疾控中心文書檔案的規范化管理措施研究

梁紅運

（鄆城縣疾病預防控制中心，山東 菏澤 274700）

社會整體發展使得人們對自身健康重視程度逐漸提升，在新時代對醫療行業有著新的需求。面對新的社會發展形勢，疾控中心需要作出相對的改革調整，文書檔案是疾控中心記錄內部研究的重要資料，可以為醫療相關研究提供客觀的參考依據，因此規范疾控中心內部文書檔案管理勢在必行。

1 在疾控中心文書檔案管理過程中運用OA系統的優勢

在疾控中心內部文化檔案管理時使用OA系統能夠加快辦公速度，將人力辦公轉變為自動化辦公，是一種新時代辦公軟件的成功轉型。傳統的文書檔案管理多半使用紙質記錄的方式，這種方式花費大量的時間和人力資源，且紙質資料具有存儲困難的特性，很容易受到外部條件的影響發生損壞。傳統的疾控中心檔案管理設立專門的文書儲藏室，文書隨著時間的累積逐漸變多，給管理人員的查閱帶來嚴重的阻礙。OA辦公系統能夠打破傳統文書存儲管理來自時間空間的局限，可以將文書資料儲存至互聯網，一定程度上節省文書占據的存儲空間，為疾控中心減少管理成本。使用OA系統代替傳統的辦公系統能夠使文件的管理查找變得更為簡單，管理人員只需要在電腦系統中輸入目標文件的關鍵詞，文件就會馬上顯示出來，提升管理人員的工作效率，加快醫療事業發展的步伐。

2 現階段疾控中心文書檔案的管理狀況

1）從業人員專業性較弱。雖然醫療事業發展推動疾控中心管理進步，但在現階段疾控中心的內部文書管理仍舊存在一些問題待優化，只有重視這些問題，才能使醫療事業發展更為迅速。從疾控中心內部文書檔案管理發展角度看，從業人員專業性較弱，大多數情況為臨時的工作人員，其中很多人員都沒有配備專業的管理資格證書。這種情況使得文件管理人員水平參差不齊，很難保證文件得到優良的管理，在文件查閱和歸還時不能做好移交工作，在日常生活中內部管理不夠規范，使得醫療文件存儲混亂，不能及時找出需求文件，在查找文件過程中浪費大量的時間，為醫療工作的開展帶來嚴重的阻礙。

2）配備設施相對落后。新時代，人們對醫療事業重視程度提升，使得醫療建筑設施大量建造，同過去的醫療設施相比新型醫療事業辦公條件得以改善，但在文書檔案管理方面人們對其重視力度不強，很多文書檔案工作仍舊使用傳統的方式開展辦公，在一定程度上對醫療事業整體發展帶來阻礙[1]。另外，傳統文書檔案多使用紙質記錄，這種方式不利于重要資料的儲存，重要的醫療資料很容易在存儲過程中由于受潮等外在因素的影響發生損壞，這些文件的損壞是不可逆的，很多重要文件并沒有事先備份，一旦保存過程中出現損壞，重要的醫學資料會發生永久性的丟書，嚴重影響醫療工作的順利開展。

3）缺乏完善的制度。現階段，很多疾控中心已經制定相關的內部管理制度，由于管理人員對文書檔案管理重視力度不強，使得文書檔案管理方面幾乎沒有配備相關的管理制度，文書檔案管理人員在日常管理中沒有相關的制度可以參考，很容易造成內部管理的混亂，長此以往導致大量珍貴的文件發生丟失損壞，不利于相關醫療研究事業發展。

4）檔案收集不齊全。從疾控中心內部文書檔案存儲范圍角度看，管理人員日常工作主要是配合其他人員的文件查閱和歸檔，文書檔案管理不規范很容易使得機構內部人員查看文件后歸檔不及時，導致文書檔案資料存儲不齊全[2]。另外，由于很多疾控中心內部文書管理沒有明確的規范，內部人員在進行檔案借取時不能詳細的登記，同管理人員沒有事先溝通，使得檔案管理人員對部分檔案的去向不了解，最終導致重要文件丟失。

3 疾控中心文書檔案的規范化管理方法研究

1）加強培訓，提升從業人員專業性。現階段，面對醫療事業改革優化局面，疾控中心需要順應時代發展必然趨勢，加強對內部文書檔案管理的重視，提升內部文書檔案整體的管理水平，可以從加強內部員工的培訓入手，增加從業人員專業性，實現文書檔案規范性管理。疾控中心高層管理人員需要定期對內部從業人員展開更加專業系統的訓練，增加從業人員在檔案管理方面的知識，使得從業人員對自身的文書管理工作職責產生新認識，提升從業人員的責任心。從業人員在經過一段時間專業教育后，會對文書管理方面的工作更加熟悉，明確檔案管理相關的法律法規，檔案管理逐漸信息化。疾控中心高層管理人員可以向從業人員提供再教育的機會，建立績效考核制度，鼓勵更多從業人員主動學習，同新時代接軌逐漸熟練OA自動化等辦公軟件，提升自身管理專業性。

2）配備齊全的設施。疾控中心如果想要將內部文書管理向專業性和規范性轉變，需要健全內部文書管理基礎設施，增加檔案管理方面的資金投入，使得文書管理部門能夠使用更加先進的辦公設備，擴大文書存儲庫房改善條件配置，在其中設置科學控制系統對內部管理實時監控，完善消防設施降低出現火災的概率加強防竊能力。另外，疾控中心高層管理人員需要及時轉變自身的發展理念，在文書檔案儲存室中設置空調平衡室內溫度，設置可以移動的儲物架，完善辦公室的互聯網配置，購買掃描儀器等辦公設備。高層管理人員可以在機構發展基礎上，使用先進的科學電子檔案進行數據存儲，將重要的數據信息存儲至網絡，提升資料的安全保密性，擴大資料的整體存儲量，在一定程度上減少查閱資料花費的時間，加快工作速度減少人力資源的浪費。從業人員可以將重要的檔案數據同OA自動化辦公設備相融合，使用新型電腦技術在互聯網中開展日常工作，減少工作出現失誤的概率，最大程度完成文件的管理工作。

3）完善內部管理制度。完善文書檔案內部管理制度，能夠幫助疾控中心日常工作順利進行。在完善整個文書檔案內部管理制度工作中，應當同相關法律法規結合，使整個制度嚴格按照法律規定執行。疾控中心需要從自身發展真實狀況出發，建立符合自身發展需要的管理制度，使得檔案日常管理更加規范，避免檔案由于隨意管理出現重要文件丟失等狀況。

4）提高檔案管理的水平。同過去的醫學資料相比，現代醫學資料總量相對較大，為現代疾控中心檔案管理帶來一定的壓力。從檔案管理任務角度說，傳統的醫療檔案建設管理相對簡單，現代醫療檔案管理具備一定的復雜性，日常管理工作也在逐漸發生著較大的變化。現代的醫學檔案管理通常是將過去教訓和經驗做出統一的總結和整理，對從業人員整體素質同水平有著更高的要求，從業人員在熟練掌握相關的醫學檔案管理知識的同時，需要擁有較高的計算機操作技術。只有疾控中心擁有較高能力的人才隊伍，才能應對新時代文件管理方面的改革和挑戰。

4 結論

總而言之，面對新時代醫療事業的種種機遇和挑戰，疾控中心高層管理人員需要加強對檔案管理的重視力度，可以通過加強培訓、配備齊全的設施、完善內部管理制度、提高檔案管理整體水平等方式使內部檔案管理更加規范，繼而為我國醫療事業整體發展貢獻力量。