事業(yè)單位檔案文件歸檔整理方法探析

李艷玲

（太原市水利工程質(zhì)量與安全中心（太原市晉祠供水管理中心），山西 太原 030025）

一直以來(lái)，事業(yè)單位在我國(guó)現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中都發(fā)揮著重要作用，并且隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來(lái)越頻繁，事業(yè)單位每年所保管的檔案基數(shù)也在逐年上漲，也由此導(dǎo)致事業(yè)單位在開(kāi)展檔案文件管理工作時(shí)面對(duì)的壓力與日俱增，一部分重要文件常常需要耗費(fèi)大量人力物力才能夠在檔案庫(kù)中提取出來(lái)，對(duì)事業(yè)單位日常工作的正常開(kāi)展造成了嚴(yán)重影響。為此，如何提高檔案文件的管理工作效率，現(xiàn)已成為事業(yè)單位面臨的主要問(wèn)題。

1 文件裝訂

第一，檔案管理人員在開(kāi)展文件檔案整理工作時(shí)，首先需要對(duì)文件屬性進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)上級(jí)部門(mén)指示或是自主分辨文件類(lèi)別，判斷其是否需要?dú)w檔；第二，對(duì)歸檔文件需要精心維護(hù)后再進(jìn)行裝訂，以此來(lái)避免文件在保管過(guò)程中受到損害。具體流程主要是將文件進(jìn)行復(fù)印備份，避免其由于時(shí)間過(guò)久出現(xiàn)字跡褪色不清的現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)文件破損的位置進(jìn)行修復(fù)，并將篇幅過(guò)大的檔案材料進(jìn)行整齊的折疊，以此確保其能夠得到妥善安置，并挑揀出文件中夾帶的金屬物品，避免發(fā)生銹蝕損壞文件；第三，文件檔案在裝訂過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，并以保存文件的完整性為基本原則，選擇不宜對(duì)文件造成損傷的裝訂方式，從而確保文件得以長(zhǎng)久保存[1]。

2 文件分類(lèi)

在完成了文件裝訂工作之后，還需要按照文件不同屬性與類(lèi)別對(duì)其進(jìn)行整理區(qū)分，從而放置在不同類(lèi)別中進(jìn)行管理，以便于工作人員日后查找整理。具體操作時(shí)，首先需要根據(jù)文件管理類(lèi)目將歸檔文件放置在不同層次當(dāng)中，其次將其信息錄入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，使工作人員在搜索文件時(shí)可以根據(jù)計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)信息到與之對(duì)應(yīng)的排列架上進(jìn)行查找，以此提高檔案文件的搜索效率。具體分類(lèi)操作如下：第一，檔案管理人員在審閱文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)基于事業(yè)單位的服務(wù)方向以及組織框架進(jìn)行分析，從而可以更加準(zhǔn)確的判斷文件價(jià)值并制定合理的分類(lèi)項(xiàng)目。現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位常見(jiàn)的文件分類(lèi)依據(jù)主要包括事務(wù)類(lèi)別分類(lèi)法、收錄年度分類(lèi)法、機(jī)關(guān)單位分類(lèi)法以及保管年限分類(lèi)法，檔案管理人員需要結(jié)合單位特點(diǎn)，選擇合理的分類(lèi)方案，從而提高文件管理工作的實(shí)效性；第二，管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉事業(yè)單位的文件分類(lèi)方法，一方面提高文件分類(lèi)的工作效率以及準(zhǔn)確性，另一方面在其他部門(mén)需要調(diào)閱實(shí)體文檔時(shí)，能夠做到盡快查找，有利于提高事業(yè)單位的整體工作效率；第三，事業(yè)單位管理人員在進(jìn)行文件檔案的收錄工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范個(gè)人的工作行為，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息與實(shí)體文檔放置位置保持一致，同時(shí)保證文件分類(lèi)的準(zhǔn)確性[2]。

