淺談中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案服務(wù)功能與發(fā)展前景

陳思宇

（重慶市渝東衛(wèi)生學(xué)校，重慶 408300）

在中等職業(yè)學(xué)校的教學(xué)管理工作中學(xué)籍檔案管理是重要的一個部分，當(dāng)前人們對于教育事業(yè)的發(fā)展非常關(guān)注，這也為中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展提供了一個良好的契機(jī)。隨著辦學(xué)規(guī)模和招生人數(shù)的增加，學(xué)校的學(xué)籍信息更加復(fù)雜繁多，傳統(tǒng)的管理方式相對落后，并不能充分發(fā)揮學(xué)籍檔案優(yōu)質(zhì)的服務(wù)功能，因此需要根據(jù)時代的發(fā)展來做出相應(yīng)的改變，促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校更好地發(fā)展。

1 中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容和服務(wù)功能

從學(xué)生踏入中等職業(yè)學(xué)校大門的那一刻起，學(xué)生的相關(guān)情況就被記錄到了學(xué)校的學(xué)習(xí)檔案當(dāng)中，不僅僅包括他們在學(xué)習(xí)當(dāng)中的各種表現(xiàn)，同時也包含生活當(dāng)中的一些情況。包括學(xué)生在本專業(yè)學(xué)習(xí)過程當(dāng)中學(xué)業(yè)的完成情況，道德品質(zhì)的發(fā)展情況，在校期間所獲得的獎勵以及受到的懲罰等，這些都會被詳細(xì)的記錄到學(xué)生的個人學(xué)籍檔案當(dāng)中，并能夠錄入到學(xué)校的發(fā)展資料中作為一定的參考。在校期間不論是學(xué)習(xí)上還是生活上每個學(xué)生都有獨(dú)特的軌跡，通過學(xué)籍檔案，我們可以對學(xué)生在校表現(xiàn)有一個綜合的評價，從這個角度上來說，學(xué)籍檔案的重要作用是提供一個原始憑證。具體的學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容比較繁瑣復(fù)雜，總體上可以大致分為7個方面，學(xué)生入學(xué)時的相關(guān)材料，學(xué)生在每個學(xué)期中所取得的成績，在校期間所發(fā)生的一些學(xué)習(xí)變動情況，學(xué)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)或者肄業(yè)的相關(guān)材料，根據(jù)在校表現(xiàn)所記錄的獎勵和懲罰材料，學(xué)習(xí)期間的社會實踐情況，對學(xué)生思想道德表現(xiàn)進(jìn)行記錄的相關(guān)情況。

對于學(xué)生來說就業(yè)是至關(guān)重要的，學(xué)習(xí)檔案能夠?qū)W(xué)生在校的表現(xiàn)情況，完整的記錄下來，能夠為招聘單位提供參考依據(jù)。此外部分學(xué)生會有繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的想法，這就需要學(xué)校提供必要的學(xué)歷證明，發(fā)揮隨機(jī)檔案的服務(wù)功能。從學(xué)校方面來說，學(xué)習(xí)檔案能夠為學(xué)校的發(fā)展提供有力的參考依據(jù)，促使學(xué)校能夠正視自身所存在的問題并依據(jù)學(xué)習(xí)檔案中學(xué)生的相關(guān)情況進(jìn)行改進(jìn)。最后通過學(xué)籍檔案，國家對該地區(qū)的教育發(fā)展也有一個良好的掌握，不論是從教育思想，還是教育方式和內(nèi)容上，都能夠從學(xué)習(xí)檔案中找到其中存在的優(yōu)勢和劣勢。

2 提高學(xué)籍檔案服務(wù)功能的舉措及其發(fā)展前景

2.1 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)

要想充分發(fā)揮中等職業(yè)學(xué)校，學(xué)籍檔案的服務(wù)功能就需要管理人員有足夠的管理意識，能夠充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案對于學(xué)生就業(yè)，學(xué)校和社會教育發(fā)展的重要性。對于管理人員應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)，讓他們明確學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)，能夠按照政策法規(guī)來進(jìn)行檔案的收集、整理和保管。此外管理人員的個人素養(yǎng)也會影響學(xué)習(xí)檔案的管理工作，因此在培訓(xùn)過程中也要提高其綜合素養(yǎng)，并加強(qiáng)專業(yè)管理知識的學(xué)習(xí)，在工作中不斷積累經(jīng)驗，使得學(xué)習(xí)檔案管理工作的效率更高，充分發(fā)揮其服務(wù)功能。

學(xué)習(xí)檔案具有一定的隱私性和嚴(yán)謹(jǐn)性，并不能根據(jù)個人意愿隨意更改，但是有些人為了達(dá)到一定的目的，可能會要求學(xué)籍檔案管理人員修改一些對自身不利的材料，例如將不合格的成績進(jìn)行修改，或者為了提高就業(yè)概率，要求學(xué)籍檔案管理人員給自己出具一些假的證明等等，這種做法都是不合法律規(guī)定的，同時也不能保證檔案的真實性以及權(quán)威性。這時候就要求管理人員能夠嚴(yán)格按照法律程序來進(jìn)行檔案管理，不能因為私情或者一些利益誘惑而做出不合法的事情。

2.2 加強(qiáng)檔案的二級管理

在科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的環(huán)境下，教育得到了更多人群的廣泛關(guān)注，并且也隨著社會的發(fā)展而進(jìn)行 逐步的改革，多元化發(fā)展是未來教育的一個大趨勢，對于中等職業(yè)學(xué)校來說，學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該形成更加完善的制度和系統(tǒng)。當(dāng)前中等職業(yè)教育越來越普及化，并且辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大也使得學(xué)生的人數(shù)增加了很多，為了響應(yīng)國家對于教育的改革設(shè)置了多樣化的課程，這就使得學(xué)籍檔案管理更加復(fù)雜化，由單一部門進(jìn)行管理難以提高工作效率。所以我們可以通過建立二級學(xué)籍管理體制將其由下屬學(xué)院進(jìn)行直接管理，以便更好地保證學(xué)習(xí)管理的質(zhì)量，能夠為不同的人群提供更好的檔案服務(wù)

2.3 信息技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理依靠人工進(jìn)行操作存在很大弊端，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理帶來了很大便利，尤其是有針對性的進(jìn)行檔案查找時，面對錯綜復(fù)雜的學(xué)習(xí)檔案，我們可以通過計算機(jī)管理平臺輸入需要查找的姓名、班級等相關(guān)資料，就能準(zhǔn)確的找到需要的學(xué)籍檔案。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)習(xí)檔案管理以及功能服務(wù)的一個發(fā)展趨勢，不但能夠方便有關(guān)人員進(jìn)行信息查找，同時也能提高隨機(jī)檔案的利用率。通過信息技術(shù)的利用，可以實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的電子化管理，不論是從檔案的管理方式上，還是檔案的存儲量上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于傳統(tǒng)的管理方式。學(xué)習(xí)大量的存儲，在之前傳統(tǒng)管理模式下也是一個很大的問題，因為學(xué)習(xí)檔案的信息量非常大這樣就會占據(jù)很大的空間。但是將中職學(xué)校檔案信息進(jìn)行電子化管理，可以不受時間和空間的限制，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理方式的不足。

3 結(jié)束語

綜上所述，中職學(xué)校的檔案管理能夠為學(xué)生的就業(yè)和學(xué)校的發(fā)展提供良好的參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的保存和管理是一個基礎(chǔ)性的工作，其真正的意義在于學(xué)籍檔案的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們能夠方便的對學(xué)籍檔案進(jìn)行查找和利用，有效提高了學(xué)籍檔案的服務(wù)功能。