文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及策略

郭曉杰

（核工業(yè)二八0研究所，四川 廣漢 618300）

對于文書檔案管理工作來說，一方面要保證工作的準確性和及時性，另一方面也要使得檔案信息在過程中能夠被監(jiān)控和管理。當文書檔案信息管理內(nèi)容上傳到線上系統(tǒng)，相關管理人員就可以根據(jù)線上系統(tǒng)的查閱，實時的掌握當前該類型檔案信息的儲存情況，無論在任何時間任何地點，只要有網(wǎng)絡接入就可以完成這樣的查閱過程，并且查閱過程中不會對檔案的歸攏情況造成影響，也不會影響到其他部門和人員，在同一時間進行信息內(nèi)容調(diào)閱的需求，完美的解決了過去由于紙質(zhì)這個介質(zhì)的特殊性所造成的查閱和檢查的限制。

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

每一個單位部門在日常管理和運行過程中都會產(chǎn)生大量的信息檔案，需要由專門的部門和人員對其進行整理和分類，基本上只要有組織機構的地方，都會存在文書檔案管理的需求和工作場景。隨著社會的發(fā)展，文書檔案信息儲存的對象類型也更加的豐富，由原本的文字轉變?yōu)橐纛l，視頻，影像，電子檔案，消費記錄等多種復雜多元的信息體。單純的紙質(zhì)介質(zhì)已經(jīng)無法滿足對此類豐富媒體類型進行記錄的要求。目前越來越多涉及文書檔案管理工作的機構，都開始考慮將線下檔案庫轉為線上，以信息化手段來進行后續(xù)信息的錄入，確保信息的準確性，查閱和利用的時效性和方便性，同時也為文書檔案信息的管理制定了更加現(xiàn)代化的規(guī)章制度以適配新型管理場景所提出的各類要求。

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

單位文書檔案的管理和規(guī)劃發(fā)展，離不開單位各級領導和檔案管理人員的重視。除了專職檔案管理機構，單位的文書管理多認為并不是其主要業(yè)務工作的構架，認為這些工作沒有技術含量，人員上崗后就能上手，這造成很多單位文書收集隨意，整理不規(guī)范，立卷制作檔案困難的情況。這樣片面的收集文書檔案，不僅會造成文書檔案的缺失，檔案缺乏有效性；嚴重的，也影響著單位的文化建設。各單位對于檔案信息管理工作的重要性缺乏宣傳和重視，所以在很多時候這方面的管理意識淡薄，容易出現(xiàn)信息缺失，遺漏信息更新不及時，不準確的情況，過程中也缺乏對檔案信息管理工作成效的監(jiān)督和管理。相關部門涉及檔案信息文書管理的人員都是兼職，缺乏專業(yè)的檔案信息管理經(jīng)驗和職業(yè)教育的背景，在工作過程中容易出現(xiàn)缺乏專業(yè)素質(zhì)培訓而導致的工作效率低，工作錯誤率高的情況。相關部門領導也缺乏對相關工作的重視，在進行資源配置和組織架構調(diào)整時，沒有針對文書檔案管理工作的實際進行相關配套，影響到了他們在日常工作時的效率。

1.2 文書檔案管理還需提高科學性

文書檔案管理想要達成成效就必須要強化日常管理時的現(xiàn)代化管理水平和手段。缺乏先進手段和專業(yè)人員數(shù)量不足，會影響到檔案信息管理工作的覆蓋面和工作質(zhì)量。首先是專業(yè)人員數(shù)量不足，會影響到關鍵位置信息錄入的準確性和科學性，在設定檔案信息、錄取標準等方面時，會出現(xiàn)遺漏，并且由于缺乏更加先進、高效率的信息獲取手段，在進行檔案信息基礎信息收集時容易出現(xiàn)要素缺失、系統(tǒng)性差、歸類混亂等各類負面影響。另一方面，信息技術手段或水平的落后，經(jīng)常導致出現(xiàn)信息錄入緩慢，信息錄入錯項，信息錄入缺少等情況。先進的信息化管理手段，體現(xiàn)在它具有高效的信息收集效率，同時又能夠從容應對大體量的信息規(guī)模，并且能夠在整個信息錄入和收集整理的過程中，防止出現(xiàn)信息收集的錯誤，進而避免人工操作失誤。