3 確定文件保管年限

標(biāo)定歸檔文件的管理期限，是檔案管理部門(mén)日后進(jìn)行維護(hù)工作的重要保障。第一，檔案管理人員需要參照收錄年限表，為不同屬性的文件檔案制定管理期限，從而便于重要文件的重點(diǎn)保存與管理；第二，文件檔案的收錄年限通常分為定期收錄與永久收錄，通常來(lái)說(shuō)定期收錄的文件分為十年保管期限與三十年保管期限兩種，這類(lèi)文件通常是對(duì)事業(yè)單位在特地期限內(nèi)的工作開(kāi)展有參考作用，主要是體現(xiàn)事業(yè)單位在一段時(shí)間內(nèi)的工作結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，不具備永久參考價(jià)值，因此在達(dá)到管理年限之后通常會(huì)酌情清理或選擇繼續(xù)保管；而永久保存的文件檔案則對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著持續(xù)參考價(jià)值，并記錄了一些事業(yè)單位內(nèi)部的重大改革變遷以及發(fā)展歷程，可以作為日后歷史研究的依據(jù)，因此這一類(lèi)文件通常選擇永久保存，并需要妥善維護(hù)其完整性[3]。

4 文件排列

通常情況下，文件排列方式會(huì)按照收錄年限以及文件類(lèi)型來(lái)區(qū)分，文件排列的有效性直接影響了日后管理人員對(duì)文件的調(diào)取工作，因此是事業(yè)單位文件檔案管理部門(mén)的重點(diǎn)工作內(nèi)容。檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，會(huì)將同一系列的文件按照年限進(jìn)行排列，以此來(lái)體現(xiàn)出排列規(guī)律。同時(shí)，根據(jù)文件記錄的不同工作內(nèi)容，將其歸檔到不同部門(mén)的類(lèi)目之下，使工作人員進(jìn)行調(diào)取時(shí)能夠縮小查找范圍。此外，檔案管理人員在收錄文件時(shí)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件具體的事物關(guān)系與發(fā)生時(shí)間來(lái)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，以便于收錄到數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中。

5 信息化文件編號(hào)收錄

信息技術(shù)手段為人們處理各類(lèi)工作 事物提供了良好的輔助作用，為此，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，在提高管理效率的同時(shí)，也確保各類(lèi)重要文件的安全性得到提高。在管理過(guò)程中，工作人員首先需要對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，在管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的特殊標(biāo)識(shí)，以此來(lái)分類(lèi)不同的文件類(lèi)目，并將標(biāo)識(shí)在對(duì)應(yīng)的文件檔案上進(jìn)行標(biāo)注，從而使管理人員在歸檔收錄過(guò)程中能夠?qū)ξ募M(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分。同時(shí)為了便于對(duì)文件區(qū)分管理，工作人員在設(shè)計(jì)編號(hào)過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的不同的種類(lèi)、保管年限以及不同部門(mén)制定不同的大寫(xiě)字母標(biāo)記，以此來(lái)體現(xiàn)出文件檔案分類(lèi)的規(guī)律。在注明了完整的收錄編號(hào)之后，管理人員需要準(zhǔn)確將其在管理系統(tǒng)中進(jìn)行備份并錄入相關(guān)的存放信息，同時(shí)根據(jù)信息將其準(zhǔn)確放置在相應(yīng)的排列架，同時(shí)定期清理并維護(hù)檔案室的衛(wèi)生，避免紙質(zhì)文檔遭受到蟲(chóng)蛀現(xiàn)象而受到損傷[4]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在進(jìn)行文件檔案的歸檔管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)遵循保證文件完整性的原則進(jìn)行整理，同時(shí)按照一定規(guī)律對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)與排列，最后還應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)的特點(diǎn)，將文件進(jìn)行編號(hào)收錄并備份，以此來(lái)來(lái)進(jìn)一步保障文件檔案的安全性，同時(shí)便于工作人員日后查閱尋找文件，從而整體提高事業(yè)單位文件檔案管理工作的有效性。