加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

楊 娟

（貴州健康職業學院，貴州 銅仁 554300）

干部人事檔案記錄了干部學習、工作、選拔任用和績廉德勤等各個方面的情況，就像是干部成長軌跡的自畫像，是組織考察和了解干部的主要依據。在以往的檔案管理工作中，存在著重保管輕管理的問題，極少數人會在利益的驅使下涂改、抽換檔案，為干部檔案管理留下了一定的隱患，嚴重打擊組織人事管理紀律的嚴肅性。在新時期，如何加強干部人事檔案管理工作成為人們關注的重點。

1 干部人事檔案管理工作現狀

1）管理人員的綜合素質差。對任何單位來講，干部人事檔案都屬于一項機密的信息，負責管理干部人事檔案的工作人員應擁有良好的職業素養和專業素養，但是在實際的工作中，由于對干部人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，檔案管理工作人員的編制系統性不足，檔案管理的崗位流動性較大，甚至有的單位會選擇兼職人員負責人事檔案的管理，在平時的工作中很容易在歸檔、管理和整理方面出現混亂或失誤，降低干部人事檔案管理的效率。

2）干部人事管理的信息化落后。如今，還有一部分單位檔案管理的設施比較落后達不到現代化的標準，依然沿用過去那種封閉式管理或者是手工管理的模式，配套的硬件設施不足，把干部人事檔案和其他的文件混雜在一起，翻閱檔案時只借助手工查詢，容易發生歸檔不及時的情況，甚至存在材料丟失的風險。也有些單位注意到檔案管理工作的信息化建設，但是信息化的程度不是特別高，只能滿足一些比較基礎的工作需求，導致檔案信息不夠完善和準確，出現延遲更新的情況，降低干部人事檔案管理的效率[1]。

2 加強干部人事檔案管理工作的意義

目前，干部人事檔案管理工作還存在著一些不足，主要體現在對干部檔案管理不夠重視、干部檔案管理人員綜合素質有待提高、干部檔案管理方式不科學等方面，干部人事檔案的管理規范性不足。通過加強干部人事檔案管理能夠進一步優化檔案管理的效果，有益于單位的未來發展。

干部人事檔案記錄著干部的成長，與單位的發展和人力資源管理之間存在著緊密的聯系，能夠為人才培養服務，為此應當加強對干部人事檔案的管理，多采取信息化的手段開展干部人事檔案的管理工作，充分發揮出干部人事檔案管理的價值。

3 加強干部人事檔案管理工作的策略

1）革新人事檔案管理觀念。在當前時代背景下，干部人事檔案的管理工作也應當隨之創新。需要加強對干部人事管理工作的重視，在管理工作中貫徹‘凡提必審、凡進必審’的原則，在選拔的整個過程中貫穿干部檔案的審核，對于檔案有問題、沒有查清的人員不予聘用。同時管理人員應當樹立起信息化管理的意識，在平時的檔案管理工作中不斷推動干部人事檔案管理工作向著現代化、智能化和數字化的方向發展。使用科學的眼光看待干部人事檔案的信息化管理，意識到信息化管理對干部人事檔案管理質量和效率的影響。此外，還需要培養管理工作者的創新意識，引導管理工作者采取新模式和新技術優化檔案管理現狀，提升干部人事檔案管理的效率。

2）提高干部人事檔案管理的信息化程度。在信息時代下，需要進一步創新并改進干部人事檔案管理的工作，不斷提高干部人事檔案管理的便捷性、連續性和系統性。為此，可以引入先進的管理模式和管理技術，對干部的人事檔案信息展開動態化的維護和管理，把格式比較接近的檔案信息，只作為規范的電子文本，適當為使用者提供對應的權限，保證人事檔案服務的質量。打造數字化檔案管理和紙質化檔案管理的雙重管理模式，以數字化檔案管理為主，盡最大的可能避免紙質檔案的涂改與磨損，降低抽換或造假的風險。考慮到干部人事檔案的信息化管理可能會伴有一些管理風險，為此需要針對性地打造安全維護的系統，避免信息的泄露，保證干部人事檔案信息的安全[2]。

3）創新干部人事檔案管理的工作模式。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作人員應當順應時代發展的趨勢，創新干部人事檔案管理的工作形式，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎，保障服務的質量。在以往的干部人事檔案管理中，由于管理的模式比較松散，很有可能無法滿足使用的需求，所以工作人員需要重視人事檔案的整合，采取統一管理的方式，同時還需要形成備份意識，根據各個單位的具體需求設計干部人事檔案管理的模塊，簡化管理的程序，同時提升管理的系統性和規范性，按照對應的技術指標實現軟件系統和硬件系統的升級，建立健全干部人事檔案管理的模式與方法[3]。

4）多方面入手加強干部檔案管理隊伍的建設。在工作人員的配備方面，需要認真貫徹《干部檔案工作條例》中的要求，每千卷檔案配備一名專職干部，保證干部檔案有專人負責，確保干部檔案管理的效果。在人員的管理方面，應當制定準入的制度，選用專業素質水平高、具有良好政治素養的干部充實進檔案管理的一線，同時加強對干部人事管理工作人員的培訓，注重對管理人員的跟蹤培養，優先提拔和選用業績表現突出、作風優良的干部，提高檔案管理工作者的價值感以及榮譽感，營造良好的干部檔案管理工作氛圍。

5）加大對檔案造價的懲處力度。各地區和各部門需要把干部檔案的專項審查當作契機，理清當地干部檔案存在的問題，分批、分類地處理好檔案中存在的問題，若發現干部人事檔案有嚴重問題的，應采取相應的處分辦法，若涉嫌違法應立即反應給上級司法機關。與此同時，還應當擴大對檔案造假人員的曝光力度，以此來發揮警鐘長鳴的效果，打造‘不敢造假、不能造假、不想造假’的氛圍[4]。

6）豐富檔案材料的內容。在干部人事制度改革的背景下，干部人事檔案管理的內容也應當做出調整與改革。首先需要把一類鑒定和四類考核當作材料收集的重點，重點收集干部績、能、勤、德等各個方面量化的材料。其次，需要按照干部類型與層次的不同，確定材料收集的重點。最后，關注新形勢下產生的新情況，與干部管理的部門相配合，制定相應的管理計劃，同時進一步強化干部檔案材料的規范與形成工作[5]。

4 結束語

綜上所述，目前干部人事檔案管理工作還存在著一些問題，比如對干部人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理人員的綜合素質差以及干部人事管理的信息化程度不足等問題，加強干部人事檔案管理可以進一步優化檔案管理的效果，發揮出檔案管理的價值。可以充分參考上述策略，優化和改進干部人事檔案管理工作，豐富檔案的內容，實現干部人事檔案的信息化管理。