關于新形勢下事業單位文書檔案管理工作的思考

王 佳

（青海省有色地質礦產勘查局，青海 西寧 810000）

1 新形勢下強化文書檔案管理的重要意義

事業單位的文書檔案是極其重要的信息資源。首先，事業單位的文書檔案具有法律憑證效力。事業單位的文書檔案詳是對事業單位本身情況的記錄，涵蓋了事業單位的各項信息和全部工作內容。包括單位工作中的一系列決策執行情況。這為相關監管部門監督事業單位的工作和內部管理提供了有效的法律依據。其次，完善的文書檔案系統有利于事業單位的信息公開工作。事業單的基本信息在文書檔案中均有記載，包括業務范圍、單位住所、分支機構、法人代表、銀行信息、資產狀況、印章樣式、單位年報等諸多必要內容，在市場經濟蓬勃發展的當下，事業單位作為重要主體，對其基本情況的額掌握可以對社會各方面提供優質的信息服務，方便檢索與使用。最后，加強事業單位文書檔案管理同時也是促進我國國家整體檔案工作完善的一部分。集中統一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全便于黨和國家各項工作的利用是我國檔案管理工作的基本原則，事業單位在我國政治、經濟、文化等領域都發揮著重要的作用，事關國家和社會的整體發展，作為反映事業單位具體情況的事業單位文書檔案自然也是我國國家檔案的重要組成部分，做好事業單位文書檔案管理工作就為國家保存了寶貴的歷史資料，填補了相關的檔案空白。

2 目前事業單位文書檔案管理工作中出現的問題

2.1 單位對文書檔案管理工作重視程度有待加強

由于文書檔案管理工作更偏向于內部工作系統，工作不易出成績，工作內容多為文字性，較為單調繁瑣，故而很多事業單位的領導甚至員工都習慣性的把文書檔案工作定義為簡單地抄抄寫寫。在這種氛圍下極易出現檔案移交不及時，文書記錄不全等問題，為文書檔案管理工作帶來阻礙，也可能在后期影響單位的相關決策。

2.2 文書檔案管理人員專業化水平有待提升

由于對于文書檔案管理工作的不重視，事業單位中負責文書檔案管理工作的人員普遍沒有受過專業訓練，在工作中普遍抱有“但求無過”的態度缺乏對工作的重視和責任心。文書檔案部門人員結構不合理，人員流動性大更是為長期的工作展開帶來困難。而新形勢還要求管理人員適應信息化時代的轉變，可以對檔案信息進行深層次的開發和研究，這也就對檔案工作相關人員提出了更高的要求。

2.3 文書檔案管理制度不夠規范

缺乏檔案意識和管理檔案的專業性，導致事業單位文書檔案工作缺乏科學高效的檔案管理制度，對檔案本身的編號、登記、整理、組卷不規范，當然也沒有利用信息化技術建設檔案數據庫。

3 優化事業單位文書檔案管理工作的對策

3.1 提高對文書檔案管理的認識

優化檔案管理工作需要整個單位自上而下明確文書檔案管理工作對于事業單位發展的重要性。應該加大宣傳教育，可以在實際工作中選取正面或反面案例進行組織學習，單位之間也可以相互交流經驗。只有從根本上意識到工作的重要性，才會自領導層開始，加大對文書檔案工作的重視與資源投入，提高工作人員待遇，優化人員結構，為單位中文書檔案管理工作的有序進行打下基礎。

3.2 培養成熟的文書檔案管理人才隊伍

工作人員的專業化程度直接影響文書檔案管理工作的質量，故而在優化文書檔案管理工作中也應以人為本。首先，加強在職培訓以及宣傳教育，提高工作人員的專業水準，使其對檔案工作有基本的認知，提高業務能力，同時，在新形勢下加強對工作人員信息技術能力的培訓，使工作人員可以與時俱進，盡快適應數據化的工作方式。其次完善激勵制度與監督懲罰機制，提高工作效率與工作積極性，推動職業道德的培養。

3.3 構建科學高效的文書檔案管理制度

管理制度是文書檔案管理工作的依據，新形勢下文書檔案工作更加復雜要就更加嚴謹，對于管理制度的要求也就更高。首先完善對文書檔案本身的管理，對于公文的序號、格式處理程序都應該有細致的規定，其次對于工作人員的工作內容和獎懲機制也應該進一步細化。確保權責一致，確定責任主體，落實監督工作，將工作成果和個人績效以及部門評優掛鉤，從多方面采取措施保證文書檔案管理工作的高效有序。

3.4 完成文書檔案管理的信息化改革

傳統的文書檔案管理模式對人工要求極高，工作繁瑣麻煩需要投入巨大的人力資源。新形勢下對于各項工作的信息化改革既是機遇也是挑戰。事業單位應該主動順應時代，改變傳統管理模式。“互聯網+”時代，事業單位應當主動引入檔案管理信息化技術，通過加大文書檔案信息化建設，在有效節約人力、物力的同時，全面提升文書檔案管理的效率與質量。首先，建立本單位或系統聯網數據庫，將分散的文本、圖像、視聽資料整合起來進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書檔案信息化管理制度，事業單位應當綜合參考自身實際發展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規章制度，進一步明確檔案管理的數量、人員以及檔案室進入要求等，將責任進行細化，并落實到具體崗位。最后，事業單位可以尋求商業公司合作，引入新技術新力量，通過購買或外包的形式構建自己的一體化辦公系統，將文書檔案管理融入日常行政管理中去，有效提高單位整體的辦公水平。

4 結束語

文書檔案管理對事業單位的整體工作具有重要意義，同時也是一份需要耐心和堅持的工作。在新形勢下對于文書檔案工作的意識也要進行更新，明確檔案工作的重要性，改進工作中的問題，敢于嘗試新制度、新技術，才能有效提高事業單位文書檔案管理的整體水平