新時期檔案管理工作規范化的新途徑探究

黃 杰

（萊陽市醫療保障服務中心，山東 萊陽 265200）

1 從根本找原因，發現工作的缺陷

由于當前大多數單位對于檔案管理工作經驗比較欠缺，或是在工作中沿用了傳統的檔案管理模式，沒有跟著時代的發展轉變檔案管理工作的理念，不夠重視檔案管理工作的重要性。這樣的工作結果導致有些單位對管理沒有進行工作計劃，沒有設立相應的管理部署，以及場所和相應的設施，更沒有專門安排管理人員進行管理，對檔案沒有進行安全保障。更多單位更是沒有重視檔案管理工作，這種現象不利于開展檔案管理工作，同時也對學校其他的工作產生一定的影響。在發展迅猛的信息時代，給管理工作帶來各種各樣的管理手段，很多工作都可以利用電子文件模式進行開展。同時因為信息技術的便捷，讓人們傳輸文檔的速度更快、距離更遠，并且因為電子設備讓人們更方便攜帶，雖然很多電子文檔最終要轉換成紙質文檔進行儲存，使得可以高效運行的電子文檔成為二元制管理模式，從本質上說增加了檔案管理的成本，降低了檔案管理的效率。如今各大單位依舊采用紙質文檔管理模式，只是在適當的時候采取電子文檔管理方式，不能將信息時代的作用發揮至最大，因此，各個單位應根據時代的發展作出工作調整，以便跟上新時期的發展步伐。

2 規范管理工作，發揮其主要作用

單位的科研信息、學生信息以及教學信息都由高職檔案進行管理，是的第一手資源。但檔案管理模式仍舊采用傳統的紙質方式進行保存，這樣的保存管理模式不僅需要大量的人力，還需要大量的空間進行存放，在尋找時還需要花費大量的時間，長時間存放對于檔案的完好性和安全性都不能加以保障，容易導致丟失部分檔案資料。在新時代背景下，實現規范管理檔案工作就是運用數字化和信息化的模式對檔案進行保管，這也是我國目前比較重要的資料管理方式，同時也能保障的教學效果以及檔案管理工作的質量。由此得出，在新的形勢下，嚴格規定檔案管理工作，并將工作內容落實，可以保障檔案資料管理的嚴密性，并且還能提升學校的其他工作效率，在一定程度上還能促進學校工作的開展。

現階段，我國的主要教育目的是給社會提供更多實用性的技術人才，以便促進我國的發展。隨著社會的要求，技術性人才日漸缺乏，的發展也受到了國家的重視，并不斷扶持的財政能力，使得有充足的資金用來建設校園規模。在這樣的前提下，對檔案管理工作也提出了更高的要求。為了的長久發展，持續為社會發展提供“能量”，跟緊新時代腳步，更好地適應社會發展需求，要求規范檔案管理工作模式。

3 改變管理理念，加大科學式管理

為了的穩定發展，管理工作人員要不斷地建立新型的單位檔案管理工作模式。中的領導要對檔案管理工作模式引起高度重視，并要求其他教學領導以及教師轉變傳統的管理工作理念，要加強檔案管理意識，并將檔案管理工作歸入到學校的重要工作內容中。具體說明，在的五年發展規劃和年度計劃中，要將檔案管理工作內容列入其中，并要求檔案管理人員對管理工作的細節進行具體說明，對相關的責任人員以及領導實施考核，保障檔案管理的場所，設施以及經費等。同時，檔案管理以專業人員管理為主，但為了順利開展管理工作，應加強教師與學生的檔案管理意識。首先，單位在對專業的管理人員進行培訓時，也要通過管理人員的能力提高管理工作的質量與效率。其次，在日常生活中，單位應加大檔案管理工作的宣傳力度，讓全校師生重視檔案管理工作，積極配合管理人員的工作制度，從而促進單位的管理發展。只有在全校師生都意識到檔案管理的重要性時，才能全面支持單位的管理工作，并在教學過程中幫助檔案管理人員進行教材記錄，利用文字方式保留其豐富的教學經驗，并主動與管理人員配合，對單位的檔案資源進行豐富，共同促進的管理工作。

之所以的檔案管理工作發展較慢，是因為除掉專業工作者之外的學者對檔案管理工作內容沒有進行深入的了解，在他們的思想觀念里，認為檔案管理工作就是接收材料，并將重要的資料進行保管，為今后的使用提供保障。因此，的所有工作人員都要轉變檔案管理工作的觀念，要根據時代的發展，將檔案工作進行科學化以及規范化管理，并準確掌握檔案周期，再加以科學性的安排管理，挖掘出單位檔案中的內涵，將檔案文化的建立模式進行傳承，以技術手段較強的信息時代為前提，主動探究電子檔案和紙質文件的雙層管理模式，將原有的紙質檔案進行有效的歸攏，并實施安全保管，以便今后利用電子檔案進行搜索和使用，利用電子檔案的便捷提高檔案管理工作效率。

4 重視管理設施，提升人員的素質

在大多數的領導眼里，只需要按部就班當前檔案工作的現有設施，不用對檔案室的基礎設施進行完善，更不用重視檔案管理的工作。即使學校領導十分重視科研成果以及學術研究的結果，但同時也需要加強重視檔案管理的工作，并積極提供管理方面的幫助。只有再獲得學校領導的重視之后，才能對檔案室的管理進行擴建，并將先進的信息技術引入到檔案管理之中。檔案資料在有了信息技術地輔助后，加強檔案資料的安全性，又能提升管理工作效率，并且逐漸規范了檔案管理工作模式。

要針對自身的實際發展情況對檔案管理工作配置有一定政治基礎，且業務熟練的檔案管理專職人員。對于檔案管理的負責人員來說，單位學生的檔案信息資料非常重要，檔案管理人員在其中的角色也十分關鍵，由于管理人員數量比較有限，不能身兼多職，因此，針對檔案管理制度可以提出一下策略。如：首先，對管理人員進行定期培訓，幫助他們了解政治管理的方針，并落實黨的管理政策，以及對檔案的有關工作進行訓練，熟知本校的管理模式，培養出專業的管理人才。在進行日常工作時，在面對借讀檔案資料的人員，管理人員必須要求其遵守相應的借讀原則，在借讀之前對該人員實行用戶登記，之后再進行檔案查找，對于比較重要的檔案來說，管理人員應對借讀者的身份進行權限查閱，再得到確認后，再將檔案資料借給用戶，并要求及時歸還，以便保障檔案的完整性。其次，又要采用講座或編寫資料等方式幫助校區各個領導以及工作者了解檔案管理的重要性，讓專業的管理人員為其講解，將管理工作人員的價值全權體現出來。此外各大單位也要積極配合管理人員的工作內容，鼓勵他們對檔案管理知識進行儲備，取得更高的學位，不斷學習新的檔案管理知識，同時加以實踐和運用，以便他們樹立終身學習的理念，不斷強化自身的專業技術和管理水平，將信息技術融入檔案管理模式中，成為更加優秀的管理人員。

5 結束語

檔案管理工作屬于的基礎工作，對單位的整體管理具備一定的促進作用，應該得到單位領導的重視。但就目前對于檔案管理工作的規范性而言，必須加強文書處理的工作制度，以及檔案管理制度的完善，同時提升檔案管理人員的責任心以及工作素養，才能真正體現檔案管理工作的規范性，同時還能加強單位學生的檔案管理意識。并針對檔案管理模式采取有效措施，將信息技術與管理模式進行有機結合，優化檔案管理的程序，最終讓檔案管理工作質量與效率得到有效提升。