2 文書檔案管理工作的實踐策略

2.1 打通跨部門之間的信息壁壘

信息化管理平臺需要從不同領域，不同節(jié)點，不同層面，不同部門，不同區(qū)域進行信息采集，過去那種職能化部門的分布具有較強的職權界限，不利于進行統(tǒng)一管理和信息共享，因此應結合信息化共享平臺的特點打造跨平臺合作領域系統(tǒng)的建設。假設在推進信息化集成項目運轉的過程中，如果該部門仍然是沿用職能型組織機構，就會由于架構問題造成很多本可以避免的問題而造成部門之間交流遲緩，信息阻塞。各個部門之間由于標準規(guī)格不同，也會導致信息無法統(tǒng)一。信息化平臺的運轉和管理屬于一種技術密集型工作，系統(tǒng)本身的運行和管理需要有硬件設施基礎，軟件配套，網(wǎng)絡集成和具體的應用系統(tǒng)作為操作指令。采用智能化的主持架構，將項目分配給不同的職能部門，各部門之間利用自己的工作經(jīng)驗和優(yōu)勢，對專屬的任務進行解決，并不是難事，但是單一部門是無法對整個項目的運行進行維持的，部門之間會存在共用資源浪費、工作量分配不均、信息溝通不暢的問題。這是組織機構天然就存在的缺點，只要仍然是處于這種組織架構，那么就無法避免同類型的問題不斷出現(xiàn)。所以應該從全局出發(fā)，打破部門壁壘，找到一套適合信息化系統(tǒng)運轉的新型管理模式和架構組織。例如，利用單位內(nèi)網(wǎng)，將泛普、飛鴿、MAPGIS、OFFICE等軟件集成，形成跨平臺合作領域，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和信息共享。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)人才，建設高效率的專業(yè)團隊

文書檔案人員要盡可能采用專職人員，并且要求人員具有一定的工作經(jīng)驗，或者受過專門的檔案及信息技術教育背景，如此能夠快速入手檔案的管理內(nèi)容，并且能夠對文書檔案在日常管理中可能面臨的問題困難，結合單位發(fā)展實際狀況來進行提前的方案設置。在進行專業(yè)技能培訓時，側重于對每一個人員進行單方面專業(yè)化的提升，讓每一個人能夠專長于自己擅長或負責的內(nèi)容，組建一個高效運作的團隊，由團隊來應對復雜的檔案管理和信息化管理，實現(xiàn)檔案管理的“專家化”、系統(tǒng)化、體系化。

2.3 各級人員的責任落實和標準化建設

提高檔案管理工作的政治認識和站位，明確職責，落實“一崗多責”，將檔案工作融入業(yè)務工作，消除業(yè)檔分離界面，結合業(yè)務工作的特點開展好檔案工作與業(yè)務工作同設計、同部署、同開展、同檢查、同獎懲，加強各項工作的落實，從上至下，逐級養(yǎng)成良好的工作習慣。另外，要創(chuàng)建和實施檔案管理標準化，從職責落實、制度建設、歸口管理、信息系統(tǒng)與載體設備、保障與監(jiān)督等方面實現(xiàn)體系化和標準化，實現(xiàn)閉環(huán)管理和可持續(xù)發(fā)展。

3 結束語

在執(zhí)行文書檔案管理工作時，工作重點是確保所有的檔案、信息能夠以正確的分類方式進行保存、管理、借閱，避免出現(xiàn)信息的錯誤和混亂。跨部門的聯(lián)合作戰(zhàn)，高效專一的管理團隊以及信息化集成手段將更加標準的規(guī)范檔案管理，實現(xiàn)更加高效的內(nèi)容儲存、調(diào)閱分類和標的提取，構建一套完整的、系統(tǒng)的檔案管理和信息錄入體系。