鄉鎮衛生院檔案管理探析

杜育林

（海南省海口市瓊山區龍塘中心衛生院，海南 ?？?570000）

檔案是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實情況。衛生院檔案是衛生院在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是院領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是醫學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。衛生院檔案作為醫療專業知識和醫政管理知識的結晶，是衛生院建設與發展的信息資源之一。本文就鄉鎮衛生院檔案管理工作作些粗淺探析。

1 衛生院檔案管理的重要性

1）為衛生院發展提供重要依據。現今各項技術高度發展，對檔案管理的要求已經很高，檔案管理作為衛生院發展的重要內容，也是管理不可缺少的重要組成部分，是衛生院建設、發展的真實寫照和原始記錄，也應與衛生院業務建設同步規劃、同步發展。隨著醫學科技技術快速發展和不斷更新，對衛生院檔案管理的科學性要求越來越高。因此，準確把握新時期衛生院發展的特點，適時充實和調整，實現檔案現代化建設，對衛生院的改革發展有著非常重要的意義。2）必須重視的基礎性工作。檔案管理是衛生院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。檔案無論在哪個單位都占據著極其重要的位置，檔案記錄著一個單位的成長歷程，從檔案中，我們可以找到幫助將來工作決策的重要依據等很多信息。而檔案在衛生院中的位置更是尤為重要，因為衛生院中的工作常常攸關生死。檔案管理要吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，開創檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平。3）原始記錄和法律憑證。衛生院檔案管理是衛生院管理工作的一個重要組成部分。檔案是衛生院在工作活動中形成的文件、病例、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是衛生院的寶貴財富。檔案管理是衛生院歷史進程中的原始記錄和法律憑證，是管理不可分割的重要組成部分，是工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。因此，加強檔案資源管理對衛生院領導決策科學化和現代化建設極為重要。大量的電子檔案的產生，隨之而來的是其管理方法與檔案不適應帶來的問題。準確把握新時期衛生院發展的特點，加強檔案管理，是檔案實行現代化管理的根本任務。

2 衛生院檔案的特點

1）完整性。檔案在管理過程中，檔案人員必須嚴格按照科學的管理方法，保證檔案收集的全面性和連續性，致力于檔案工作的細致管理，確保檔案的完整性。2）真實性。以病歷檔案為例，病歷檔案應嚴格按照國際疾病分類的原則，對病情的觀察、討論、檢查、治療及總結等，進行詳細真實地記錄，杜絕虛假的和隨意的刪改。同時，要嚴格質量檢查，這不僅有利于保證有效信息的真實性，還可避免不必要的醫療糾紛。3）時效性。檔案利用要從傳統的封閉型管理轉變為開放式管理，打破院際、省際、國際的界限。在主管部門統一組織和協調下，構筑區域衛生院檔案管理網絡，做到互通有無，資源共享，提高檔案開發利用的時效性。4）科學性。在檔案人員的配備中，要保證檔案工作者的專業素質，并建立健全檔案的質量標準，完善檢查制度，統一管理各環節的操作技術，完善工作條例和設備，加強檔案信息的科學化管理制度，從而把握檔案信息資源的科學性。

3 加強衛生院檔案管理的方法探析

1）檔案工作是衛生院管理工作的一個重要環節。檔案管理是按照衛生院職能要求和業務的范圍需要，將從事的行政事務、醫療業務、教學科研、人員結構、醫療設備、財會統計等收集起來，加以整理編目，是衛生院各項工作的真實記錄和有效的憑證，也是衛生院建設與發展的一個重要部分。同時，檔案記載著歷史，歷史不能忘記。特別是醫療衛生事業是伴隨著衛生院發展和建設成長起來的，在以人為本、構建和諧的社會里，作為承載著本地區城鎮居民醫療服務和健康保護責任的醫療事業。管理好檔案是對歷史的負責任、是對事業的負責任、是對單位職工的負責任、也是對患者負責任。檔案工作雖然默默無聞，但檔案事業卻是一項守望歷史傳承文明的千秋功業，這項工作是醫療工作的重要組成部分。2）為臨床、醫療、教學和科研工作服務。在科技進步日新月異的今天，衛生院管理工作正向著科學化、現代化和標準化發展，檔案在衛生院科學發展中的地位和作用越來越受到重視，檔案管理復合型人才是新形勢下衛生院醫學發展的需求。衛生院檔案工作人員是對衛生院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質如何，直接影響到檔案工作的開展影響衛生院管理基礎。檔案規范化管理，對于院長的正確決策，提高醫療技術質量和經濟效益，促進衛生院發展有著特殊作用。能從根本上為衛生院現代化管理打下扎實基礎。因此，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，衛生院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使衛生院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。3）推動衛生院工作穩定、迅速的發展。構建鄉鎮衛生院網絡管理體系，有利于實現集中領導、統一操作和分組負責的檔案管理體系。通過建立網絡管理系統，更方便各級部門的統一領導和監管，能夠有效地提高各部門從業人員的工作熱情，也能夠提高檔案管理從業人員的工作主動性和積極性，有利于提高檔案管理工作的效率。鄉鎮衛生院的檔案管理工作的有效開展，不僅能夠促進人事管理和行政管理工作的順利進行，也能夠為鄉鎮衛生院的醫療以及科研工作提供可靠的依據。所以，鄉鎮衛生院一定要提高對檔案管理的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，還要能夠利用先進的醫學技術合理地利用和開發檔案信息資源，推動鄉鎮衛生院內部各項工作穩定、迅速的發展。4）電子檔案管理是檔案管理史上的一大飛躍。檔案管理工作已從手工操作變成現代化的電子檔案管理模式，計算機系統的大量應用，使現代化的檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。隨著辦公自動化、社會信息化為核心的檔案管理模式的深入發展，檔案在衛生院的發展過程中起著越來越重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于衛生院管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理規范化工作。5）把握發展動態。隨時掌握衛生院的管理、醫療、教學和研究的發展動態，有目的、有重點的收集和積累材料，把檔案的信息功能滲透到衛生院管理的工作的每一個環節，通過計算機網絡迅速提供所需的資料。及時反饋信息，建立衛生院隨訪制度，跟蹤服務，及時反饋信息，要經常不斷積累總結經驗，有針對性的存儲、處理、提取利用信息。

4 結語

鄉鎮衛生院是最基層的農村醫療衛生組織機構，其檔案管理工作是衛生院管理的重要組成部分，特別是在黨和政府重新提出將醫療衛生工作的重點轉移到農村去的今天，切實搞好檔案工作，意義十分重要。