檔案管理現代化的現狀與對策

徐國洪

（泗水縣檔案館，山東 濟寧 273200）

新時期，我國檔案管理工作在互聯網技術的推動下進入到了新的階段，現代化的水平在不斷提升，因此相關部門要提高檔案改革的重視，不斷采用先進的網絡管理技術，提升檔案管理的效率。“互聯網+”的快速發展營造了信息指數爆炸的環境，為此相關檔案管理部門要創新管理的方式，引進先進的檔案管理制度，主動提升改革的自覺性，以更好地應對時代發展的需求。

1 檔案管理現代化的現狀

1.1 檔案管理信息化的趨勢加強

在信息技術高度發達的背景下，任何行業不能置之事外，檔案管理是對信息的管理，更要與信息技術聯系起來。傳統的檔案管理方式主要是采用紙質檔案管理，現代檔案管理的信息化水平不斷提升，采用電子檔案管理的現象越來越多。檔案管理的信息化水平在網絡技術不斷發展的背景下不斷增強。當前，我國檔案管理工作開展要結合國家有關部門對檔案行政管理的要求以及有關信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內容與信息[1]。檔案信息化水平增強，對人們的生活帶來了極大的便利，人們的檔案調取和查詢可以通過網絡快速搜到，降低了傳統檔案查詢的困難，同時也可以保存大量的檔案信息。在網絡技術融入人們生活方方面面的今天，現代檔案管理的信息化水平也在大大提升。

1.2 檔案信息化的管理標準不明確，安全性有待提升

首先，檔案在信息化建設的過程中需要聯網并配備相應的管理系統，但是在互聯網上存在大量的病毒以及黑客，尤其是單位中個人的檔案具備一定的隱私內容，如身份證號、家庭住址、電話號碼等，這些都是較為隱私的信息，然而這些信息一旦被不法分子盜取則會產生不可想象的后果。其次，國家檔案局對單位檔案管理的工作發揮的是業務指導作用，而對非直屬單位的檔案管理人員以及主要的領導來說，其在考核與考評方面存在缺乏話語權的問題，其在管理制度、管理系統方面存在效率低等問題，無法對企業的檔案管理進行有效的約束。由于缺乏有效、完整、齊全的管理制度以及相關的管理系統，檔案信息化的管理效率相對較低。再次，企業檔案信息化管理的標準不同，不同行業和單位對檔案工作服務與本單位中心工作的標準和要求也存在一定的差異，因此在檔案信息化建設的過程中存在信息化管理標準不明確的問題，導致檔案信息化的建設難度大大增加[2]。

一些單位認為建立安全防護系統就可以有效地規避數據丟失的風險，然而在互聯網背景下，檔案管理面臨的風險是多方面的，需要檔案管理部門及時制定綜合的措施加強防控。目前檔案信息化管理的安全性不足是檔案在實際建設的過程中面臨的潛在風險，需要相關部門提高警惕。

1.3 檔案管理改革遇阻力，人員素質有待提升

在信息化背景下，各地區紛紛進行了檔案管理的信息化改革，但是受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理改革工作遇到了較大的阻力。具體表現在非專業檔案管理機構對檔案管理工作的重視度不足。檔案管理機構內部的管理人員存在工作積極性較低、素質不高等多方面的問題，這些問題容易導致檔案管理工作的效率偏低。檔案管理工作具備一定的特殊性，檔案工作管理人員容易養成墨守成規的工作習慣，在實際的工作過程中因循守舊，缺乏創新精神，因此在進行檔案信息化建設時容易產生抵觸心理。檔案管理部門在人員配備、檔案管理設施設備方面出現了“老弱病殘”的問題，檔案管理本身被邊緣化，在人員招聘方面存在薪資待遇較低、晉升空間不足等問題，因此對年輕人的吸引力度不大，擁有信息技術的優秀人才大多不愿意投身于福利待遇偏低的檔案管理職位。單位通常將一些即將退休或者已經退休的人員安排在檔案管理方面，而這些人員自身的信息技術能力較為缺乏，因此在檔案管理數字化的背景下無法有效完成檔案的信息化建設，因此導致檔案管理的效率較低。

2 檔案管理現代化的有效策略

2.1 創新檔案管理的模式，革除傳統管理的弊端

雖然傳統檔案的保存方式也具備一定的優勢，但是目前傳統的檔案管理模式不足以適應互聯網發展的需求，因此檔案管理部門要加強檔案管理工作的創新，引進復合型的管理模式，提升檔案管理的信息化、數字化水平。由于傳統檔案的保存方式也具備一定的優勢，因此不能完全否定傳統檔案的重要性，因此要將傳統檔案管理模式與檔案信息化管理結合起來，更好地為廣大人民群眾服務。未來的檔案管理應是數字檔案以及傳統檔案結合的復合型檔案館。比如消費者在購置房產時通常會擁有一份紙質的房產證明文件，這種文件非常重要，紙質文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質保存的方式。在進行檔案管理時，可以采用數字化檔案與紙質檔案并重的方式，既要實現檔案管理的信息化與數字化轉型，同時也要保留傳統的紙質檔案，發揮紙質檔案的優勢。當前我國的檔案館工作處于轉型的關鍵時期，轉型工作開始從實到虛，呈現出網絡化、虛擬化的特征。為了更好地滿足現代群眾檔案管理的需求，可以借助互聯網技術的優勢，將檔案管理系統與網絡技術結合起來，加大力度推廣新型的檔案管理技術，為用戶快速獲取信息資源提供便利，同時也要避免檔案管理的片面化，要發揚優點，革除缺點。

2.2 增強檔案信息化建設的安全性

網絡空間中存在著一定的風險，因此檔案現代化發展，實施信息化建設首先要做好安全管理，要避免電子檔案信息被黑客盜取，降低檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的概率，及時修復和還原檔案的數據信息。檔案管理部門針對信息管理系統進行升級和完善，增強檔案信息系統管理的安全性與可靠性，抵抗數據損壞的情況，比如一些病毒在對檔案管理信息系統進行攻擊時會造成檔案信息數據的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復和還原，因此需要檔案管理部門做好檔案管理信息的安全防護工作，降低檔案管理的風險。

2.3 增強檔案管理人員的素質水平

檔案管理人員是檔案管理者的直接參與人員，其能力素質決定了檔案管理工作開展的質量。企業在招聘檔案管理人員時應盡可能地選用那些專業的檔案管理人員，他們應具備高度的責任心，認真對待檔案管理的工作，在“互聯網+”的時代背景下，檔案管理人員要注意提高計算機操作的能力，并掌握檔案管理方面的專業知識，通過持續不斷的學習，有效提升自身的操作素質和專業修養，增強檔案信息化建設的效率。檔案管理部門要加強檔案管理人員的培訓和教育，使檔案管理人員能夠更好地融入現代化的網絡系統管理中。

3 結語

檔案管理的現代化需要相關部門要加大資金的投入，加強檔案管理軟硬件技術的研發，增進檔案管理系統數據的共享和應用。相關部門也要注意更新檔案管理的軟硬件系統，使檔案管理工作可以與時俱進，更好地滿足時代發展的需求。