機關事業(yè)單位檔案服務能力的策略

2.1 積極更新檔案服務理念

機關事業(yè)單位為了提高自身檔案服務能力，在實際工作中需要積極更新檔案服務理念。作為檔案管理人員，需要樹立主動服務理念，積極轉(zhuǎn)變服務方式，通過開展積極、主動的服務，并找準檔案服務工作的最佳的結(jié)合點，進一步拓展檔案服務領域，全面提高檔案服務能力。在實際檔案服務開展過程中，還需要堅持以人為本的到理念，樹立大服務的理念，更好的滿足檔案形式多元化、檔案服務大眾化和檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實要求，提升事業(yè)單位檔案服務整體水平。

2.2 健全檔案服務機制

機關事業(yè)單位在開展檔案服務開作中，檔案人員是其中最為關鍵的一項因素，事業(yè)單位宜通過建立合理的選人用人機制，打造一支高素質(zhì)的檔案服務人員隊伍。并重視高素質(zhì)人的引進工作。加大對現(xiàn)有檔案人員的培訓，使檔案管理人員能夠及時更新自身的知識結(jié)構(gòu)，更好的滿足檔案服務工作的需求。事業(yè)單位還需要營造良好的工作環(huán)境氛圍，使檔案人員能夠努力工作，不斷的提升檔案服務通力。同時還要建立競爭機制，采取多種手段，并將檔案服務工作業(yè)績與考核和提拔等進行掛鉤，激發(fā)員工工作的積極性和主動性。并通過積極構(gòu)建皮膚度日檔案制度體系，進一步對制度進行細化，提高制度的可操作性，使檔案服務工作的能夠有章可循。

2.3 加快推進檔案信息化建設

檔案服務水平的提高離不開完備的基礎設施，特別是在信息化時代背景下，檔案加快了信息化建設的步伐，這就要求機關事業(yè)單位需要配備完善的檔案信息化建設的軟硬件設施，全面提高檔案信息化的水平，這樣能夠為公眾提供更豐富和更便捷的檔案利用服務。因此機關事業(yè)單位需要加大力度提升檔案信息化和數(shù)字化的水平，積極完善具體的制度，促進檔案利用服務的不斷延伸。并借助于網(wǎng)絡優(yōu)勢，加快推進檔案數(shù)字化建設的進程，進一步提升檔案整體服務能力。

2.4 拓展檔案服務領域

在機關事業(yè)單位檔案服務能力提升過程中，需要重視網(wǎng)上利用資源的開發(fā)，并通過積極開展檔案文化宣傳活動，構(gòu)建更為暢通的信息共享渠道。在實際工作中，單位宜重視硬件投入，并建立內(nèi)部局域網(wǎng)，單位內(nèi)部人員借助于單位網(wǎng)站即能夠?qū)崟r在網(wǎng)上檢索所需要的檔案信息，享受到更便捷的檔案信息服務。而且為了豐富檔案信息資源，單位還需要鼓勵職工及時掃描存檔的文檔，并上傳至檔案資料庫實現(xiàn)對電子文件的實時利用，發(fā)揮出檔案信息資源的重要作用。同時還要針對單位檔案信息資源通過多種方式方法進行深入挖掘，開展形式多樣的檔案文化宣傳活動，充分地發(fā)揮出檔案服務工作的實際效能。另外，檔案部門還需要強化與其他部門之間的溝通和交流，確保檔案信息接收和開放渠道的暢通性，加快推進檔案信息的共享，全面提高檔案的利用率，使其更好地滿足具體的利用需求。

2.5 加快智慧檔案建設

在機關事業(yè)單位檔案服務能力提升過程中，要求檔案人員要樹立大數(shù)據(jù)思想，并將大數(shù)據(jù)思想滲透到檔案服務工作中來，全面促進檔案服務水平的提升。同時還要積極重視檔案軟硬件方面的優(yōu)化，加大資源投入力度，全面促進檔案服務水平的提升。即在實際工作中要做好硬件設施的維護工作，提升檔案管理系統(tǒng)和電子存檔的安全性和保密性，進一步保證檔案信息的完整性。通過建立智慧檔案資源系統(tǒng)，針對電子檔案進行有效收集和整理，根據(jù)用戶的具體需求來做好各種資源的收集工作，將其及時歸納至共享資源平臺中，實現(xiàn)信息資源和檔案資料的智能化收集和自動化存檔，為檔案服務能力的提升打下良好的基礎。

3 結(jié)束語

機關事業(yè)單位檔案服務能力的提升是一項較為系統(tǒng)的工作，并不是短時間內(nèi)即能夠?qū)崿F(xiàn)的目標。特別是在當前檔案服務需求多元化發(fā)展的新形勢下，機關事業(yè)單位檔案工作中更要求檔案工作者要積極轉(zhuǎn)變檔案服務思路，積極主動地進行服務，并重視檔案服務方式方法的創(chuàng)新，履行好自身的崗位職能。對于機關事業(yè)單位而言，不僅要強化對檔案服務工作的重視，還需要加大投入力度，提高基礎設施建設的水平，重視檔案信息化和智慧檔案建設，以提高檔案服務能力為主線，為檔案工作的高效、優(yōu)質(zhì)開展打下堅實的基礎。