企業檔案制度建設存在的問題及其對策概述

符榮恒

（?？谑协偵絽^生態環境監察局，海南 ?？?571100）

結合企業檔案制度建設實際，采取良好的建設對策對提升檔案管理部門服務水平具有很積極的作用。結合企業檔案制度建設的特點，加強建設工作開展，不但能夠提升檔案管理工作的質量，也能切實保障檔案管理工作的效率。因此，推動建設工作良好開展，是企業檔案制度完善的重要選擇，也是企業檔案管理部門未來發展的重要方向。基于此，有效分析檔案制度建設存在的問題，為企業檔案制度建設提供有力支持。

1 企業檔案制度建設存在的問題

1）檔案制度建設不全面。企業檔案制度建設的最終目標是能夠覆蓋企業現階段發展的廣度和深度，對企業具有一個全面且準確的信息記錄，促使企業的每一步發展歷程都有蹤跡可尋。但是現階段很多企業檔案制度都存在這樣一個問題，檔案制度難以做到涉及企業的方方面面。甚至于很多企業并不重視檔案管理部門，導致檔案制度落后于時代發展。同時在建設工作也會偏重于收集、整理、借閱等環節，而鑒定、編研等環節則缺乏相對健全的制度條款作為有效的支撐。進而在實際開展管理工作時，經常會出現各種各樣的問題，導致企業整體工作開展效率很低。

2）檔案制度落實不到位。企業檔案制度是為檔案管理工作服務的，只有促使檔案制度良好落實到管理工作中，才能切實彰顯制度的有效性。但是問題就在于很多企業的檔案制度只是“徒有其表”，沒有充分落實到企業實際工作當中。例如在檔案移交環節中，很多部門憑借沒有時間、簡化工作流程等理由，沒有將檔案資料遞交到檔案管理部門，進而很多資料沒有及時歸檔，造成檔案管理工作混亂。再比如，很多企業即便針對逾期借閱具有相應的處罰規定，但是實際情況是檔案管理人員不想破壞同事關系，很多時候選擇視而不見，導致逾期借閱的問題廣泛存在。正是由于檔案制度不健全、執行起來不到位，導致檔案管理人員缺乏對健全檔案制度的積極性，也促使檔案制度的存在價值越來越低，最后形成惡性循環。

3）現代化制度建設不良。從當前現代化社會發展趨勢可以得知，互聯網發展和科技創新會逐漸落實到社會的方方面面，而企業檔案管理部門想要切實符合這一社會發展趨勢，迫切需要互聯網的加入。就當前很多企業檔案管理工作來看，制度建設和實際管理工作之間存在“代溝”。這是因為現階段企業充分認識到信息化技術所具有的優勢，通過加強檔案管理部門信息化建設，促使其工作效率和質量得到切實的提升。而問題就在于完善信息化基礎建設時，沒有對制度進行相應的更新，導致企業檔案制度仍停留在上一社會階段，難以與當前檔案管理工作相配合。檔案管理人員自身也缺乏積極的制度建設意識，在處理工作過程中更多會依靠于以往經驗，這也導致檔案管理工作漏洞百出。除此之外，難以實現企業檔案制度現代化建設的關鍵原因是，企業現有檔案管理人員的計算機操作水平只停留在表面，只會運用計算機處理一些很簡單的工作，導致信息化技術難以落實到檔案管理更深的層面，進而難以推動企業檔案制度建設的現代化進程，企業檔案管理部門為企業實現現代化發展所能提供的力量也十分有限。

2 企業檔案制度建設對策

1）建立健全制度體系。相對健全的企業檔案制度體系是良好開展檔案管理工作的關鍵，健全的制度體系主要包括國家相關法律法規、主管部門規章制度、企業業務管理規范。其中業務管理規范經過不斷的驗證改善，能夠逐漸形成相對全面有效的企業管理標準。與此同時，在健全企業檔案制度過程中，應該考慮到整個企業，不要將目光局限在檔案部門內部。尤其是對企業業務層面的情況要具有充分的了解，企業檔案工作延伸要與業務拓展保持一致。首先，檔案部門要經常性的對企業經營范圍做充分的了解，與當下階段檔案制度內容進行比對檢查，確保符合業務記錄要求，為企業之后查找資料提供夯實基礎。企業檔案制度建設工作是沒有終點的，是要根據企業的發展進行持續性的完善和優化的。開展檔案管理工作時，發現新的記錄材料時要對其來源、分類等進行深入的調查分析。如果檔案管理工作過程中出現問題，在解決問題時也要了解其問題出現的原因，進而避免之后出現相同的問題。

2）有效落實檔案制度。企業檔案制度建設的目的就是為了良好落實，推動企業檔案管理部門工作良好開展。檔案制度建設是服務于檔案管理工作的，需要切實保障其實用性，這樣在實際落實的過程中，才能充分發揮檔案制度的價值，也能促使管理工作良好推進。在企業檔案制度建設過程中，應該充分考慮到制度的可操作性。首先，制度的表現方式應該做到簡潔、直觀，讓管理人員和執行人員都能夠十分清晰地明確制度建設的目的、制度落實的方式，進而促使管理工作得以順利進行。有一些比較復雜的管理程序，可以采用流程圖的方式進行補充說明，有利于執行者理解。其次，切記避免一些不符合實際的制度內容，導致執行效率和質量達不到標準。在開展檔案管理工作時，經常會出現一種現象是，工作人員依照自身經驗開展工作，雖然制度上沒有詳細的說明，但是能夠保障工作效率和質量。針對這種情況，工作人員應該有意識地將有效的管理方法和管理經驗形成具體的制度內容，促使其能夠為其他工作人員開展工作提供科學依據。

3）推動制度現代化建設。針對當前企業檔案管理工作現狀，結合現階段時代發展趨勢，企業應該有意識地推動檔案管理建設工作現代化發展。我國當前互聯網和科技的發展步伐如此之快，也為企業檔案制度建設提供了極大的靈感。從企業實際需求出發，要注重優化管理工作、應急處理工作等。首先，企業要加強檔案部門的信息化建設，將紙質檔案轉變為電子檔案、科學建設檔案館舍、明確檔案管理的責任制度、經常性的檢查處理檔案資料等，促使企業檔案管理工作能夠為企業良好發展貢獻更大的力量。其次，為了促使企業檔案制度建設能夠逐步走向現代化，企業應該重視現代化人才的培養。從人才錄入階段開始，要適當地提升錄入標準，選擇能夠熟練操作計算機的人才，進而能夠有效提升檔案管理制度建設的現代化程度。同時，對于企業現有檔案管理人員，應該對其專業能力提升提出一定的要求，鼓勵其學習相關的計算機技術，從而為企業檔案制度建設工作提供有力支持。

3 結語

通過對企業檔案制度建設的了解，在建設過程中，采取有效的建設對策，對檔案部門開展有效的管理工作具有很積極的作用。結合當前企業檔案制度建設實際，開展良好的建設工作，對企業實現長遠發展具有直接影響。因此，應立足于企業檔案制度建設實際，對建設工作存在的問題進行深入的分析，進而采取有針對性的建設策略，為完善企業檔案制度奠定良好的基礎，滿足企業現代化發展需求，解決現階段檔案管理工作開展不良的問題。